Создание списков

Важно! Имена полей (названия столбцов)должны представлять собой текстовые константы. Если в качестве имени поля используется число, его надо отформатировать как текст, выполнив команду Формат Ячейки.

Создание списка. 1-й этап: Сформировать строку заголовков / Если поле является вычисляемым, то в ячейку, расположенную непосредственно под названием поля ввести соответствующую формулу, руководствуясь общими правилами.

2-й этап: Выделить любую ячейку в заголовке таблицы / Выполнить Данные Форма / Ввести в поля формы данные списка, каждый раз щелкая по кнопке «Добавить» (результаты в вычисляемые поля будут заносится автоматически) / При вводе последней записи щелкнуть по кнопке «Закрыть».

Совет. Для перемещения по полям формы сверху - вниз используйте клавишу «Tab», а снизу – вверх — клавиши «Shift>+<Tab».

Обратите внимание:

• в верхней части формы выводится имя листа (а не всей книги), содержащего список, для которого предназначена форма;

• вычисляемые поля списка не имеют в форме полей для ввода данных.

Использование формы для ведения списков

Перед работой с формой: Выделить любую ячейку в списке / Выполнить Данные Форма.

Добавление данных к списку: Щелкнуть по кнопке «Добавить» / Ввести в поля формы данные списка / При вводе других записей щелкнуть по кнопке «Добавить», при вводе последней – после кнопки «Добавить» щелкнуть по кнопке «Закрыть».

Перемещение по записям: Использовать кнопки «Назад» и «Далее».

Редактирование записей: Найти нужную запись в списке / Отредактировать ее поля / Щелкнуть по кнопке «Добавить» (для последней редактируемой записи после кнопки «Добавить» щелкнуть по кнопке «Закрыть).

Удаление записей: Найти нужную запись / Щелкнуть по кнопке «Удалить». Примечание: редактирование и удаление записей можно выполнять непосредственно в таблице Excel.

Поиск записей с использованием критерия поиска: Щелкнуть по кнопке «Критерии» / Если в полях имеются установленные ранее критерии поиска, щелкнуть по кнопке «Очистить» / Ввести в нужные поля критерии поиска / Щелкнуть по кнопке «Далее» или «Назад» / Отредактировать записи, найденные в соответствии с заданным критерием поиска.

Правила формирования критериев поиска.

1. Критерий для всех типов данных задается с использованием операций отношения =,<>,>, >=, <, <= (>1976 или>=.1940 или >Иванов);

2. Критерии, заданные одновременно в разных полях, объединяются в общий критерий по правилу логической операции И;

Сортировка списка и его частей

Сортировка списка по одному столбцу: Выделить любую ячейку (но не диапазон) в списке / Выполнить Данные Сортировка / В разделе «Сортировать по» выбрать название столбца сортировки / Включить нужный ключ сортировки - «по возрастанию» или «по убыванию» / ОК. Ключ «Идентифицировать поля по подписям» должен быть включен.

Сортировка списка по нескольким столбцам одновременно (по двум или трем): Выделить любую ячейку (но не диапазон) в списке / Выполнить Данные Сортировка / В разделе «Сортировать по» выбрать название столбца сортировки / Включить нужный ключ сортировки - «по возрастанию» или «по убыванию» / Произвести аналогичные действия в разделах «Затем по» и «В последнюю очередь по» / ОК. Ключ «Идентифицировать поля по подписям» должен быть включен.

Сортировка выделенного диапазона ячеек: Выделить диапазон ячеек / Далее аналогично сортировке списка, но ключ «Идентифицировать поля по обозначениям столбцов листа» должен быть включен. Будьте внимательны: при сортировке диапазона выделенных ячеек Excel сортирует информацию только в столбцах выделенного диапазона; информация в других столбцах остается неизменной.

Особенности сортировки списков, содержащих формулы. Если в строке находятся ячейки, содержащие формулы, которые ссылаются на ячейки этой же строки, то после сортировки ссылки останутся правильными. В противном случае ссылки будут неверными. Необходимо соблюдать правила:

• В формуле, зависящей от ячеек, расположенных вне списка надо использовать только абсолютные ссылки или имена;

• При сортировке строк избегать применения формул, которые ссылаются на ячейки, находящиеся в других строках;

• При сортировке столбцов избегать применения формул, которые ссылаются на ячейки, находящиеся в других столбцах;