12. 5 Процесс и система управления

В науке управления основным фундаментальным поня­тием является само понятие «управление». Управление можно рассматривать в узком и широком смыслах

В узком смысле управление — это процесс воздей­ствия субъекта управления на объект управления, зас­тавляющий объект совершать определенные действия, направленные на достижение целей субъекта (рис 12.1). В отдельных (идеальных) случаях цели субъекта и объекта могут совпадать. Понятно, что только при одностороннем воздействии такое управление не может быть эффективным

Субъект управления

Объект управления

Рис.12.1. Основные элементы управления

В широком смысле управление включает в себя не только само воздействие, но и подготовку к нему, кон­троль за деятельностью объекта управления и анализ полученных результатов (рис. 12.2).

Рис.12.2. Структура процесса управления

В этом случае уп­равление является непрерывным процессом, который начинается с момента начала установления связей между субъектом и объектом и заканчивается только с пре­кращением взаимодействия между ними. Структура такого процесса управления имеет механизм обратной связи, что делает его более эффективным.

Понятие процесса управления. Процесс управле­ния представляет собой последовательность действий работников аппарата управления, направленных на до­стижение целей организации. Процесс управления можно рассматривать с раз­личных точек зрения:

1. С содержательной, анализируя сущность (содержание) и последовательность деятельности на каждом из этапов процесса управления;

2. С информационной, анализируя процессы обра­ботки, передачи и хранения информации, происходящие в системе управления;

3. С модельной, используя математические модели описания процесса управления;

4. С критериальной, анализируя преемственность и взаимозависимость целей и критериев оценки деятельности системы управления на различных этапах процесса управления.

При анализе процесса управления с любой точки зрения следует иметь в виду, что он носит циклический, спиралевидный характер. Процесс управления начина­ется с момента установления взаимосвязей между субъектом и объектом управления и заканчивается только с исчезновением этих взаимосвязей. Более подробно рассмотрим две первых.

Содержательная сторона процесса управления предполагает выделение следующих этапов: прогно­зирование, планирование, организацию, координацию, сти­мулирование (мотивация), учет и контроль, анализ (рис. 12.3).

Прогнозирование представляет собой процесс ис­следования, направленный на выяснение тенденций раз­вития предприятия и его внешней среды. Планирование — это процесс разработки планов деятельности и развития предприятия.

Рис. 12.3. Этапы процесса управления

План в свою очередь представляет собой систему, включающую

1. цели деятельности или развития;

2. описание этапов и способов достижения целей;

3. расчет требуемых для достижения целей ресурсов;

4. показатели, по которым можно судить о степени достижения целей и расходовании имеющих­ся ресурсов.

Организация — это процесс размещения в простран­стве и во времени ресурсов, необходимых для дости­жения целей, и определение способов их интеграции и взаимодействия.

Координация — это регулирование взаимодействия ресурсов в процессе достижения цели.

Стимулирование представляет собой совокупность действий субъекта управления, побуждающих людей делать то, что считает нужным субъект.

Учет и контроль представляют собой фиксирова­ние на каком-либо информационном носителе значе­ний показателей, по которым можно судить о степени достижения цели, состоянии субъекта и объекта уп­равления и состоянии внешней среды.

Анализ — это сравнение результатов учета и конт­роля с запланированными значениями контролируе­мых показателей.

Информационная сторона процесса управления. С информационной точки зрения процесс управления представляет собой последовательность следующих эта­пов:

1. сбор первичной (начальной) информации;

2. ее регистрация, передача и сохранение на инфор­мационном носителе;

3. логическая и математическая обработка первич­ной информации, в результате чего получается синтетическая информация, которая может быть оформлена в виде документа;

4. предоставление синтетической информации субъекту управления;

5. если субъект управления считает, что предоставленной информации достаточно для принятия управ­ленческого решения, то осуществляется переход к следующему пунк­ту, в противном случае происходит сбор дополни­тельной первичной информации, ее регистрация, обра­ботка и предоставление субъекту управления вновь полученной синтетической информации;

6. принятие субъектом управленческого решения;

7. документальное оформление решения;

8. архивизация документов;

9. доведение решения до исполнителей.

После этого исполнители совершают определенные действия, что ведет к изменению состояния управляемо­го и (или) управляющего объектов, обновлению пер­вичной информации.

