Лабораторная работа №5 Тема: «Проживание гостей»
Термины:
Пакет услуг – заранее сформированный набор услуг, имеющий свое название и предназначенный для реализации гостям.
Сервисы – дополнительные услуги, которые могут быть сформированы в эксклюзивный пакет по желанию клиента.
1. Передача сообщений для гостей
Если в гостинице отсутствует «стыковка» АСУ «Эдельвейс» с АТС, портье вводит сообщение для гостя, полученное по телефону, вручную. Для этого необходимо:
в Плане комнат щелкнуть правой клавишей мыши по соответствующему резервированию и выбрать в меню пункт Оставить сообщение, или перейти в карточку гостя и нажать кнопку Оставить сообщение
.
откроется окно Новое сообщение, где следует ввести необходимую информацию и нажать ОК.
Задание 1
Оставьте сообщение для гостя Антонова Алексея Борисовича.
Текст сообщения:
«Звонил Веселов Г.И.. Просил сообщить об итогах переговоров»
Информация о
поступившем и не переданном сообщении
будет высвечиваться всякий раз при
наведении на резервирование курсора
мыши, а в карточке резервирования гостя
на инструментальной панели будет мигать
кнопка Посмотреть
сообщения
.
Задание 2
Обратите внимание, что происходит при наведении на резервирование курсора мыши. Как изменился информационный блок?
После передачи сообщения гостю в системе необходимо сделать соответствующую «отметку». Для этого щелкните в Плане комнат правой клавишей мыши по резервированию и выберите в меню пункт Показать сообщения, либо откройте карточку гостя и щелкните по мигающей кнопке. Откроется окно Сообщения гостям со списком всех не переданных сообщений, поступивших для гостя(ей) данного номера.
Выделите строку с нужным сообщением и дважды щелкните по ней мышью. Откроется окно Редактировать сообщение. Поставьте галочку в графе Передано и нажмите ОК.
Задание 3
После того как вы передали сообщение Антонову А.Б., в окне сообщений поставьте галочку в графе Передано.
Для того, чтобы просмотреть все принятые сообщения для конкретного гостя (включая переданные), в верхней части окна Сообщения гостям выделите мышью графу Принятые с… и установите период времени просмотра.
С помощью кнопок, расположенных внизу окна, вы можете добавить новое сообщение, отредактировать или удалить введенные сообщения, а также распечатать их текст на принтере.
В Плане комнат на
инструментальной панели имеется кнопка
Сообщения
для гостей .
При ее нажатии откроется окно Сообщения
гостям,
которое содержит перечень всех
принятых в
гостинице сообщений. Аналогично тому,
как это было показано выше, вы можете
отсортировать не переданные сообщения,
а также просмотреть все принятые
сообщения за определенный период
времени. Если вы передали гостю сообщение,
двойным щелчком мыши по строке откройте
окно с текстом сообщения и установите
галочку в поле Передано.
2. Заказ и оплата дополнительных услуг индивидуальными гостями
Клиент может заказывать дополнительные услуги, как до заезда, так и уже после поселения в гостинице. В случае, когда гость заранее заказал какой-либо набор услуг, необходимо сразу внести эти услуги ему на счет.
Для того, чтобы дебетовать счет гостя услугой, необходимо зайти в счет клиента и выбрать в окне Услуги желаемую группу статей. В окне справа вы увидите статьи, относящиеся к данной группе. Для того, чтобы добавить одну из этих статей в счет, необходимо дважды щелкнуть левой кнопкой мыши по выбранной строке. Откроется окно Вставить.
Введите цену. В примечание можно внести комментарии. В поле Дата установите планируемую дату предоставления услуги (сегодня, завтра, послезавтра и т.д.). После нажатия ОК в счете клиента появится задолженность за предоставленную услугу.
Обратите внимание на то, что пока услуга не оплачена клиентом, пользователь, внесший ее на счет, может удалить задолженность, сделать скидку или отредактировать стоимость услуги. Для этого необходимо щелкнуть правой клавишей мыши по строке и выбрать в открывшемся меню соответствующий пункт (редактировать, удалить или сделать скидку). После оплаты услуги клиентом, а также после закрытия бизнес-дня или смены система позволит пользователю сделать только скидку.
Далее гостю следует оплатить услугу. Выберите в окне Платежи группу Платеж. В окне справа выберите форму оплаты. Дважды щелкните мышью по выбранной строке. Откроется окно Платеж, в котором вы увидите сумму платежа. Нажмите ОК, и в счет будет добавлена денежная проводка.
В приведенном ниже примере Вершинин С. 23 января 2004 г. заехал в номер №204 на одни сутки и сразу оплатил проживание в полном объеме по тарифу «Стандарт инд. РФ». В день заезда клиент заказал услугу – пользование Интернет – на сумму 131.25 рублей (включая налог с продаж) и сразу оплатил ее.
