13. Доповідна записка

Доповідна записка - це довідково-інформаційний документ, у якому міститься повідомлення про факти, події, звітується про виконання конкретних службових доручень, зобов'язань.

Доповідна записка складається на ім'я керівника.

Зміст доповідної записки повинен бути точним, чітким, лаконічним, але повним і зрозумілим; текст документа поді­ляється на частини. У кінці вказуються висновки і пропозиції (якщо такі є).

Реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Заголовок.

3. Посада, прізвище та ініціали керівника, для якого вона складена.

4. Текст.

5. Посада, прізвище та ініціали доповідача (цю інформацію можливо вказати після даних про адресата).

6. Дата складання.

7. Підпис.

Слід пам'ятати, що доповідна записка може складатись за формуляром установи, а може мати достатньо вільно скла­дений текст.

Зразок формуляра:

1. Доповідна записка № про підвищення ефективності ...

2. Прізвище.

3. Ім'я.

4. По батькові.

5. Посада.

6. Структурний підрозділ.

7. Час, з якого є працівником установи, підрозділу.

8. Зміст і терміни процесів підвищення ефективності...

9. Наявність письмового переліку заходів.

10. Пропозиції про преміювання.

14. Пояснювальна записка

Пояснювальна записка - довідково-інформаційний документ або вступна частина основного документа, у якому пояснюється подальший зміст документів. Пояснювальна записка також може вміщувати особисту інформацію щодо дій певного службовця.

Доповідна записка представлена двома видами документів:

1. Вступна частина до основного документа (плану, про­грами, звіту, проекту та ін.), у якому дається короткий нарис мети, завдання, термінів виконання, провідні складові усього документа в цілому.

2. Документ особистого характеру, у якому пояснюються певні дії, вчинки, особи, яка складає пояснювальну записку (найчастіше — порушення трудової дисципліни, невиконання доручень і роботи).

Пояснювальна записка пишеться на вимогу адміністрації, у деяких випадках - з ініціативи безпосередньо працівника.

Пояснювальна записка, яка не виходить за межі установи, повинна складатись на бланку (якщо є) або стандартному арку­ші за наявності таких реквізитів:

1. Адресат.

2. Посада, прізвище, ім'я, по батькові (при потребі домашня адреса) адресанта.

3. Назва виду документа.

4. Заголовок.

5. Текст.

6. Дата складання.

7. Підпис.

Якщо в установі є практика розсилання пояснювальних записок за межі установи, то для таких документів повинен роздруковуватись бланк, його також необхідно зареєструвати після заповнення.

15. Запрошення

Запрошення - довідково-інформаційний документ, який адресований конкретній особі або установі й містить пропозиції взяти участь у певній події, заході.

За правилами оформлення запрошення подібне до службо­вого листа та оголошення про майбутню подію. Але допус­кається більш вільне оперування реквізитами відповідно до їх наявності й мети запрошення.

Складається такий документ або на окремому спеціально під­готовленому бланку, або на бланках із твердого паперу. У ряді випадків запрошення використовується як пропуск на прийом або презентацію закритого типу.

Реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Звертання до адресата.

3. Текст, у якому розташовані послідовно

- дата й час події,

- місце,

- порядок денний,

- тематика події;

- прізвища, ініціали, посади доповідачів з кожного питання (якщо необхідно);

- прізвище, адреса й контактний телефон відповідальної організації або особи;

- маршрут проїзду.

4. Підпис.

6. Печатка (якщо необхідно).

Запрошення підписується головою організаційного комітету або керівником установи. Обсяг запрошення не є обмеженим. Бажано вживати в тексті формули ввічливості та подяки.