16. Заява

Заява — особово-офіційний документ, який належить до документів кадрового особового характеру. Призначений для викладення прохання особи (осіб) або установи щодо здійс­нення своїх прав та захисту своїх інтересів.

Реквізити:

1. Адресат (назва установи або посада прізвище та ініціали керівника в давальному відмінку, на ім'я яких подається назва).

2. Адресант (назва установи або посада, прізвище, ім'я, по батькові в родовому відмінку (за необхідністю адреса, паспортні дані) особи заявника).

3. Назва виду документа.

4. Текст.

5. Підстава (додаток): перелік документів, доданих до заяви на підтвердження її правомірності.

6. Дата.

7. Підпис.

Заява пишеться власноручно на стандартному аркуші па­перу в одному примірнику. Різновидами заяви є заява-зобов'язання (прохання про надання позики), заява про відпустку, заява про притягнення до відповідальності.

17. Звіт

Звіт - це довідково-інформаційний документ, у якому міс­титься докладна й повна інформація про виконання роботи, спеціального доручення за визначений період часу.

Залежно від змісту й характеру звіти поділяються на:

1. Статистичні (цифрові).

2. Текстові.

Статистичні звіти складаються на спеціальних друкованих або набраних за зразком бланках.

Текстові звіти пишуться власноруч або друкуються на стандартному папері за установленим в організації зразком.

Реквізити:

1. Штамп установи.

2. Назва виду документа.

3. Заголовок (вказуються установа, структурний підрозділ, звітний період, мета й предмет складання звіту),

4. Текст:

- вступ (визначається зміст завдань, які доручено виконати за звітний період);

- основна частина (опис та аналіз виконаної роботи);

- висновки (пропозиції, зауваження, напрями подальшої роботи).

5. Підпис керівника підрозділу, установи, підприємства, яка відповідає за звітність, за цей звіт.

6. Дата складання.

7. Печатка.

Великий за обсягом звіт поділяється на частини, кожній з них надається назва у вигляді заголовка відповідно до напрямку.

Звіти можуть бути внутрішніми і зовнішніми. Тобто скла­датись для потреб безпосередньо установи, або для подання до інших установ.

У звітах внутрішніх допускається відсутність печатки й штампу установи, підприємства, організації.

18. Інструкція

Інструкція - організаційний документ, який місить перелік правил, які регулюють і організують хід роботи в організа­ційній, технологічній, науково-технічній, фінансовій і вихов­ній сферах і та інші аспекти життєдіяльності суспільства і громадян окремо. Інструкції складаються органами держав­ного управління, підприємствами (або затверджуються їх керівниками) для встановлення таких правил. До документів цього виду належать рекомендації, правила тощо.

У заголовку інструкції вказано коло питань, предметів та напрямків діяльності, на які поширюється інструкція.

Текст інструкції складається з окремих розділів, які можуть ділитись, у свою чергу, на пункти й підпункти. Частіше інструк­ція починається розділом «Загальні положення», у ньому проголошуються мета, завдання її видання, область впливу цього документу, наводяться загальні відомості. Текст інструк­ції є вказівкою для дій на виконання або користування. В інструкціях часто вживаними словами є «слід», «потрібно», «необхідно», «не допускається», «забороняється», «повинен» та ін. Текст викладення йде від третьої особи або використо­вуються безособові форми дієслів. Наприклад: здійснюється, складається.

Датою дієвості інструкції стає дата її підписання керівником установи.

Інструкція пишеться на бланку.

Реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Гриф затвердження.

3. Заголовок.

4. Текст.

5. Коди.

6. Дата.

7. Індекс.

8. Місце видання.

9. Підписи.

Інакше оформлюються тільки посадові інструкції, тобто інст­рукції до певних посадовців. Вона мають такі складові:

1. Загальну частину.

2. Функції працівників.

3. Обов'язки працівників.

4. Права працівника.

5. Взаємини (посадові зв'язки).

6. Оцінку роботи.

7. Ступінь відповідальності.

Посадова інструкція створюється керівником з метою визна­чення чіткого кола обов'язків підлеглих. Затверджує посадову інструкцію керівник підприємства, установи, підрозділу.