3.2 Створення таблиці у режимі конструктор

Вибір режиму здійснюється натисканням на позначку Создание таблицы в режиме конструктор, розміщеному у вікні бази даних, або режим Конструктор вибирається у вікні Новая таблица, яке відкривається після виконання натискання на кнопку Создать окна базы данных.

Після вибору режиму на екран виводиться вікно конструктора таблиць (рис 3.2.1).

Рис 3.2.1 – Вікно конструктора таблиць

Вікно розділене на дві частини. Вверхня частина складається з трьох колонок. У першу колонку вводяться імена створюваних полів, в другій відображаються типи даних. Третя колонка Описание може містити коротку інформацію відносно поля таблиці. Цей розділ, як правило, заповнюється рідко. Верхня частина вікна конструктора після введення в нього усіх даних, необхідних для формування структури таблиці, вважається сформованим.

У нижній частині вікна відображаються властивості поточного поля. Деякі з властивостей вже задані за умовчанням. Ці властивості можна змінювати за бажанням користувача.

Ім'я поля є комбінацією з букв, цифр, пропусків і спеціальних символів, за винятком символів « . », « ! », « ' », « [ », « ] ». Ім'я не може починатися з пропуску, його максимальна довжина складає 64 символи.

Тип даних показує, яка інформація може бути внесена в поле, і визначає правила обробки цієї інформації. Тип для кожного поля вибирається із списку, що розкривається, за допомогою кнопки вибору даних із списку. Вона відображається тільки після натискання на відповідний осередок. За умовчанням Access пропонує текстовий тип даних.

Визначивши ім'я поля і вибравши його тип, користувач при необхідності може задати його властивості. Деякі з властивостей вже визначені за умовчанням. За бажанням користувача їх можна змінити.

Розмір поля - властивість, що визначає максимальний розмір даних, що зберігаються в полі. Розміри полів для різних типів даних Рекомендується задавати мінімально допустимі розміри поля.

Формат поля - властивість, що дозволяє визначати, в якому виді будуть представлені дані, що виводяться. У Access визначені вбудовані стандартні форми відображення для полів з типом даних Числовий, Дата/час, Грошовий, Логічний.

Властивість Число задає для числового і грошового типів даних число знаків після коми.

Властивість поля Маска введення дозволяє задавати шаблон, контролюючий правильність введення даних.

Підпис - властивість, яка задає заголовок поля (стовпця), який відображається в режимі таблиці. Підпис може як співпадати з ім'ям поля, так і відрізнятися від нього. Якщо підпис поля не заданий, то Access за умовчанням використовує в цій якості назву поля.

Значення за умовчанням - ця властивість поля, визначальне значення, яке Access вставить в таблицю автоматично.

Властивість Умова на значення дозволяє здійснювати контроль введення, задає обмеження на значення, що вводяться. При порушенні заданої умови введення буде заборонено і Access виведе текст, заданий властивістю Повідомлення про помилку. Щоб при введенні даних випадково не пропустити (тобто не заповнити) деяке поле, воно оголошується обов'язковим. Для цього потрібно встановити курсор в рядок властивості Обов'язкове поле, натиснути на кнопці вибору даних із списку і вибрати значення Так. Поле може бути індексоване. З цією метою в рядку властивості Індексоване поле вказується варіант Так (Збіги не допускаються). Це дозволить скоротити час, необхідний для пошуку запису по вмісту індексованого поля.

Робота користувача складається з двох етапів: створення структури таблиці за допомогою конструктора і введення даних у таблицю в режимі таблиці.Найчастіше структуру створюють командою Конструктор таблиці.

У режимі конструктора користувач задає:

• назви полів методом введення назв;

• тип даних методом вибору типу зі запропонованого списку;

• описи полів, які є необов'язковими;

• властивості полів (лише у разі потреби) методом заповнення таблиці властивостей

!В СУБД Access використовуються такі типи полів:

1)текстове поле, у якому можуть записуватись літери, цифри, та інші символи;

2)числове поле, в нього можна записувати цілі числа і числа у нормальному вигляді (з плаваючою крапкою);

3)поле Дата/Час, яке використовують для запису дат та часу;

4)логічне поле, у якому може бути записане одне з двох значень: "так" або "ні", "хибне" або"істинне", "ввімкнен" або "вимкнен";

5)поле типу лічильник, використовують як лічильник записів;

6)поле типу Memo, поле приміток, може містити до 64000 символів.