Занесенные на счет гостя неоплаченные услуги можно сгруппировать и дать название новому пакету. Для этого при нажатой клавише Ctrl на клавиатуре ПК выделите мышью те услуги, которые вы хотите сгруппировать, и щелкните правой клавишей мыши по последней из выделенных строк. В открывшемся меню выберите пункт Сгруппировать. Откроется окно Имя группы, в котором следуем ввести название пакета. Далее нажмите ОК. В счете вместо отдельных услуг появится пакет с указанным вами названием. Сгруппированные статьи будут отмечены в счете специальным символом. Дважды щелкнув мышью по строке с названием пакета, вы сможете увидеть его содержимое.
Для того, чтобы разгруппировать неоплаченный пакет, щелкните правой клавишей мыши на сгруппированную строку и выберите в меню пункт Разделить. Задолженности снова будут показаны раздельно.
Если пользователь при заполнении карточки резервирования не назначил время автоматического добавления пакета дополнительных услуг в счет гостя (см. пункт 3.1.2), тогда это можно сделать вручную аналогично тому, как это было описано выше. Для этого в счете клиента следует зайти окно Пакеты. Данный раздел содержит перечень заранее сформированных наборов услуг, каждый из которых имеет свое название. Выделите заказываемый пакет. В правом окне вы увидите его содержимое с указанием стоимости каждой услуги. Для того, чтобы занести стоимость пакета в счет гостя, дважды щелкните мышью по строке с названием пакета. На экране появится диалоговое окно Внести пакет, где следует указать количество заказываемых пакетов, количество взрослых и детей разных возрастных категорий (группы А, В, С).
Нажмите ОК, и стоимость пакета(ов), рассчитанная на определенное количество человек, будет внесена в счет. Строка будет помечена специальным символом Пакет. Для того, чтобы просмотреть отдельные услуги, включенные в пакет, дважды щелкните мышью на строку. Все услуги, содержащиеся в пакете, будут показаны друг за другом. Путем двойного щелканья мышью на эти строки вы можете снова сделать их невидимыми. Далее гость должен будет оплатить счет. После оплаты пакета услуг клиентом, а также после закрытия смены или бизнес-дня пользователь не сможет удалить пакет из счета или отредактировать его.
На каждого гостя может быть заведено несколько счетов. Некоторые услуги будут заноситься на один счет, другие – на второй и т.д. Для того, чтобы завести новый счет гостю, щелкните мышью по вкладке Новый. Новому счету автоматически будет присвоен номер.
Неоплаченные
задолженности могут быть перенесены с
одного счета на другой. Эта функция
используется, если, например, гость
хочет напечатать отдельно дополнительные
услуги. Для переноса задолженностей
откройте счет клиента и заведите новый
счет, щелкнув мышью по вкладке Новый.
Далее на инструментальной панели
выберите символ Просмотр
двух счетов
. Теперь вы
сможете видеть на экране содержимое
обоих счетов одновременно. Щелкните
левой клавишей мыши на строку с
задолженностью, которую необходимо
перенести, и перетяните ее в правое
окно.
В нашем примере гость Михайлова Е. приехала в командировку и поселилась в гостинице сроком на двое суток. При заезде она оплатила проживание в полном объеме. На вторые сутки гость заказала дополнительные услуги – сауну и экскурсию. По просьбе клиента дополнительные услуги были перенесены со счета №394 на счет№395, поскольку не оплачивались ее фирмой.
Разные счета могут оплачиваться гостем по-разному. Один счет гость может оплатить наличными через кассу отеля, а другой – по безналичному расчету. Поскольку по умолчанию в случае индивидуальных резервирований система позволяет проводить оплаты только через кассу или кредитные карты, функция оплаты по безналичному расчету будет недоступна пользователю. Для того, чтобы провести оплату по безналичному расчету, необходимо зайти в соответствующий счет и щелкнуть по вкладке с его номером правой клавишей мыши. В открывшемся меню выберите пункт Установки. В окне Установки удалите галочку в поле Брать налог с продаж. На вкладке с номером счета должен исчезнуть значок НсП.
Задание 4
Зарезервировать для гостя однокомнатный люкс на 3-м этаже.
Ввести в карточку резервирования информацию о госте и фирме-посреднике.
Данные о фирме вставить из архива.
Внести информацию о госте в архив.
Фамилия
Елисеева Татьяна Анатольевна
Национальность
Россия
Количество взрослых
1
Количество детей
0
Дата заезда
Завтрашний день
Суток проживания
2
Время заезда
12.00
Статус заявки
Гарантированный
Размещение
Одноместный люкс
Питание
FB «A la carte»
Тариф
Индивидуальный в соответствии с сезоном
Маркетинговый сегмент
Бизнес-турист
Источники информации
Турфирма
Дополнительная информация
Скидки на питание и проживание не предусмотрены.
Клиент резервирует номер через посредника - фирму.
Клиент заранее заказывает ряд дополнительных услуг: сауна - 1 раз по установленному тарифу, бассейн – 1 раз по установленному тарифу, экскурсия на 3 часа – по цене 650 рублей за час.
Дебетовать счет гостя дополнительными услугами (Интернет – 2 часа , Услуги связи 2 по 50).
Сгруппировать дополнительные услуги в пакет и назвать его «Бизнес».
Результат показать преподавателю.