Сортировка

Иногда необходимо рассортировать данные в таблице. Excel удобен, когда нужно следить за несколькими объектами сразу, когда они расположены по одному в строке, и каждый представлен в отдельной колонке. Например, представим, что у вас крупный проект по игре, и в одном Excel-файле перечислены все враги в игре: в одной колонке — имя, в другой – хитпойнты, в третьей – урон и так далее. Допустим, вам нужна сортировка по имени, чтобы в списке всегда было удобно найти нужного врага, или сортировка по хитпойнтам, чтобы увидеть самые крупные и самые мелкие величины, ну и тому подобное. Это довольно-таки легко сделать. Сначала выберите все ячейки, которые вам нужно рассортировать. Затем выберите меню «Данные» и пункт «Отсортировать». Затем укажите, по какой колонке это все сортировать, и как именно: по восходящей или по нисходящей. Если у вас в колонке две одинаковых записи, можете добавить вторую колонку в качестве разделителя, и третью – как второй разделитель, если хотите (иначе программа просто сохранит уже существующий порядок при такой сортировке). Также есть такой вариант: просто игнорировать строку заголовка, так что, если у вас в самом верху заголовок с описанием колонки, и вы не хотите, чтобы Excel и его отсортировал… ну, можете его просто не выделять при сортировке, но иногда проще всего лишь выбрать всю таблицу и кликнуть кнопку «игнорировать заголовок». Если вы случайно про это забыли и вся таблица испортилась – не паникуйте, просто нажмите «отменить».

Иногда возникает необходимость вставить несколько колонок или строк где-то между уже существующих. Хорошая новость: Excel обновляет все абсолютные и относительные ссылки именно так, как вам нужно, так что вам не нужно беспокоиться о необходимости замены величины или формулы или чего-то еще просто потому, что вы вставили строку. Чтобы вставить необходимую информацию, кликните правой кнопкой мыши заголовок колонки или строку, и выберите в меню пункт «вставить колонку» или «вставить ряд». Также можно воспользоваться меню «Вставить».

Если вам нужно удалить строку или колонку, алгоритм действий остается прежним: кликните ПКМ заголовок колонки или строку и выберите пункт «удалить». Вам может показаться, что достаточно просто нажать на клавишу «Удалить» на клавиатуре, но результат будет не таким: данные из ячеек просто удалятся, но вверх или влево ничего не сместится.

Использование ваших данных

Иногда у вас есть формула, которую нужно скопировать и вставить во множество ячеек одновременно. Например, в моей контрольной книге в каждом ряду есть формулы для подсчета моего текущего баланса, после добавления или после вычитания текущей операции из предыдущей, и подобные вычисления мне нужны в каждой строке. Все что я мог бы сделать – это написать формулу один раз… но если бы мне пришлось вручную копировать и вставлять эту формулу в каждую отдельную ячейку, я бы заплакал. К счастью, из этой ситуации есть простой выход —  автоматическое заполнение ячеек. Просто выберите одну ячейку, данные которой вам нужно размножить, а также набор других ячеек под ней или справа от нее, в которые эти данные нужно вставить, затем нажмите комбинацию из клавиш Ctrl+D, чтобы разнести значение из верхней ячейки по всем остальным внизу (Заполнить вниз (Fill Down)), или Ctrl+R для того, чтобы разнести значение по всем ячейкам справа. Если вам нужно одновременно заполнить ячейки внизу и справа, просто выберите нужную ячейку и с помощью прямоугольного блока выделите ячейки справа и внизу, затем нажмите Ctrl+D и Ctrl+R в любой последовательности. Так же, вы можете произвести заполнение ячеек сверху или слева, но для этого нет клавиш быстрого доступа; вам придется выбрать их из меню «Редактор», который расположен под «Заполнение». При копировании и вставке, авто заполнение учитывает полную и частичную отнесенность к другим ячейкам в ваших формулах.

Есть разновидность команды авто заполнения, которая будет полезна в ситуации, описанной следующем примере. Предположим, вы создаете список игровых объектов, их у вас 200 штук, и вы хотите присвоить каждому объекту уникальный ID номер. Номера будет считаться с 1 и далее по возрастанию до 200. Для этого у вас выделена колонка, а каждый номер стоит в отдельной ячейке. Вводить каждый номер вручную утомительно и легко можно допустить ошибку. В этом случае, вы могли бы воспользоваться такой формулой: к примеру, вставить номер 1 в ячейку А2, далее в ячейке В2 вписать формулу =A2+1 (это рассчитает нам номер 2), затем нажимаем «авто заполнение вниз», и программа рассчитает все номера до 200. Такой метод сработает, только если вы не меняете расположение строк и не сортируете их, т.е. оставляете их в первоначальном виде, иначе все ячейки, связанные между собой, могут перепутаться. В этом случае метод может сработать, а может и не сработать, но путаница возникнет в любом случае. Как бы там ни было, вам ведь не нужны формулы в тех клетках, в которых должны быть номера.

Вы могли бы создать, где-то в рабочей зоне, 200 номеров по формуле, потом скопировать их, затем воспользоваться Paste Special (специальной вставкой, она расположена в меню, под редактором), далее выбрать опцию «Значения» (Values), которая принимает только рассчитанные значения и вставляет их как номера, без копирования формул. И потом просто удалить формулы, которые вам больше не нужны. Это работает, и опции Paste Special / Values — замечательные инструменты для многих операций, но в данном случае это ни к чему.

Есть маленькая хитрость: просто создайте 2-3 ячейки и пронумеруйте их 1, 2, 3. Теперь, выделите эти три ячейки и в нижнем правом углу, вы увидите маленький точку, напоминающую черный квадратик. Кликните по ней и оттяните его на пару сотен строк вниз. Как только вы отпустите кнопку мыши, Excel сделает наиболее вероятное предположение о вашем действии, и в соответствии заполнит ячейки. В таких простых операциях, как подсчет от 1, Exel без проблем угадает, что вы хотите сделать. В более сложных случаях, вы вряд ли достигните желаемого результата таким способом. Но, в качестве развлечения, можно посмотреть на то, как Excel будет пытаться определить, что вы думаете.