7)грошове поле використовується для запису грошових одиниць. У грошових полях можна зберігати числа з точністю до 15 розрядів ліворуч від коми й чотирьох десяткових розрядів (зазвичай досить двох) праворуч від десяткової коми;

8)поле об’єкту OLE використовується для зберігання об’єктів довільного типу (документи, таблиці, графіки, малюнки, звукові сигнали, відео- та іншу інформацію, створену додаткамиWindows, що підтримують технологію OLE);

9)поле гіперпосилання містить гіперпосилання, які вказують шлях до файлу на жорсткому диску або адресу в мережі Internet;

10)поле майстер підстановок використовується для введення значень, які належать до певного діапазону або списку

У нижній частині екрана опису таблиці відображається список властивостей обраного поля. Перелік цих властивостей змінний і залежить від обраного типу поля. Обираються типи полів у діалоговому вікні , що показано на рисунку (3.7).

Рис 3.7 Вікно діалогового вікна для обирання типу полів

Стислий опис властивостей полів СУБД Access наведений в табл. 1.

Таблиця 1. Опис властивостей полів СУБД Access

Властивість поля	Призначення
Розмір поля	Визначає максимальну довжину текстового поля або обмежує припустимі значення для числових полів.
Формат поля	Визначає формат відображення даних. Його можна вибрати з уже створеного списку форматів або ство­рити заново.
Число десяткових знаків	Визначає кількість розрядів після десяткової коми. Кількість виведених десяткових знаків керує формою виведення чисел, але не обмежує їх введення, тобто якщо кількість десяткових знаків дорівнює 0, то у комірках будуть зберігатися все одно повні числа.
Значення за замовчуванням	Дозволяє автоматично встановляти рядки, які часто повторюються в усіх новостворених полях.
Маска введення	Визначає шаблон, якому повинні відповідати дані, що вводяться у поле. Маска введення обмежує введення за рахунок встановленої фіксованої довжини і типу символу, а також при введенні може автоматично вставляти фіксовані символи. У процесі вибору чи створення маски введення можна використовувати Access Mask Builder (Створювач маски). Якщо у маску введення ввести Password (пароль), то в ділянці поля для кож­ного символу буде виводитися символ “*”.
Підпис	Визначає мітку, яка буде з’являтися у формах і звітах.
Умова на значення	Дозволяє створити фільтр, який забезпечує введення тільки тих значень, які відповідають визначеній умові.
Повідомлення про помилку	Дозволяє виводити на екран повідомлення у разі введенні недопустимого значення.
Обов’язкове поле	Визначає, чи обов’язково вводити в поле дані. Access не збереже запис доти, доки буде нульове значення хоча б одного поля, для якого встановлене значення Yes цієї властивості. Нульове значення – незаповнене поле (крім числових полів, для яких 0 є допустимим уведеним значенням). У текстовому полі пропуск розглядається як нульове значення.
Індексоване поле	Визначає індекс для поля. Індекси використовуються для прискорення пошуку. Access підтримує два типи індек­сів: індекс-первинний ключ (збіги не допускаються) та індекс-поле (збіги допускаються)
Стиснення Юнікод	Використовується для стискування інформації полів типу «текстовий», «поле MEMO» та «гіперпосилання» у процесі збереження та відновлення при вибірці.
Пусті рядки	Установка, яка визначає, чи допускаються введення у дане поле порожніх рядків ( “ ” ).

Назви полям дає користувач, назви типів є стандартні, а значення полів випливають зі змісту конкретної задачі. Розглянемо загальні властивості числового поля: розмір поля (байт, ціле, довге ціле, 4 байти, 8 байтів), формат (основний, грошовий, процентний, експоненціальний тощо), кількість десяткових знаків після коми, підпис поля, значення за замовчуванням, умова на значення, повідомлення про помилку введення, обов'язкове поле, індексоване поле.

Отже, структура таблиці — це структура запису, тобто сукупність назв полів, їхніх типів та властивостей. Структуру визначає користувач під час аналізу конкретної задачі.

У найпростіших БД достатньо задати назви полів і зазначити їхні типи, оскільки основні властивості фіксуються автоматично згідно принципу замовчування.

Структуру будь-коли можна модифікувати.