49. Телеграма

Телеграма - це довідково-інформаційний документ, який використовується для пересилання термінової інформації телеграфом. Зважаючи на терміновість і важливість інформа­ції, текст документа повинен бути гранично стислим, але зрозу­мілим і вичерпним. У ньому може міститися словесна й циф­рова інформація. У тексті відсутні абзаци, переноси, розріз­нення великих та малих літер, розділові знаки (при потребі вони передаються-словами), іноді службові слова, якщо адре­сат може легко їх відновити за контекстом.

Телеграма оформляється на бланку Міністерства зв'язку й заповнюється спочатку відправником, який складає текст, вказує адресу, категорію телеграми (звичайна чи термінова), якщо ця телеграма є вітанням, то можна скористатись худож­нім бланком. Далі працівником відділення зв'язку, який фіксує дату й час прийому, визначається вартість. Кількість слів визначає вартість телеграми.

У телеграмах прийнято використовувати такі позначки: доручення, з повідомленням про вручення, із завіреним підпи­сом, з оплаченою відповіддю.

Телеграми за терміновістю поділяються на звичайні, термі­нові, урядові.

Службові телеграми друкуються, у двох примірниках, один повинен надсилатись адресату, а інший - приєднується до справи. Реквізити:

1. Герб.

2. Назва міністерства.

3. Назва виду документа.

4. Номер.

5. Адресат.

6. Текст.

7. Адресант.

50. Телефонограма

Телефонограма - це довідково-інформаційний документ, який передається телефоном, фіксується у спеціальній книзі (журналі) реєстрації телефонограм і містить розпорядження, інформацію вищих органів.

Особа, якій адресується телефонограма, після ознайомлення з текстом ставить свій підпис у книзі реєстрації та поряд з текс­том телефонограми й таким чином підтверджує свою відпові­дальність і готовність до виконання переданих розпоряджень або Доведення інформації до відома адресатів.

Реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Номер.

3. Дата.

4. Адресант.

5. Адресат.

6. Текст.

7. Підпис.

51. Трудова книжка

Трудова книжка - це документ, який стосується особового складу, у ньому фіксується трудова діяльність громадянина протягом цілого його життя. На її підставі відповідними соціальними установами встановлюється загальний, безпе­рервний й спеціальний трудовий стаж при виході працівника на пенсію й призначення заслужених громадянином виплат. Тому точність, вичерпність і всеосяжність її заповнення набу­вають особливого значення.

У трудовій книжці фіксуються відомості про навчання, при­йом на роботу та про звільнення, переміщення, заохочення пра­цівника (якщо є).

Трудова книжка зберігається у відділі кадрів підприємства, організації або установи, де працює її власник, і повертається влас­нику тільки у випадку звільнення. Працівник має право тимча­сово брати трудову книжку з відділу кадрів свого підприємства.

Слід пам'ятати, що зміст трудової книжки є конфеденційною особистою інфомацією, до якої має доступ обмежене коло поса­дових осіб.

52. Трудова угода

Трудова угода - це господарсько-договірний документ, що регламентує умови співпраці установи і працівника, який не належить до провідного постійного штату цієї установи. Угода укладається тоді, коли в організації виникає потреба в залученні кваліфікованих працівників для виконання пев­ної роботи або тимчасових працівників.

Трудова угода укладається зі штатним працівником у тому випадку, якщо є потреба розширити коло його доручень без­посередньо визначених попереднім договором або посадовою інструкцією. У такому випадку, без зміни посади, розширення сфери службових обов'язків працівника скоріш за все відбу­вається тимчасово.

Трудова угода складається мінімум у двох примірниках, один з котрих видається працівникові, з яким складається конт­ракт, а інший примірник залишається в кадровій документації установи, або один з примірників передається виконавцю, а решта зберігається у справах організації-замовника.

Реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Заголовок.

3. Місце складання.

4. Дата.

5. Текст, у якому перераховуються повноваження і зобов'я­зання сторін.

6. Юридичні адреси сторін.

7. Підписи.

8. Печатка установи.