36. Пропозиція

Пропозиція – це документ зі сфери діяльності особового складу, що створюється працівником (приватною особою) або установою, у якому викладаються авторські пропозиції й мір­кування щодо методів підвищення ефективності діяльності державних органів, громадських організацій чи установ.

Реквізити:

1. Назва міністерства, якому підпорядковується установа.

2. Повна назва установи, що складає пропозицію.

3. Адресат.

4. Адресант.

5. Назва виду документа.

6. Дата.

7. Місце написання.

8. Заголовок.

9. Текст.

10. Посада адресанта.

11. Підпис.

37. Протокол

Протокол - це довідково-інформаційний документ, у якому фіксуються хід роботи й результати засідань, нарад, конфе­ренцій і т. ін.

У протоколі докладно зафіксовані всі виступи, а також ухва­лені рішення, процеси обговорення й дискусії.

Протоколи можна поділити на два типи документів:

1) найбільш уживаний, який фіксує хід і результати роботи зборів, засідань, нарад, де занотовані всі виступи й дискусії з питань, що були розглянуті, і рішення, які були прийняті в результаті обговорення;

2) у яких при укладанні двостороннього договору (насамперед купівлі-продажу) вказуються розбіжності в текстах договору, зумовлені різним баченням умов договору його учасниками (протокол розбіжностей).

Протокол першого типу складає секретар (учений секретар) або інша спеціально призначена особа. Протоколи загальних зборів (засідань, нарад, комісій) підписують голова й секретар, а протоколи засідань комісій підписують голова комісії та члени комісій.

Текст такого протоколу складається з двох частин: вступної та основної. У вступній частині вказується дата проведення зборів, зазначаються прізвища та ініціали всіх присутніх. Якщо на зібранні присутня велика кількість людей, то скла­дається додатковий список окремо й додається, а в протоколі зазначається лише загальна кількість присутніх. У вступній частині подається перелік порядку питань прийнятих до роз­гляду зборів. Основний текст протоколу складається із затвер­джених нормою розділів, які відповідають пунктам порядку денного. Кожен розділ складається з таких елементів:

-СЛУХАЛИ;

-ВИСТУПИЛИ;

-УХВАЛИЛИ.

Слово СЛУХАЛИ за вимогами друкується великими літе­рами, після нього ставиться двокрапка. У наступному рядку з абзацу вказуються тема й предмет представлені на затвер­дження зборів, а також ініціали й прізвище доповідача тему й осіб, вказаних у доповіді, можу бути зазначена тема доповіді й прізвище й ініціали доповідача. Далі викладається основний зміст доповіді або текст додається окремо в додатку.

Подібно до першого розділу оформляється розділ ВИСТУПИЛИ.

У розділі УХВАЛИЛИ докладно записується прийняте рі­шення, яке може мати один або кілька пунктів або з конста­туючої й резолюючої частин.

За обсягом інформації протоколи бувають трьох видів:

1) короткі (фіксуються питання, їх зміст і результат обговорення, прізвища доповідачів і виступаючих, прийняті рішення);

2) повні (відрізняються від коротких стислим поданням запланованих виступів доповідачів і учасників);

3) стенографічні (докладно фіксують усе, що сказано на засі­даннях).

Реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Заголовок (вказується структурний підрозділ або коле­гіальний орган).

3. Дата засідання.

4. Номер.

5. Гриф затвердження (за необхідності).

6. Текст.

7. Підписи голови й секретаря (ученого).