15. Лист-претензія, рекламаційний лист

Це - службовий лист, у якому висловлюється невдоволення з при­воду порушення умов укладеної угоди, наприклад, порушення по­годжених (визначених) термінів постачання товару, невідповідності останнього запропонованим зразкам, незадовільного дизайну чи упаковання тощо.

Виявивши порушення, ви маєте право висловити партнерові пре­тензію і вимагати їх ліквідації, скажімо, заміни неякісного товару; ви також можете наполягати на відшкодуванні завданих збитків, сплаті штрафу і, певна річ, на чіткому дотриманні в майбутньому умов до­говору (угоди, контракту).

Зазвичай спершу надсилають лист-нагадування, в якому аргумен­товано, послідовно, виважено висловлюють невдоволення, а потім – претензію.

Наприклад:

Шановні...!

Вважаємо за потрібне нагадати Вам, що, дотримуючись умов укладеного нами контракту №... від... (дата), ми відрядили до Вашої країни фахівців нашої фірми, щоб провести геологічне дослідження місцевості. Погоджено (домовлено), що оплату наданих послуг Ви здійснюватимете щоквартально за нашими рахунками та докладними калькуляціями, які додаються до них. Такий порядок оплати передбаче­ний ст. 10 Контракту, згідно з умовами якого ми й виставили перший рахунок за надані фахівцями послуги.

Дуже прикро, але цей рахунок було оплачено лише частково. Так, залишилася невідшкодованою вартість проїзду членів сімей наших фа­хівців. Отже, Ви без погодження з нами зменшили суму виставленого рахунка, що суперечить ст. 15 Контракту.

Окрім того, хотіли б звернути Вашу увагу й на те, що Ви не до­тримались інших умов Контракту, які передбачають:

1) надання нашим фахівцям безкоштовного медичного обслугову­вання (ст. 12 Контракту);

2) забезпечення наших працівників транспортними засобами (ст. 17 Контракту).

З приводу п. 2 слід зауважити, що надані Вами транспортні засоби перебувають у незадовільному стані і нерідко спричиняють запізнення працівників на роботу.

З огляду на це, просимо Вас негайно вжити всіх необхідних заходів, щоб ліквідувати зазначені порушення.

З повагою...

Шановні панове!

Ми дуже занепокоєні несподіваною затримкою з постачанням замовленого товару, адже знаємо, що зазвичай Ви відповідально ста­витеся до виконання своїх обов'язків.

Відповідно до нашої угоди про закупівлю від... (дата) товар має бути відвантажений не пізніше... (дата). На жаль, ми й досі не отри­мали його. Гадаємо, що це лише недогляд, і сподіваємося упродовж: наступного тижня отримати товар.

Чекаємо на відповідь.

З повагою...

Якщо партнер не відреагує на такого листа, вам слід виявити ка­тегоричність. Наприклад:

Шановні панове!

У листі від... (дата) ми повідомили Вас про остаточний термін постачан­ня замовленого товару. Дуже прикро, але Ви й досі не відвантажили товар, порушивши умови угоди. Через це ми змушені анулювати своє замовлення.

З повагою...

Шановні панове!

Змушені повідомити, що, на жаль, і досі не отримали від Вас бан­ківської гарантії.

Зважаючи на це, ми хотіли б нагадати про лист від... (дата), у яко­му Ви звернулися до нас із проханням про заміну розрахунків з огляду на додаткові витрати, зумовлені відкриттям акредитива.

Зваживши на Ваші труднощі, об'єднання пішло Вам назустріч / погодилося на інкасову форму розрахунків. Ви пристали на запропо­новане і зобов'язалися упродовж: двох тижнів надати гарантію банку на оплату 80% вартості контракту.

Через затримку в наданні Вами банківської гарантії ми змушені були зупинити постачання... (назва товару). Зараз у порту перебуває понад 600 т... (назва товару), і витрати за їх зберігання долучаться до суми Вашого рахунка.

Просимо негайно надіслати банківську гарантію і підтвердити згоду оплатити витрати за зберігання товару в порту.

З повагою...

Шановні добродії!

Нам дуже прикро, та ми змушені повернути отримані від Вас то­вари. Ви, на жаль, порушили визначений у листі від... (дата) термін по­стачання. Через це ми змушені були замовити ці товари в іншій фірмі.

Додаємо рахунок за завдані нам збитки і просимо терміново опла­тити його.

З повагою...

Шановні панове!

На підставі Вашого замовлення від... (дата) ми відвантажили товар транспортній компанії... (назва), яка доставить його Вам.

Згідно з пунктом 5 договору оплата мала бути здійснена через… днів після постачання товару. На жаль, на наш банківський рахунок і досі не надійшли гроші.

Просимо негайно оплатити рахунок на суму... Чекаємо підтвер­дження переказу.

З повагою...

Шановні...!

Підтверджуємо отримання... (назва товару) відповідно до за­мовлення №... від... (дата). Під час перевірки ми виявили, що бракує одиниць. Гадаємо, що під час відвантаження Ваш транспортний відділ припустився помилки.

Просимо негайно здійснити допостачання. Додаткові транспортні витрати мають бути оплачені за Ваш кошт.

З повагою...

Шановні...!

Наші експерти виявили, що якість постаченого Вами... (дата) то­вару, якого було відвантажено відповідно до накладної №... в рахунок контракту №... від... (дата), не відповідає ні якості, описаній у Вашій пропозиції, ні якості зразків, які Ви нам надсилали.

Дуже прикро, але змушені повернути Вам ці товари.

Просимо замінити їх на якісні, що відповідатимуть зразкам. Буде­мо вдячні, якщо надалі Ви чіткіше будете дотримуватися всіх пунктів контракту і виконувати замовлення на належному рівні.

З повагою...

Шановні панове!

Щойно одержали від Вас замовлену партію товарів і під час роз­вантаження виявили:

1) 5 упаковань товару пошкоджено (зігнута поверхня);

2) 8 упаковань мають недоліки виробничого характеру;

3) 6 упаковань залиті рідиною.

Отже, ми отримали 19 неякісних упаковань. Повертаємо Вам пошкоджені товари і попереджаємо, що... гри­вень буде вирахувано із залишку за контрактом №... від... (дата), До листа додаємо акт проведення експертизи.

З повагою...