Преимущества электронного документооборота

Прозрачность бизнес-процессов. У руководства компании всегда будет полный контроль над созданием, получением и исполнением документов; есть возможность постоянно следить за бизнес-процессами и линейным руководителям.

Повышение исполнительской функции. Ещё одно важное преимущество — повышение доли заданий от руководства, которые были выполнены в срок и с заданной точностью. Как показывает практика, на традиционном производстве без автоматизации отчётности, слабая исполнительность является одной из основных недостатков. Банально даже из-за необходимости составлять большое количество отчётов, инструкций, договоров в бумажном виде, что затягивает процесс. В системе электронного документооборота руководитель может контролировать все рабочие процессы практически в режиме онлай.

Экономия времени на обработку документов. Электронный документооборот — современный способ подготовки, отправки и обработки документов. Если традиционное заключение договора между компаниями, которые находятся в разных регионах, может занять как минимум несколько дней, а чаще всего — недель; то с электронным документооборотом задача сводится до нескольких минут. Стоит ли говорить, что с такой скоростью работы с документами, компания может в разы увеличить обороты и прибыль. В конечном итоге, это помогает оптимизировать все бизнес-процессы в компании.

Повышение уровня конфиденциальности. Каждый сотрудник компании может получить лишь тот уровень доступа к документам, который ему положен по должности. Так некоторые смогут лишь просто просматривать документы, другие — редактировать и создавать, третьи — полные права на работу со всем списком документации. Все действия пользователей протоколируются в компьютерной системе, поэтому, в случае «неприятностей», можно будет узнать, кто именно совершил то или иное действие. Подчас вопрос конфиденциальности является проблемой выживания организации в условиях экономического кризиса или сильной конкуренции — потеря одного документа или передача его конкуренту может вести за собой миллионные убытки. Банально бумажные документы можно скопировать или просто выкрасить. Работа с системами электронного документооборота исключает такую возможность даже теоретически.

Внедрение новых процессов в компанию. Переход на более современное ПО и процессы с ЭДО происходят значительно быстрее, нежели информирование каждого сотрудника по-отдельности и ознакомление его с бумажными документами.

Повышение корпоративной культуры. Все структуры организации работают в едином информационном пространстве, вовлекая в корпоративные процессы.

Быстрая адаптация к изменениям на рынке международных стандартов. При возникновении новых стандартов, программа электронного документооборота в автоматическом режиме обновит все шаблоны и сообщит вам об этом. Таким образом вы сэкономите снова много времени, повышая свою конкурентоспособность на рынке.

Недостатки электронного документооборота

Работа сотрудников в системе. Сотрудникам всегда сложно переходить на принципиально новые технологии и способы вести свою работу. В данном случае также есть риск проблем при переходе от ручного труда к электронному документообороту. Вполне вероятно, что руководитель примет решение об увольнении сотрудников, которые отказываются обучаться работе с ПО, а также сократит часть штата для экономии.

Важность грамотного заполнения информации в документах. Как и в работе с бумажными носителями, тут важен и человеческий фактор — от качественной работы квалифицированного персонала зависит бесперебойное функционирование системы. Конечно, в системе есть встроенная проверка заполняемых данных, которая предупредит вас о возможной ошибке, но полностью избежать ошибок, конечно же, невозможно.

Географический фактор. Из-за отсутствия единого информационного пространства могут появится проблемы обмена документами с некоторыми контрагентами за границей. Поэтому некоторые компании вынуждены вести параллельный традиционный «бумажный» обмен документами. Также невозможно будет вести документооборот с компаниями, в которых работают сотрудники, не знакомые с компьютерами и Интернетом — такие ещё существуют в отдалённых регионах Российской Федерации.

Необходимость использовать электронную подпись для придания юридической силы документам.Юридическая сила электронного документа подтверждается электронной подписью, которой существует три вида согласно закону 63-ФЗ. Большая часть государственных органов считают равнозначными электронный документ, и он же на бумаге.

Невозможность использовать электронный документооборот в кадровой сфере. Так как заключение договора с рядовыми сотрудниками требует личную подпись человека, необходимо его оформление в бумажном виде, так как, скорее всего, у него нет электронной подписи (хотя есть возможность получения электронной подписи в том числе для физического лица). Помимо этого, на бумаге будут заполняться трудовые книжки.