2. Учет расчетов с подотчетными лицами

К основным регулирующим документам относятся:

- Трудовой кодекс РФ .

- Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой банка России на территории РФ, утвержденным ЦБ РФ;

- ФЗ «Об бухгалтерском учете» .

Подотчетные лица - это работники предприятия, получившие авансом денежные суммы на командировочные, административно-хозяйственные и представительские расходы. Список подотчетных лиц утверждается руководителем предприятия.

Учет расчетов осуществляется с использованием счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Кассир выдает подотчетному лицу денежные средства на основании оформленного приказа руководителя или заявления работника с разрешительной надписью руководителя. При этом в приказе и заявлении должен быть указан срок, на который выдаются подотчетные средства по различным видам операций. При направлении в командировку подотчет выдается сумма согласно предварительной сметы расходов.

Порядок выдачи денежных сумм подотчет на командировочные расходы.

Для признания командировочных расходов оформляют следующие документы:

• Приказ (с целью);

• Командировочное удостоверение;

• Служебное задание (выдается);

• Отчет о выполнении задания;

• Документы, подтверждающие расходы( чеки, билеты и другое);

• Авансовый отчет.

Командировочное удостоверение должно обязательно содержать отметки о прибытии и выбытии работника, при этом время командировки на территории РФ не должно превышать более 40 дней, за границей - не более 60 дней. На время командировки за работником сохраняется должность и средний заработок.

При возвращении командировочного ему возмещается расходы по проездным документам; при загранкомандировке - расходы по получению визы и оформления загранпаспорта.

Командировочные расходы относятся на себестоимость продукции, при этом НДС подлежит возмещению из бюджета только в пределах установленных норм, а суммы превышения облагаются налогом на прибыль (20 %).

Приказом Минфина РФ установлены нормы возмещения расходов, связанных с командировками работников в организации:

• расходы по проезду;

• расходы по найму жилого помещения;

• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

• иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Причем порядок и размеры возмещения командировочных расходов своим работникам организация определяет самостоятельно и закрепляет свое решение либо в коллективном договоре, либо в положении о командировках.

По возвращении из командировки подотчетное лицо обязано предоставить авансовый отчет в 3-х дневный срок.

Д 71- К 50- выдано под отчет;

Д 20,23,25,26,44,91 - К 71 – списаны командировочные расходы;

Д 19 К 71 – учтен НДС (при наличии счета-фактуры).

Производится полный расчет с сотрудником: экономия вносится в кассу, перерасход выдается на руки.

Порядок выдачи денежных сумм подотчет на административно-хозяйственные нужды.

Выдача денежных средств на административно-хозяйственные расходы осуществляется на основании заявления подотчетного лица, а так же предварительной сметы и приказа, оформляется следующими документами: заявление, смета, приказ, подтверждающими документами. Авансовый отчет должен быть представлен в бухгалтерию в 3- дневный срок по истечении времени, на которое эти деньги выданы.

Д 71 - К 50 – выдано под отчет;

Д 08,26,10,20,23,26,44,41 - К 71 – отражена стоимость материальных ценностей, товаров, работ, услуг;

Д 60,76 - К 71 – отражено погашение задолженности перед кредиторами.

Порядок выдачи денежных сумм подотчет на представительские расходы.

Также осуществляются представительские расходы, для этого необходимо: разработать смету, назначить ответственное лицо, назначить комиссию для утверждения Акта списания представительских расходов.

Д 26,44 - К 71 – списаны представительские расходы в пределах, утвержденных сметами;

Д 91 - К 71 – представительские расходы сверх установленных норм.

Порядок удержания не возвращенных авансов

Д 94 К 71 – отражена недостача авансового отчета;

Д 73 К 94 – предъявлена финансовая претензия сотруднику;

Д 70,73 - К 68 – удержан НДФЛ;

Д 50,70 - К 73 – удержано по претензии.

В случае болезни, смерти подотчетного лица задолженность списывается на 91 счет.

Особенности учета подотчетных сумм при командировке работников за границу.

При командировке работников за границу аванс подотчетных сумм выдается в валюте. Полученную в банке валюту приходуют Д 50 К 52. Выданная под отчет валюта списывается со счета 50 в Д 71 и отражается в учете в валюте и ее рублевом эквиваленте по курсу ЦБ. Существуют нормы выдачи определенных сумм валют для разных стран, например в США – 65$ за сутки.