13. Лист-відповідь на прохання

Лист-прохання неодмінно потребує відповіді. Отже, отримавши такого листа, ви повинні вирішити: задовольнити прохання чи відмо­вити. У разі, якщо ви вирішили виконати прохання, то відповідаєте так:

Шановні панове!

Висловлюємо щиру подяку за пропозицію взяти участь у будівництві готельного комплексу.

Уважно вивчивши запропонований Вами проект угоди, ми виріши­ли погодитися на пайову участь у будівництві... (назва об'єкта), що здійснюватиметься в період від... по... р.

Ще раз дякуємо за пропозицію і сподіваємося, що наша співпраця буде плідною і тривалою.

З повагою і найкращими побажаннями...

Шановні панове!

У листі від... (дата) Ви звернулися із проханням змінити умову опла­ти за... (назва товару). Ми переглянули нашу з Вами угоду і вирішили внести зміни, зваживши на аргументованість Вашого прохання. Над­силаємо змінений варіант нашої угоди.

Маємо надію, що нові умови задовольнять Вас.

З повагою...

Шановні панове!

Дякуємо Вам за надіслані доповнення та зауваження до проекту договору про будівництво банку. Вивчивши їх, ми визнали їх істотними, погоджуємося з ними і готові внести їх до тексту договору.

Користуючись нагодою, ми хотіли б іще раз наголосити, що від­повідно до проекту нашого договору про будівництво банку Підрядник перебирає цілковиту відповідальність за організацію та виконання всіх будівельних робіт.

Будівельні роботи виконуватимуться місцевими фірмами, які на­йматимуться на умовах субпідряду. Виконання робіт контролювати­муть висококваліфіковані фахівці, вартість послуг яких передбачено умовами договору.

Просимо Вас якнайшвидше розглянути листа і, якщо у проекті до­говору більше немає пунктів, що викликали б у Вас сумніви, повідомити нас про готовність підписати договір між: нашими підприємствами.

Сподіваємося на швидку відповідь.

З повагою...

Певна річ, ви не завжди можете задовольнити прохання, прийняти ту чи іншу пропозицію і тому змушені відмовити у співпраці. Відмова неодмінно мусить бути переконливою, аргументованою, коректною і доброзичливою. Ваше завдання - переконати адресата в тому, що у вас не було іншого виходу. Досягти цієї мети неважко, слід лише на початку речення вжити слова, які відчутно пом'якшать тон відмови. До таких слів належать: на жаль, шкода, дуже шкода, на превеликий жаль, щиро жалкуємо, вибачте, нам дуже прикро.

Отже, відмову можна сформулювати так:

Шановні панове!

Ми уважно вивчили Ваші зауваження та доповнення до проекту контракту про будівництво поліклініки в... році на умовах «під ключ».

На превеликий жаль, повинні повідомити, що не можемо погоди­тися на Вашу пропозицію. Це зумовлено такими причинами:

1. Запропоновані Вами 5 % від вартості контракту на мобілізаційні витрати — сума, у 4 рази менша від зазначеної у проекті контракту, яка не може покрити наші витрати на підготовчі роботи.

2.8% від вартості контракту у вільно конвертованій валюті є недостатньою сумою, щоби придбати все необхідне для будівництва обладнання. 12%, що зазначені у проекті контракту, враховують не лише вартість обладнання за світовими цінами, а й вартість фрах­ту, страхування, а також: наші витрати на організацію закупівлі та постачання обладнання на будівельний майданчик.

На підтвердження обґрунтованості нашої позиції до листа до­даємо докладні розрахунки обсягів мобілізаційних витрат.

Висловлюємо сподівання, що, зваживши на зазначені вище факти, Ви погодитеся на наші умови підписання контракту,

Залишаємося з повагою.

Вельмишановний пане...!

Вдячні за інтерес, виявлений до нашої організації (установи, фір­ми). На превеликий жаль, змушені повідомити Вас, що місце нашого генерального представника у... (назва країни) уже зайняте. Просимо надіслати Ваш запит ще раз через... місяців.

Бажаємо успіхів...

Шановні панове!

Ми отримали Вашого листа від... (дата), у якому Ви просите мате­ріально підтримати благодійний фонд «Святої Марії». Дуже прикро, проте цього року в нас немає ані найменшої змоги зробити навіть незначний благодійний внесок.

З повагою...

Шановний пане...!

Дія контракту на виконання Вами обов'язків менеджера з реклами завершується... (дата). Ми розглянули Ваше прохання про продовження контракту на наступний рік. Шкода, але Ваші методи роботи не дали очікуваних результатів, і тому ми не зацікавлені в подальшій співпраці з Вами.

Бажаємо успіхів...