Приложение 2 Инструкция по индексированию документов

Под индексированием документов понимается описание их содержания средствами информационно-поискового языка (ИПЯ). Цель индексирования - обеспечение высокой эффективности поиска необходимых документов и данных в показателях "полнота" и "точность".

Индексирования всех входных документов (новые поступления, ретроспектива, роспись статей) является обязательным для всех подразделений ЦБС. При этом в качестве ИПЯ используются "ключевые слова" (КС), вносимые в поле c аналогичным названием формата USMARC (поле 653а), а также поле "персоналии" (поле 998а). Ниже приводится порядок выполнения работ по индексированию документов и правила подбора или написания "ключевых слов". Для стандартизации индексирования документов в системе публичных библиотек г. Москвы используется “Словарь ключевых слов для публичных библиотек г. Москвы”, созданный членами Ассоциация пользователей АИБС “МАРК”.

При отсутствии необходимого термина в словаре, его вносят, пользуясь ниже приведенными правилами и отмечая его знаком  после последней буквы. Ключевые слова, отмеченные этим знаком, передаются в электронном виде для обсуждения и пополнения внешнего словаря в отдел автоматизации и каталогизации.

Анализ содержания документов

Начальным этапом индексирования является анализ содержания обрабатываемого документа.

Предметом анализа являются все важные для потенциальных пользователей аспекты содержания книги, статьи или других видов документов. Их изучают в следующей последовательности: титульный лист, втолрой и последний лист издания, оглавление или содержание, а при необходимости внимательно просматривается все издание. Список ключевых слов должен в первую очередь наиболее полно отражать те части содержания документа, которые представляют наибольший читательский спрос. Список КС может быть не упорядочен и не зависит от их роли и характера отношений между ними в содержании каждого конкретного документа.

Правила образования ключевых слов

0. При образовании ключевых слов главными требованиями являются:

• минимальное употребление словосочетаний, (ВНИМАНИЕ! Категорически запрещается разрывать словосочетания с потерей смыслового значения данной лексической единицы!).

• использование существительных в единственном числе, за исключением слов используемых только во множественном числе или случаев оговоренных ниже.

0. Нации, народности, а также объединения наций и народностей записываются во множественном числе (часть из них уже введена в Словарь). Пример: кельты, скифы, татары и т.д.

1. Национально-освободительные движения записываются как Национально-освободительное движение и название нации, народности или организации. Пример: национально-освободительное движение, сипаи.

2. Группы и объединения людей по какому-либо признаку (религиозному, политическому, географическому, принадлежности к направлению искусства и т.д.) записываются во множественном числе. Пример: азиаты, христиане, шестидесятники, передвижники. Исключения составляют исторически сложившиеся названия. Пример: духовенство, пролетариат, купечество, аристократия.

3. Географические названия используются в том же виде как и в географических справочниках или картах.

4. Биологические виды, классы, отряды и т.д. пишутся во множественном числе. Название определенного животного или растения записывается в единственном числе. Пример: кошачьи, лев.

5. Имена собственные, присвоенные неодушевленным предметам, событиям и т.п., а также объединениям и партиям, пишутся в кавычках. Пример: “Багратион”, “Адмирал Нахимов”, “Комсомолец”, “Арзамас”, “Яблоко”.

6. Официально принятые и устоявшиеся понятия, как то светские и религиозные праздники, термины народного календаря и лечебника записываются полными словосочетаниями без кавычек. Пример: День Победы, День Благодарения, Татьянин день. При наличии нескольких вариантов названий предпочтение отдается более краткому. Пример: Рождество Христово записываем Рождество.

7. Названия технических средств записываются с конкретизацией названия или номера модели. При этом отдельным ключевым словом описывается тип изделия. Пример: автомобиль, ВАЗ 2106; холодильник, ЗИЛ 204; самолет, Boeing 408

8. Названия иностранных фирм и торговые марки записываются на языке оригинала либо по русски, если в издании фигурирует только русская транскрипция. Пример: IBM, Panasonic, Коника.

