Ввод и форматирование данных

В ячейки листа можно вводить два типа данных: константы и формулы.

Константы разделяются на: текстовые значения, числовые, значения дат и времени. Формула в себя включает операнды (константы, ссылки на ячейки с данными), знаки операций, круглые скобки и функции.

Ввод и форматирование текстовых данных

Текстовые значения по умолчанию выравниваются по левому краю ячейки. При вводе текста, состоящего целиком из числовых символов (номер изделия 1234) перед числом необходимо поставить апостроф, например, ‘1234 или ввести значение как число, а затем применить к нему формат “Текстовый”, выполнив Формат Ячейки и выбрав вкладку «Число

Создание одного заголовка для нескольких столбцов (строк)

Объединение нескольких ячеек строки или столбца: Выделить объединяемые ячейки / Щелкнуть по кнопке панели инструментов «Объединить и поместить в центре» или Выполнить Формат Ячейки / Щелкнуть по вкладке «Выравнивание» / Включить ключ «Объединение ячеек» / ОК. При объединении ячеек адреса объединяемых ячеек пропадают, действующим становится адрес крайней левой (верхней) ячейки объединяемого блока.

Выравнивание по горизонтали по центру выделения (используется только для создания горизонтального заголовка): Выделить группу ячеек строки для выравнивания / Выполнить Формат Ячейки / Щелкнуть по вкладке «Выравнивание» / Установить выравнивание «по горизонтали по центру выделения». Текст центрируется от ячейки вдоль всех выделенных справа пустых ячеек до края выделения или до следующей непустой ячейки. В отличие от метода объединения ячеек адреса ячеек, в группе которых центрируется текст, при этом сохраняются.

Разбиение текста в ячейке по словам (изменяется высота ячейки): 1-й способ: Выделить ячейку / Выполнить Формат Ячейки / Щелкнуть по вкладке «Выравнивание» / Включить ключ «Переносить по словам» / ОК..

2-й способ: Выделить ячейку / Выполнить Формат Ячейки / Щелкнуть по вкладке «Выравнивание» / В разделе «Выравнивание по горизонтали» установить «по ширине»/ ОК.

Другие элементы форматирования.

Автоподбор ширины ячейки под текст: Дважды щелкнуть мышью по правой границе заголовка столбца или, выделив ячейку, выполнить Формат  Столбец  Автоподбор ширины.

Автоподбор величины шрифта (ширина ячейки не меняется): Выделить ячейку / Выполнить Формат Ячейки / Щелкнуть по вкладке «Выравнивание» / Включить ключ «Автоподбор ширины» / ОК.

Различные способы выравнивания текста: Выделить ячейку / Выполнить Формат Ячейки / Щелкнуть по вкладке «Выравнивание» / Установить нужный способ выравнивания / ОК или использовать кнопки панели инструментов.

Пояснение. Выравнивание «по горизонтали с заполнением» используется для заполнения ячейки (ячеек) однотипными символами, например звездочками (*).

Выравнивание «по левому краю (отступ)» - позволяет установить величину отступа. Величина единицы отступа равна одному символу.

Ввод и форматирование числовых данных

Числовые значения по умолчанию выравниваются по правому краю ячейки.

Особенности ввода числовых данных:

• Для отделения целой части числа от дробной части используется запятая.

• Знак + при вводе положительного числа в таблице не отображается.

• Числовые значения, заключенные в круглые скобки (100) интерпретируются как отрицательные - это бухгалтерская форма записи отрицательных чисел.

• Для отделения сотен от тысяч и т.д. можно использовать пробел.

• При вводе очень больших или маленьких чисел можно использовать экспоненциальную форму представления числа: [1Е6 1 000 000 или 1, умноженная на 10 (Е) в 6 степени], [-0,5е-3 - 0,0005 или -0,5 умноженные на 10 (е) в (-3) степени].

• Если ввод числа заканчивается знаком процента (%), то к ячейке применяется процентный формат;

• Числа проще вводить в форме десятичных дробей. Если для ввода дроби используется косая черта (/), то, чтобы Excel не интерпретировал дробь как дату, перед дробью через пробел должна быть введена целая часть, а при отсутствии ее - ноль (11 3/4) (0 5/7). В обоих случаях число в ячейке будет отображаться в дробном формате, а в строке формул - в виде десятичной дроби.

Помните:

• значения, которые видны в ячейках таблицы, называются отображаемыми; значения, которые реально хранятся в ячейках и отображаются в строке формул называются хранимыми значениями; отображаемые и хранимые значения могут не совпадать;

Выбор формата представления числовых данных. 1-й способ: Выделить ячейку или группу ячеек / Выполнить Формат Ячейки / Щелкнуть по вкладке «Число» / Выбрать числовой, денежный, финансовый, процентный, дробный или экспоненциальный формат / При необходимости установить необходимое количество цифр после запятой, выбрать цвет отображаемых чисел и др. 2-й способ: Выбрать формат с использованием кнопок панели инструментов.

Если формат представления данных был установлен перед вводом их в ячейку, а после ввода данных в ячейке появились знаки ######, - это говорит о недостаточной ширине столбца, которую надо увеличить (или изменить формат представления данных).