2. Выезд группы

В противоположность порядку выезда индивидуального клиента, когда система не позволяет его выселять до тех пор, пока сальдо на счетах не станет нулевым, группу можно выселить, не обратив внимания на ее счет, даже если проживание оплачено не полностью. Необходимым условием выезда группы в данном случае является наличие нулевого сальдо на персональных счетах всех гостей группы. Для выселения группы необходимо открыть карточку группы и нажать на инструментальной панели кнопку Выезд .

Если на персональном счете хотя бы одного гостя имеется ненулевое сальдо, произвести выезд группы не удастся, поскольку система не позволит оформить выезд должника. Произойдет это после стандартного вопроса: «Вы действительно хотите оформить убытие?». Если нажать кнопку Да, система выдаст сообщение-предупреждение, что у счета одного из гостей группы имеется ненулевое сальдо. В персональном счете гостя необходимо будет выполнить соответствующий платеж. И только после этого вы сможете оформить выезд данного гостя (через кнопку Выезд в карточке клиента) и всей группы в целом (через кнопку Выезд в карточке группы).

Система позволяет также производить выселение каждого члена группы по отдельности. Для этого в Плане комнат щелкните правой клавишей мыши по резервированию члена выезжающей группы и в меню выберите пункт Выезд. Откроется окно Выезд, в котором при условии нулевого сальдо на персональном счете клиента пользователю будет доступна кнопка Выезд. Нажав ее, вы оформите выезд данного члена группы. Аналогичным образом осуществляется выезд остальных гостей группы. После выезда последнего члена следует оформить выезд группы через карточку группы.

На Плане комнат выехавшая группа обводится сплошной черной линией, а в модуле Группы при заданном критерии Показать выехавшие данная группа высвечивается в числе уже выехавших групп.

Долг выехавшей группы перед гостиницей фиксируется в модуле Бухгалтерия. Долг «привязан» к конкретной фирме-плательщику, оплачивающей проживание группы. Если вы перейдете в модуль Бухгалтерия на вкладку Текущие задолженности и выделите в списке фирм-дебиторов интересующую вас организацию, на экране отобразятся все текущие задолженности данной фирмы перед гостиницей (с указанием фамилии гостя, номера счета, даты прибытия и т.п.).

Как правило, фирмы работают с гостиницами на основе предоплаты. Выделив интересующую вас организацию в списке фирм-дебиторов и перейдя на вкладку Авансовые платежи, вы увидите все авансовые платежи, внесенные данной фирмой. Для того, чтобы добавить новый авансовый платеж, в модуле Бухгалтерия в списке дебиторов следует выделить требуемого дебитора, в нижнем окне выбрать закладку Авансовые платежи, в верхнем меню Бухгалтерия выбрать пункт Новый авансовый платеж, после чего появится диалог занесения нового авансового платежа. В открывшемся окне Платежи дебитора необходимо внести, название платежа, его сумму, дату, форму оплаты и нажать ОК.

В случае, когда гостиница строит свои взаимоотношения с дебиторами на основе предоплаты, тогда по результатам проживания гостя/гостей текущие задолженности в модуле Бухгалтерия/Текущие задолженности следует погашать простым переносом задолженности на корешок «Погашенные задолженности», но в диалоге погашения следует выставлять галочку «Использовать авансовые платежи» и в нижнем окне выбирать тот или иной авансовый платёж (выставляя галочку напротив авансового платежа). Причём, если сумма задолженности больше суммы аванса, можно использовать несколько авансов, выставляя галочки напротив нескольких авансовых платежей (если таковые были внесены).