9. Названия государственных организаций записываются полностью и/или в общепринятом сокращении. Пример: Министерство по чрезвычайным ситуациям, МЧС; МВД.

10. Названия войн записываются как устойчивое словосочетание названия войны и отдельно - слова война. Пример: Великая Отечественная война, война; Первая мировая война, война . В случае неустоявшегося названия войны записываются слово война, название государства и годы. Пример: Афганская война - война, Афганистан, 1980-1992.

11. Законы, правила, явления, теории, формулы и т.д., названные по именам авторов, открывателей и др. записываются с инверсией. Пример: Ньютона бином, Пифагора теорема, Доплера эффект.

12. Понятия, относящиеся к территориальному и политическому делению записываются как понятие и географическое название. Пример: английские колонии - колония, Великобритания. Исключения составляют названия государств, биологических видов и пород животных с георафическими определениями. Пример: Австрийская империя - Австрийская империя; гималайский медведь записывается как медведь, гималайский; английский бульдог - бульдог, английский.

13. Понятия связанные с культурой и народным творчеством нации и народности записываются как существительное и прилагательное. Пример: Английские сказки - сказка, английский

14. Названия языков записываются как два ключевых слова, первое из которых слово язык, второе - прилагательное или существительное. Пример: язык, английский; язык, хинди.

15. Ключевыми словами могут быть ГОСТированные и общепринятые сокращения и аббревиатуры, при этом они записываются без точек между буквами. Пример: СССР, ЛДПР, ООО, АОЗТ, ГОСТ, ТУ и т.д.

16. При наличии альтернативы для уточнения понятия при помощи существительных и прилагательных, если прилагательное относительное или притяжательное, предпочтительнее выбрать существительное, например: стекляное изделие - изделие, стекло; кузнечное ремесло - кузнец, ремесло, но токарный станок - станок, токарный.

17. Народные промыслы описываются нормативной лексикой как устоявшиеся словосочетания. Пример: Хохломская роспись; Каслинское литье, Федоскинская миниатюра, Дымковкая игрушка и т.д.

18. Идиоматические выражения, также как другие нерасторжимые словосочетания, использутся как лексические единицы.

19. Одиночные прилагательные и причастия записываются в единственном числе в именительном падеже, в мужском роде, в неразрывных словосочетаниях они согласуются с существительными.

20. Глаголы записываются в виде отглагольного существительного или инфинитива, например: преобразуют - преобразование, преобразовать, при этом предпочтение отдается существительному.

21. Наречия заменяются на соответствующие прилагателные, например: автоматически - автоматический.

22. Деепричастия преобразуются в соответствующие существительные, например: поставляя - поставка.

23. Для описания дат и временных интервалов следует пользоваться следующими правилами:

1. При описании века используют арабские цифры и “В” без точки Пример: 19В, 20В - без пробелов. Устоявшиеся названия веков записываются как одна лексическая единица, например: Серебрянный век, бронзовый век.

2. Если документ отражает события интервала веков, то все века входящие в этот интервал перечисляются по правилу, описанному выше.

3. Годы записываются арабскими цифрами и буквой “Г” для одного года или “ГГ” для интервала лет. Пример: 1954Г, 1941-1945ГГ .

4. Десятилетия записываются: арабскими цифрами, дефис,“е”, интервал и “ГГ”. Пример: 20-е ГГ. Интервал в несколько десятилетий записывается следующим образом: 20-50-е ГГ.

В поле Персоналия вносится перечень лиц, которым посвящен обрабатываемый документ (Фамилия, Имя, Отчество или инициалы), за исключением тех случаев, когда лицо лишь упоминается вскользь. Если в книгу определенного автора включена статья об авторе или биографическая справка о нем, то автор записывается в данное поле.

Зам. директора ЦБС Линдеман Е.В.

