6.4. Долговечность электронных документов. Концепция сохранности объекта и концепция сохранности информации

В течение многих веков документ воспринимался психологиче­ски и рассматривался фактически как единый, цельный, материаль­ный объект.

При этом с профессиональных позиций сохранности в документе всегда различали две его материальные составляющие — носитель и нанесенную на него знаковую запись (информационный сигнал), под­черкивая разные свойства, стабильность, сроки жизни этих состав­ных частей. При этом до середины 20 века сохранение документации однозначно связывали с длительной консервацией физического со­стояния документа, как единого объекта.

Однако к 70-80 годам концепция сохранности претерпела изме­нения. Многие виды документов, особенно с нестойким изображе­нием или носителем, а также сильно разрушенные документы, нель­зя было сохранить в форме единого объекта, но можно было спасти информацию.

Ограниченный срок жизни любого, даже самого долговечного документа, делал концепцию сохранения не объекта, а информации генеральной, универсальной линией перспективных решений.

В рамках этой новой «электронной» концепции претерпели су­щественные изменения термины, а также сущность многих понятий в области обеспечения сохранности документов.

Под обеспечением сохранности электронного документа однозна­чно понимают сохранение содержащейся в нем информации. Инфор­мацию уже не отождествляют с каким-то носителем в рамках едино­го объекта, а выделяют ее в особую категорию, материализующуюся в рамках конкретного носителя только на определенный срок.

Электронный документ (ЭД), как материальная система «инфор­мация — носитель» характеризуется рядом особенностей, нередко противоречивых [63]:

• информация является сущностью ЭД и должна сохраняться с высокой надежностью; цифровой способ обеспечивает многократ­ную перезапись с носителя на носитель без потери информации;

• носитель играет вторичную роль и рассматривается в качестве материала (временной среды существования) для записи информа­ции; это психологически принижает его роль в сохранении инфор­мации; фактически же носитель — высокоточное изделие с субмикронным уровнем записи сигналов, требующее квалифицированного обращения на всех этапах работы с ним; от свойств и надежности носителя прямо зависит сохранность информации;

• в настоящее время «продолжительность жизни» носителей ЭД по разным оценкам составляет от 2 до 30 лет (ленты) и от 5 до 50-100 лет (диски) [61, 66]; надежная перезапись информации без ее по­тери возможна лишь до тех пор, пока носитель остается стабильным, а компьютерное оборудование и программное обеспечение продол­жает быть доступным; моральное устаревание оборудования проис­ходит за срок от 2 до 5 лет; с такой же частотой необходимо финан­сировать обновление компьютерной техники [66];

• в настоящее время для хранения информации на физическом цифровом носителе (ленты, диски) нельзя однозначно выбрать ка­кую-то одну технологию записи; по возможности необходимо про­водить перевод ЭД с носителя на носитель каждые 10 лет; целесо­образно практиковать одновременное создание двух страховых ко­пий записи на разных носителях, защищаясь от резких изменений рынка [61].

На фоне огромных достижений цифровых технологий и безус­ловной перспективности самой идеи миграции отчетливо видны и узкие места современного переходного этапа развития ЭД: низкая долговечность цифровых носителей и постоянная необходимость быстрого обновления оборудования и самих носителей. И то, и дру­гое мало совместимы с практикой архивного хранения. Тенденция повышения долговечности носителей и совместимости оборудова­ния разных поколений пока реализуется медленно.

Это заставляет искать компромиссные решения проблем сохран­ности, в частности, в симбиозе цифровых и аналоговых систем [66].

Предлагается, например, получать одновременно две копии ин­формации — одну в цифровом формате, вторую на микрофильме. Цифровая запись на оптическом диске хранится для автоматизиро­ванного поиска и оперативного использования, а микрофильм, как долговечный, проверенный практикой, аналоговый носитель обеспе­чивает длительное хранение информации (до 500 лет). При таком подходе достоинства цифровой и аналоговой форм суммируются, необходимость частой миграции уменьшается, т.к. микрофильм хра­нится долго, доступен оцифрованию на любом нужном отрезке вре­мени и читабелен без специальных технических средств в экстре­мальной ситуации.

Существуют и проверяются варианты обратимой миграции ин­формации между цифровыми и аналоговыми формами. Предпочти­тельнее технический вариант переноса информации с микрофильма на цифровой носитель, а не наоборот, что важно для архивов, нако­пивших за полвека огромные массивы микропленок в разных стра­нах мира [66].

Проверяются возможности сканирования и цифровой записи ин­формации с дефектных, цветных, разноконтрастных нетиповых объ­ектов. Практика показывает, что с подобными проблемами архивы сталкивались, например, на первых шагах машинописи, позже — при микрофильмировании документов в 50—70-х годах, а затем при появлении ксероксов и других средств копирования. Сегодня эту стадию проходит цифровое сканирование, осваивающее технологию записи любой по качеству информации. Ведется оценка свойств и долговечности принтерных распечаток на бумажном носителе, что прямо связано с задачами приема принтерных документов на архив­ное хранение [26].

Архивная работа с электронными документами только намечает­ся. Естественно, что на многие вопросы обеспечения сохранности аналоговых и электронных форм ответ даст только время.

И в этом тоже своя сложность. Продолжительность технической эволюции главных традиционных документационных ветвей позво­ляла решать задачи архивного дела в неспешно-равновесном вре­менном режиме. Электронные документы — молодая, динамично развивающаяся, принципиально новая документационная ветвь и, вероятнее всего, рожденные ею проблемы будут иметь более корот­кий временный лаг.