4.2.2. Поселение членов группы по отдельности

Способ поселения членов группы по отдельности удобен в случае, если приехала не вся группа, а только некоторые ее члены. Откройте карточку резервирования группы и перейдите на вкладку Гости. Выделите строку с резервированием и нажмите клавишу в верхнем правом углу окна. Можно также щелкнуть правой клавишей мыши по строке с резервированием и в открывшемся меню выбрать пункт Заезд.

После утвердительного ответа на вопрос системы, действительно ли мы хотим оформить заезд данного члена группы, откроется окно Заезд, представляющее собой индивидуальный счет гостя. На рисунке ниже вы видите счет гостя из группы «Студенты-историки», заезжающего в номер №204.

Для внесения на счет гостя задолженности за стандарт гостиничных услуг в окне Заезд нажмите кнопку . Откроется окно Занесение проводок за проживание. Вам будет предложено занести на счет гостя задолженность за все сутки проживания в гостинице. Можно вручную изменить дату, по которую будет начислена задолженность, после чего следует нажать ОК.

Начисленная задолженность не отобразится в счете гостя, поскольку автоматически будет перенесена в счет группы. Только в поле «Начислено по» вы увидите дату, по которую была начислена задолженность за проживание в гостинице данного гостя.

Поскольку на счете гостя нет задолженностей, то и оплатить их вы не сможете. При попытке сделать это система выдаст сообщение: «На счете нет неоплаченных проводок». Нажмите кнопку Заезд. На вкладке Гости окна Группа в соответствующей строке появится значок , показывающий, что данный гость поселен.

Аналогичным образом следует оформлять поселение и других членов группы, последовательно переходя в лепестке Гости от одного гостя к другому.

Поскольку все начисления гостям будут автоматически переноситься на групповой счет, на счете группы будет скапливаться задолженность. Так, например, выглядит счет группы «Студенты-историки» после поселения в гостинице одного из членов группы на трое суток.

Оплатить эту задолженность можно в любое время после заезда группы. Для того, чтобы это сделать, в групповом счете в разделе Платежи/Платеж выберите пункт Безналичный расчет. Откроется окно Платеж. В поле Сумма система автоматически проставляет общую сумму задолженности. Щелчком мыши по соответствующей строке в списке фирм выберите компанию-плательщика и нажмите ОК.

Система позволяет принять оплату либо отмеченных (отмеченной) проводок, либо суммы всех задолженностей. Для этого с помощью нажатой клавиши Ctrl на клавиатуре ПК отметьте в счете соответствующие строки. В окне Платеж выделите мышью пункт Только отмеченные и нажмите ОК.

После окончания операции по оплате в нижней части окна Заезд появится информация о том, кем, когда, в каком размере были оплачены проживание, питание и другие услуги, а также состояние сальдо.

В примере за проживание заехавшего члена группы «Студенты- историки» фирма оплатила только часть задолженности в размере 500 рублей (двое суток проживания в гостинице) и осталась должна отелю стоимость одних суток проживания в размере 250 рублей (=сальдо).

Возникает закономерный вопрос: как узнать, из каких счетов на групповой счет были автоматически перенесены те или иные задолженности? Если в счете дважды щелкнуть мышью по строке с пакетом услуг, например, «Стандарт группы РФ», то можно увидеть, какие услуги входят в состав данного тарифа и какова их стоимость.

Дважды щелкните мышью по одной из услуг. Откроется окно Изменить. В поле Перенос выводится информация о том, откуда была перенесена задолженность в формате: номер счета / имя гостя / номер комнаты.

В примере, приведенном ниже, задолженность за завтрак «шведский стол» была перенесена из счета №604 студента-историка, проживающего в гостинице в комнате №204.

В дальнейшем вам придется работать не только со счетом всей группы, но и с персональными счетами ее членов. В личный счет гостя можно попасть двумя способами:

1. в Плане комнат щелкнуть правой клавишей мыши по резервированию члена группы; в открывшемся меню выбрать пункт Счет;

2. открыть карточку резервирования группы, перейти на вкладку Гости, щелкнуть правой клавишей мыши по строке с резервированием и выбрать пункт Карточка; в карточке резервирования гостя нажать кнопку Счет на инструментальной панели или перейти на вкладку Счет.

Задание 12

1. Зарезервировать для гостей конкретные номера требуемой категории.

2. Извлечь данные о компании-заявителе из архива.

3. Заполнить карточку резервирования на каждого взрослого гостя.

4. В день заезда один из гостей, для которого был забронирован одноместный номер, не прибыл.

5. Аннулировать бронирование.

6. Оформить заезд всех членов группы по отдельности.

7. При оформлении заезда на счет группы занести задолженность в размере стоимости стандарта гостиничных услуг за весь период проживания каждого гостя в отеле.

8. Оплату принять по безналичному расчету за первые сутки проживания группы в гостинице.

9. Результат показать преподавателю

Имя группы	Произвольное
Компания-заявитель	Произвольная (из архива)
Дата заезда	Текущий день
Суток проживания	2
Статус заявки	Временный
Размещение	Двухместный номер категории «стандарт» – 1, два взрослых с ребенком в номере Одноместный номер категории «стандарт» – 2, по одному взрослому в номере
Питание	BB английский
Тариф	Групповой в соответствии с сезоном
Дополнительные условия	Скидки на питание и проживание не предусмотрены. Компания-заявитель не заказывает ни пакетов, ни отдельных дополнительных услуг заранее. Фирма оплачивает все, кроме телефонных переговоров.

Задание 13

1. В Таблице резервирований при помощи системы поиска отсортировать заявки, сроки заезда по которым приходятся на текущий день.

2. Результат показать преподавателю.

3. Находясь в Таблице резервирований, оформить заезд любого гостя. Занести на счет гостя задолженность и принять оплату стандарта гостиничных услуг за первые сутки проживания гостя в отеле.

4. Результат показать преподавателю.