Зав. отделом каталогизации Острая С.А.

1) Примечание: Это вторая редакция документа [1], подготовленная на основании предложения зав. отделом Комитета по культуре Москвы Л.В.Михайловой.

2) Примечание: В разных официальных документах по отношению к указанным библиотекам используются термины «массовые» и «публичные». В дальнейшем тексте мы будем придерживаться второго синонима.

3) При условии положительного решения вопросов финансирования реализации Проекта.

4) Работа ВГБИЛ при реализации данного Проекта финансовыми средствами ИОО не поддерживается.

5) При условии продолжения финансирования Проекта на последующих этапах.

6) Примечание: Данный показатель не учитывает повторяемость наименований книг и журналов за счёт их дублирования в разных библиотеках.

7) Примечание: Не предусмотренные в таблице службы:

В ЦБС «Кунцево» - Отдел библиотечного маркетинга – 3 чел., Отдел международной книги – 2 чел.,

Отдел международного и регионального сотрудничества –1 чел., Дамский мир – 1 чел.,

Видеоабонемент –1 чел.;

В ЦБС N3 ЮАО – Видеоабонимент – 1 чел.;

8) Примечание: Данный показатель в таблице показывается только для одной ЦБС общего

для нескольких участников Проекта административного округа, для других указывается «0».

Указанная мера вызвана условиями автоматического суммирования результатов.

9) Принятые обозначения:

• Да – Есть в наличии в полном объёме;

• НЕТ – Отсутствует и требуется поставка в полном объёме;

• Д/У – Есть в наличии, но требует доукомплектования или обновления.

10) См. – Рекомендательный законодательный акт Межпарламентской Ассамб­леи СНГ «О единой политике в области обязательных экземпляров документов» (1995 г.)

11) Примечание: Внутрисистемный формат КСПБМ разрабатывается на этапе технического проектирования сети с учётом особенностей внутренних форматов библиотек - её участниц.

12) Материал предоставлен ЦБС «Люблино».

7) На первом этапе деятельности КСПБМ она не поддерживается и не используется.

8) Разрабатывается на этапах технического и рабочего проектирования КСПБМ.

9) Формируется на последующих этапах развития КСПБМ.

1⁰) Номенклатура, структура и порядок ведения и актуализации БД (файлов, массивов) авторитетных записей определяется на этапах технического и рабочего проектирования КСПБМ.

13) Примечание: На начальном этапе развития КСПБМ библиотеки, не имеющие представительного ЭК и поэтому вынужденные поддерживать карточный каталог, производят распечатку каталожных карточек и их установку в традиционный каталог.

14) Примечание: Количественные показатели определяются для каждого участника проекта с учётом характера выполняемых им задач и штатной структуры подразделений.

15) В настоящее время средства, обеспечивающие функции ФЛК, готовых продукта ПО АБИС реализуются лишь частично. Разработка ТЗ на создание дополнительных средств и их реализация будут произведена на последующих этапах создания и развития КСПБМ.

1⁵) Примечание: Выполняется в случае необходимости и в соответствии с разрабаты­ваемой технологической инструкцией.

16) Примечания:

1. Выполняется в Базовом центре-провайдере службой Администратора КСПБМ;

2. Состав баз данных нормоконтроля определяется на следующих этапах проектирования, создания и развития КСПБМ.

17) Примечание: Данная статья находится в печати - материал её был любезно предос­тавлен А.И.Плем­неком разработчикам данного Проекта до публикации.

18) Данное приложение является разделом Инструкции по проведению экспериментальных работ в рамках проекта Российского центра корпоративной каталогизации, согласованная с Руководителем разработки формата RUSMARC зам. директора РНБ Цветковой И.Б. [19]. На этапе технического проектирования КСПБМ она должна быть уточнена.

19) Данный перечень действует только на период проведения экспериментальных работ, в дальнейшем он может быть расширен.

18