34. Правила

Правила - це службові документи організаційного характеру, де послідовно викладаються технології та порядок дій, які визначають і окреслюють визначений порядок дій, стратегії поведінки юридичних та фізичних осіб.

Це, наприклад, правила шифрування книг та періодичних матеріалів для здавання до бібліотечного сховища, правила експлуатації побутових і технічних приладів, правила внут­рішнього трудового розпорядку. Виконання правил є загально­обов'язковим.

За формою та змістом правила можуть бути складовою части­ною інструкції. Суворе дотримання правил обов’язкове для всіх всім, кого вони стосуються, саме тому правила можна вважати пра­вовим документом, що необхідно враховувати при їх складанні.

Реквізити:

1. Гриф затвердження.

2. Назва виду документа.

3. Заголовок (стислий виклад призначення правил).

4. Дата.

5. Номер.

6. Структурований текст (такий, що складається з пунктів і підпунктів).

7. Підпис особи, що відповідає за складання правил.

35. Прес-реліз

Прес-реліз - це довідково-інформаційний документ, через який певна організація або установа подає відкриту інформа­цію про якусь подію або важливий захід засобам масової інфор­мації (ЗМІ). Він складається з метою ознайомлення ЗМІ з по­дією й подає приблизне висвітлення її з рекламною метою. Але бувають випадна, коли прес-реліз є просто необхідністю для організації чи установи. Текст прес-релізу може бути вклю­чений до газетної, журнальної статті без змін.

За функціональним призначенням і терміновістю подання прес-релізи поділяються на:

Анонс. Подається задовго до події і має на меті рекламу, розповсюдження інформації про неї у ЗМІ.

Запрошення. Подається напередодні або за кілька днів до події та виконує функції запрошення представників ЗМІ на прес-конференцію чи захід.

Інформація. Видається одночасно з подією й має на меті розповісти й розтлумачити про її перебіг.

Резюме. Подається після завершення заходів, оприлюд­нює його підсумки, перспективи.

Реквізити:

1. Дата подання.

2. Назва виду документа.

3. Назва і логотип установи, яка підготувала прес-реліз.

4. Контактна особа, номер телефону та адреса для отримання подальшої інформації.

5. Заголовок.

6. Текст, який містить відомості про:

- зміст події;

- організаторів;

- місце події;

- час;

- причини і значення події.

Усі складові реквізити прес-релізу (обсяг, спосіб, у який подається матеріал, обрані мовні засоби) повинні добиратись таким чином, щоб ефективніше вразити й зацікавити пред­ставників ЗМІ (журналістів, редакторів) з метою висвітлення події на сторінках свого видання. Журналіст має осягнути важливість і актуальність події навіть з прес-релізу.

Складаючи прес-реліз, слід дотримуватися таких вимог:

- обсяг-1-2 сторінки;

- простий за змістом і легко пізнаний, але цікавий заголовок (усталений традиційний вислів, іронічно-гумористичне питання, абсурдно-категоричне твердження);

- вживання дієслів активного стану;

- припустимі майже всі лексичні засоби;

- відсутність незрозумілих скорочень;

- мінімальна кількість малозрозумілих термінів та профе­сіоналізмів.

Фактично в сучасному справочинстві прес-релізи можна поділити на установчі та комерційні.

Установчі - це інформаційно додаткові документи, видані державними установами, які зацікавлені тільки у звітуванні або повідомленні осіб, які зобов'язані прийти. Саме тому уста­новчі прес-релізи більш інформативні, менш оригінальні й ці­каві (белетристичні).

Комерційні - це насамперед рекламні папери, які мають на меті залучити й зацікавити якомога більше учасників запла­нованих закладів.