ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 4. ПРОСМОТР И РЕДАКТИРОВАНИЕ КАЛЕНДАРНОГО ПЛАНА И СВЕДЕНИЙ О НЕМ В MS PROJECT 2010.

Цели работы:

• освоить процедуры изменения масштаба отображения проекта на экране, настройки шкалы времени, просмотра статистических сведений о проекте;

• рассмотреть процедуру определения критического пути, изученную на лекционном занятии, с помощью программы управления проектами Microsoft Project;

• освоить методы управления представлениями и полями для просмотра нужных сведений;

• освоить процедуры отображения нужных сведений с помощью фильтра, сортировки и группировки данных.

Введение

После ввода основных сведений проекта их следует проверить. Соблюдаются ли крайние сроки? Какие ресурсы используются прямо сейчас? Сколько будет потрачено бюджетных средств?

Сначала необходимо просмотреть картину в целом: обратить внимание на начальную и конечную даты проекта и критический путь. Затем следует проверить все детали. Для этого можно отобразить задачи и ресурсы в нужных представлениях.

Если произвести разносторонний анализ проекта, можно точно определить его «узкие места» и предпринять необходимые меры для их устранения, прежде чем возникнут серьезные проблемы.

В ходе данной практической работы студент освоит способы изучения общих сведений о календарном плане, а также о методах управления представлениями и полями для просмотра нужных сведений.

4.1. Отображение всего проекта на экране

Просмотреть начальную и конечную даты проекта, а также его основные фазы можно с помощью изменения масштаба диаграммы Ганта.

1. В главном меню на вкладке Вид выберите команду Диаграмма Ганта.

2. В меню Вид выберите команду Масштаб .

3. В появившемся диалоговом окне «Масштаб» вы можете выбрать нужный масштаб для представления проекта на сетевом графике (см. рис. 4.1.).

Рис 4.1. Выбор масштаба представления

Для того чтобы изменить временную шкалу, щелкните правой кнопкой мыши на временной шкале графика (серое поле (рис.4.2.)) и выберите из появившегося контекстного меню пункт «Шкала времени». Перед Вами появится диалоговое окно «Шкала времени» (см. рис. 4.3.).

Здесь вы можете настроить вид временной шкалы по своему вкусу. Например, можно выбрать только один уровень отображения временной шкалы, установить декаду как единицу деления шкалы. В области «Образец» вы увидите, как будет выглядеть шкала, если вы внесете в нее изменения.

Рис 4.2. Изменение временной шкалы

Рис 4.3. Шкала времени

4. Чтобы весь проект был виден на экране на вкладке Вид щелкните по команде Весь проект . Таким образом у Вас обновится представление вашего проекта на Диаграмме Ганта.

Индикатор периодов времени, выводящийся сверху в правой части окна, называется шкалой времени (см. рис. 4.3.). По умолчанию на шкале времени отображаются два уровня (средний и нижний), однако можно настроить шкалу времени на отображение одного или трех уровней (верхнего, среднего и нижнего). На каждом уровне можно отображать время в минутах, часах, днях, неделях, декадах, месяцах, кварталах, полугодиях и годах. Например, на среднем уровне можно использовать месяцы, а на нижнем – недели.

Для настройки шкалы времени нужно щелкнуть на ней дважды левой клавишей мыши. В открывшемся окне настройка каждого из уровней осуществляется на отдельной вкладке.

Чтобы просмотреть отрезки Диаграммы Ганта на большей или меньшей шкале времени, нажмите на панели инструментов на вкладке Вид по команде Масштаб , после чего в выпадающим списке появятся кнопки _{Увеличить или Уменьшить .}

4.2. Просмотр статистических сведений о проекте

В Microsoft Project существует возможность просмотреть важные сведения о проекте, например, длительность, трудовые и денежные затраты, а также проверить, удовлетворяет ли проект ожиданиям по текущему плану.

1. В главном меню на вкладке Файл выберите команду Сведения о проекте.

2. В открывшемся окне нажмите кнопку Статистика проекта.

3. Просмотрите и оцените статистические сведения о проекте, затем нажмите кнопку Закрыть.

4.3. Определение критического пути

Рассмотрим несколько понятий:

• временной резерв – это величина допустимого запаздывания задачи, которое не влияет на даты окончания других задач или всего проекта.

• свободный временной резерв представляет допустимое запаздывание задачи, которое не приводит к задержке другой задачи. Свободный временной резерв – это интервал времени, на который задача может быть отложена без задержки последующих задач).

• общий временной резерв представляет допустимое запаздывание задачи, не вызывающее задержку даты окончания проекта. Общий временной резерв – интервал времени, на который задача может быть отложена без задержки даты окончания проекта.

Если общий временной резерв отрицательный, длительность задачи так велика, что ее последователь не в состоянии начаться к дате, определенной ограничением.

Большинство задач в обычном проекте имеют некоторый временной резерв и поэтому могут быть немного задержаны без нарушения конечной даты проекта. Те задачи, которые не могут быть задержаны без нарушения конечной даты проекта, являются критическими задачами. Последовательность критических задач составляет критический путь проекта. Если задачи изменяются для сокращения календарного плана, понижения затрат, устранения превышения доступности или в целях разрешения других затруднений, следует помнить о критических задачах. Внесение изменений в критические задачи влияет на конечную дату проекта.

Microsoft Project определяет критический путь, как совокупность задач, влияющих на длительность проекта. Все задачи, лежащие на критическом пути, не имеют резерва по времени и любое изменение в датах, начала, окончания, а также длительности отобразится на длительность всего проекта.

Задержка начала выполнения критических работ приводит к задержке выполнения всего проекта, если только не будет принято никаких дополнительных мер (к таким мерам обычно относятся назначение дополнительных ресурсов, изменение календарей работы ресурсов в сторону увеличения продолжительности рабочего дня в отдельные периоды времени и т.д.).

Microsoft Project определяет не критический путь, как совокупность 100% выполненных задач, и задача имеющих резервы по времени.

Вы, как менеджер проекта, должны в первую очередь уделять внимание критическому пути.

Если вы управляете рисковым проектом, вы можете изменить характеристики критического пути. Например, считать критическими те задачи, резерв времени которых равен, например двум дням. Для этого нужно перейти в меню «Файл – Параметры – Дополнительно – Считать критическими задачи, имеющие резерв не более…» (см. рис. 4.4.).

Рис 4.4. Изменение свойств критического пути

1. В главном меню перейдите на вкладку Формат и выберите команду Критические задачи _.

2. В главном меню перейдите на вкладку Формат и выберите команду Временной резерв _.

3. Обратите внимание на то, что теперь на Диаграмме Ганта критические задачи и соединяющие их стрелки выделены красным цветом.

8. В календарном плане отберем для отображения только критические задачи. Для этого на вкладке Вид выберите команду Фильтр , а затем в выпадающим списке – команду Критические задачи.

9. Чтобы снова отобразить все задачи, в команде Фильтр , выберите команду - Все задачи.