Технология процесса управления представляет собой порядок взаимо­действия работников аппарата управления, информа­ции и технических средств управления при выполне­нии какой-либо управленческой деятельности. Если технология процесса управления оформляется доку­ментально, то в документе указывается: 1) что должно быть сделано; 2) срок выполнения; 3) исполнитель; 4) необходимые ресурсы; 5) методика исполнения; 6) место исполнения; 7) как должен быть оформлен результат.

Именно с помощью технологии каждый из этапов процесса управления может быть расчленен на различ­ные операции и процедуры.

Операция является первичным (или минимальным) элементом процесса управления. Под операцией пони­мается законченное действие, выполняемое вручную или с помощью технических средств и направленное на достижение поставленной цели.

В последнее время вы­деляют три основных вида сочетания операций:

1) последовательное сочетание операций, когда каж­дая последующая операция начинается только после за­вершения предыдущей (например, передача какого-либо распоряжения с вышестоящего уровня управления на нижестоящий);

2. параллельное сочетание операций, когда различные операции могут выполняться одновременно не­ сколькими исполнителями (например, составление ба­лансового отчета предприятия);

3. параллельно-последовательное сочетание опера­ций, предусматривающее частичное совмещение опера­ций во времени и пространстве (например, разработка бизнес-плана предприятия).

Совокупность (или группа) логически взаимосвя­занных и приводящих к решению какой-либо задачи операций представляет собой процедуру. Процедуры могут быть как формальными, т.е. закрепленными в каких-либо нормативных актах, так и неформальными. Примером формальной процедуры может служить при­ем на работу нового сотрудника, а примером нефор­мальной процедуры — проведение переговоров с парт­нерами по бизнесу.

Классифицировать операции и процедуры можно по разным критериям.

Во-первых, их подразделяют на повторяющиеся, по­стоянно выполняемые работниками аппарата управле­ния, и эти процедуры поддаются измерению, анализу, нормированию и проектированию; неповторяющиеся, характерные для творческих процессов в управлении.

Во-вторых, по степени автоматизации выделяют ручные, автоматизированные и автоматические опера­ции и процедуры.

В-третьих, по содержанию управленческие опера­ции и процедуры подразделяются на информацион­ные, связанные с обработкой, передачей и сохране­нием какой-либо информации; логико-мыслительные, связанные с выработкой и принятием управленчес­ких решений; организационные, связанные с кадро­вой работой, постановкой задач перед исполнителя­ми и администрацией.

Система управления организацией. Под организацией (пред­приятием, фирмой, учреждением и т. д.) понимается объединение двух человек или большего количества людей, взаимодействующих друг с другом для достиже­ния определенной цели и результата.

Когда в социальной системе возникают отношения по поводу производства, распределения, перераспределения и потребления материальных благ, то такие системы называются социально-экономичес­кими. Примером сложной социально-экономической сис­темы является предприятие (организация), функцио­нирующее во внешней среде.

Внешняя среда предприятия. Любое предприятие функционирует во внешней среде, которую можно раз­делить на: экономическую, технологическую, соци­альную, политическую, этическую.

Экономическая внешняя среда включает наличие потенциальных покупателей и их потребностей; сло­жившийся уровень цен на продукцию предприятия; возможность получения инвестиций; наличие рабочей силы нужной квалификации и производительности в том регионе, где находится предприятие; правитель­ственную финансовую и налоговую политику; поведение конкурентов.

Технологическая внешняя среда представляет со­бой существующие в обществе знания в отношении изделий, их дизайна и технологии изготовления. При этом под изделиями понимаются также информация и услуги. Значение этой среды огромно не только при изготовлении изделий, но и при различных управленческих ин­новациях (нововведениях).

Политическая внешняя среда включает существую­щую внешне- и внутриполитическую ситуацию в тех государствах, на территории которых предприятие производит и реализует свою продукцию; существую­щее в этих странах законодательство, разрешающее или запрещающее определенные виды производств и реа­лизацию определенных видов товаров.

Социальная внешняя среда включает развитость со­циальной инфраструктуры в тех регионах, где пред­приятие работает и сбывает свою продукцию; господ­ствующие в этих регионах обычаи и верования; уро­вень образования населения.

Этическая внешняя среда включает нормы личнос­тного и межличностного поведения людей в таких ре­гионах.