В отношении дебиторов, в которых гостиница не сомневается, применим вариант оплаты текущих задолженностей без авансовых платежей. Если фирма-должник перечислила гостинице некую сумму в счет оплаты уже существующего долга, необходимо перейти в модуль Бухгалтерия и, щелкнув мышью по названию фирмы в списке, открыть ее счет. В лепестке Текущие задолженности выделите соответствующую строку и щелкните по ней правой клавишей мыши. В открывшемся меню выберите пункт Погасить задолженность. Откроется окно Оплата дебитора, где надо указать сумму платежа, форму и дату оплаты и нажать ОК. Это окно можно также открыть простым перетаскиванием долга из лепестка Текущие задолженности на вкладку Погашенные задолженности. Информация об оплаченной задолженности отобразится в лепестке Погашенные задолженности. Общая сумма задолженности автоматически уменьшится на сумму платежа.

Задание 4

1. Зарезервировать для гостей конкретные номера требуемой категории.

2. Извлечь данные о компании-заявителе из архива.

3. Заполнить карточку резервирования каждого взрослого гостя.

Имя группы	Произвольное
Компания-заявитель	Произвольная (из архива)
Дата заезда	Текущий день
Суток проживания	1
Размещение	Один двухместный номер, по два взрослых гостя в номере Один трехместный номер по два взрослых с ребенком в номере
Питание	BB «шведский стол»
Тариф	Групповой в соответствии с сезоном
Дополнительные условия	Предоставляются скидки на питание и проживание в размере 3%. Фирма оплачивает все, кроме телефонных переговоров. Компания-заявитель не заказывает ни пакетов, ни дополнительных услуг заранее.

4. Принять оплату стандарта гостиничных услуг за весь период проживания гостей в отеле и оформить заезд всей группы целиком.

5. В день заезда группа заказала экскурсионную программу общей стоимостью 1500 рублей и сразу оплатила ее наличными через кассу отеля.

6. Семья из трехместного номера заказала на свой индивидуальный счет бытовые услуги стоимостью 1360 рублей.

7. Семья из двухместного номера заказала на свой индивидуальный счет услуги массажиста стоимостью 500 рублей и напитки стоимостью 1200 рублей.

8. Оформить выезд группы.

9. Необходимые платежи произвести наличными через кассу отеля.

10. В модуле Группы найти карточку выехавшей группы.

11. В Таблице резервирований найти информацию о выехавших членах группы.

12. В модуле Бухгалтерия определить размер текущей задолженности фирмы-дебитора перед гостиницей (если таковая имеется).

13. Погасить текущую задолженность фирмы-дебитора (при наличии таковой) путем перечисления через банк соответствующей суммы денег.

14. Результат показать преподавателю.

Задание 5

1. Зарезервировать для гостей конкретные номера требуемой категории.

2. Извлечь данные о компании-заявителе из архива.

3. Заполнить карточку резервирования каждого взрослого гостя.

Имя группы	Произвольное
Компания-заявитель	Произвольная (из архива)
Дата заезда	Текущий день
Суток проживания	1
Размещение	Двухместный Люкс 2, по двое взрослых и ребенку в номере
Питание	BB европейский
Тариф	Групповой в соответствии с сезоном
Дополнительные условия	Скидки на питание и проживание не предусмотрены. Фирма оплачивает все. Компания-заявитель не заказывает ни пакетов, ни дополнительных услуг заранее.

4. Оформить заезд всех членов группы по отдельности.

5. При оформлении заезда на счет группы занести задолженность в размере стоимости стандарта гостиничных услуг за весь период проживания каждого гостя в отеле.

6. Компания-плательщик оплатила только один номер гостиницы. Принять платеж по безналичному расчету.

7. В день заезда одна из семей заказала на свой индивидуальный счет услуги тренажерного зала на сумму 560 рублей и сразу оплатила их наличными через кассу отеля.

8. Оформить выезд группы.

9. В модуле Группы найти карточку выехавшей группы.

10. В модуле Бухгалтерия определить размер текущей задолженности фирмы-дебитора перед гостиницей.

11. Внести на счет фирмы-дебитора авансовый платеж в размере 11000 рублей.

12. Погасить текущую задолженность фирмы-дебитора, используя авансовый платеж.

13. Результат показать преподавателю.

84