Цели предприятия. Основным связующим звеном предприятия с внешней средой являются его цели, ко­торые разделяются на две группы. В первую входят цели, достижение которых позволяет изменить внеш­нюю среду, и такие цели можно назвать внешними. Во вторую группу входят цели, достижение которых позволяет развиваться самому предприятию. Достиже­ние и тех и других целей взаимосвязано, т.е. невоз­можно пытаться достичь какой-либо внутренней цели без достижения внешней и наоборот.

Например, выпуская и продавая качественные пар­фюмерные изделия, предприятие не только получает прибыль, что позволяет расширять производство, соз­давать новые рабочие места и повышать жизненный уровень своих работников, но и изменяет этическую, социальную и, в конечном счете, экономическую внеш­нюю среду. Необходимость обновлять ассортимент сво­ей продукции приводит к изменениям в технологичес­кой среде, а необходимость использования в производ­стве различных компонентов, изготовляемых за рубе­жом, заставляет влиять на политическую внешнюю сре­ду. И наоборот, например, изменение внешнеполитической ситуации может негативно или позитивно ска­заться на прибылях предприятия за счет сужения или расширения рынков сбыта.

Среди множества внешних целей можно выделить одну главную цель, которая остается неизменной в тече­ние всего времени существования предприятия и на­зывается его миссией. Под миссией предприятия понимается общая, глобальная цель, определяющая смысл существования предприятия.

Основной внутренней целью предприятия является получение прибыли за счет удовлетворения потребно­стей в условиях конкуренции, которая может быть двух основных видов: ценовая и качества продукции.

Помимо миссии предприятия и получения прибы­ли выделяют: стратегические, тактические и оператив­ные цели предприятия

Следует иметь в виду, что достижение какой-либо тактической цели может спо­собствовать достижению нескольких стратегических целей, то же справедливо и для соотношения тактичес­ких и оперативных целей.

Стратегическая цель по своей сути является обоснован­ным представлением о будущем организации в целом или в каком-либо виде его деятельности. Будущее здесь представляется на определенный период времени.

При рассмотрении стратегических и тактических целей следует учитывать их динамичный характер. Это проявляется в том, что с течением времени у предпри­ятия формируются новые стратегические цели, а ста­рые стратегические цели по мере их достижения пере­ходят в разряд тактических, а затем и оперативных.

На основании стратегической цели формируется стратегия, т.е. представление о том, что необходимо из­менить на предприятии для достижения главной (стратегической) цели.

В современном менеджменте выделяют четыре вида стратегий: роста; ограниченного роста; сокраще­ния; диверсификации.

Стратегия роста представляет собой стремление к постоянному и значительному увеличению значений по­казателей, отражающих уровень развития предприятия. Такая стратегия может применяться в том случае, если предприятие работает в быстро развивающейся отрас­ли, способно предложить потребителям принципиаль­но новое изделие (наиболее наглядный пример — вы­пуск персональных компьютеров). При выборе данной стратегии следует иметь в виду, что быстрый краткосрочный рост требует затем постоянных усилий и вложения средств для поддержания завоеванных позиций. Если у предприятия нет таких средств, то «краткосрочный рост может смениться дол­госрочным разорением».

Стратегия ограниченного роста представляет собой постоянное незначительное увеличение показателей деятельности предприятия, позволяющее ему сохра­нить свои позиции на существующих рынках сбыта. Этой стратегии придерживается большинство предпри­ятий, удовлетворенных своим положением и работаю­щих в стабильных отраслях. Такая стратегия представ­ляет собой наиболее легкий и удобный способ дости­жения целей и наименее рискованный вид деятельнос­ти.

Выбор стратегии сокращения означает, что пред­приятие в своих целях устанавливает показатели сво­его развития ниже существующих. В рамках этой стратегии возможны следующие варианты:

1. Исключение всего лишнего, когда предприятие пре­кращает свою деятельность в каких-либо сферах, счи­тая их малоприбыльными;

2. Ликвидация, представляющая собой распродажу ак­тивов предприятия из-за неуплаты задолженности или возникновения более прибыльных сфер деятельности.

3. Диверсификация является смешением стратегий, ког­да сворачивание активности в одной отрасли сопровож­дается ростом или ограниченным ростом в другой.

Таким образом, управление выражается в форме органи­зации управления, которая состоит из организацион­ной структуры управления; управленческого персона­ла; обеспечивающих подсистем (информационной, технической, математической). Поскольку система управления является сложной, то необходимо говорить о ее динамике, которая выражается в процессе управления, процессе принятия управленческих решений, управленческих инновациях.