1.Общие положения

1.1.Заведующий архивом относится к категории руководителей, принимается на работу и увольняется с работы приказом директора предприятия.

1.2.На должность заведующего архивом назначается лицо, имеющее высшее образование без предъявления требований к стажу работы или среднее специальное образование и стаж работы по делопроизводству не менее 3 лет.

1.3.Заведующий архивом подчиняется ___________________________________________________________________________________________

1.4.В своей деятельности заведующий архивом руководствуется:

- нормативными документами по вопросам выполняемой работы;

- методическими материалами, касающимися соответствующих вопросов;

- уставом предприятия;

- правилами трудового распорядка;

- приказами и указаниями директора предприятия (непосредственного руководителя);

- настоящей должностной инструкцией.

1.5.Заведующий архивом должен знать:

- руководящие материалы органов, регламентирующих работу архивов предприятий;

- порядок оформления материалов, поступающих в архив, и действующую систему их классификации;

- государственную систему делопроизводства;

- структуру предприятия;

- основы организации производства, труда и управления;

- правила внутреннего трудового распорядка;

- основы трудового законодательства Республики Беларусь;

- правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

1.6. Во время отсутствия заведующего архивом его обязанности выполняет в установленном порядке назначаемый заместитель, несущий полную ответственность за их надлежащее исполнение.

2. Функции

На заведующего архивом возлагаются следующие функции:

2.1. Руководство работой по организации и ведению архивного дела на предприятии.

2.2. Руководство работниками архива.

2.3. Обеспечение здоровых и безопасных условий труда для подчиненных исполнителей, контроль за соблюдением ими требований ззаконодательных и нормативных актов по охране труда.

3. Должностные обязанности

Для выполнения возложенных на него функций заведующий архивом обязан:

3.1. Возглавлять работу по организации и ведению архивного дела на предприятии.

3.2. Обеспечивать в соответствии с установленным порядком прием, регистрацию, систематизацию, хранение и использование документов.

3.3. Совместно с руководителями структурных подразделений разрабатывать номенклатуру дел текущего делопроизводства.

3.4. Руководить работой по составлению справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных материалов.

3.5. Оказывать необходимую методическую помощь, инструктировать работников структурных подразделений предприятия о порядке формирования, подготовки и сдачи материалов в архив.

3.6. Контролировать своевременность поступления в архив документов, законченных делопроизводством.

3.7. Обеспечивать проведение работы по экспертизе научной и практической ценности архивных документов, отбор материалов на постоянное и временное хранение, составление актов о передаче документов в государственные архивы, списании и уничтожении материалов, сроки хранения которых истекли.

3.8. Осуществлять контроль за состоянием документов, своевременностью их восстановления и замены, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов.

3.9. Организовывать подготовку необходимых справок на основе данных, имеющихся в материалах архива, составлять установленную отчетность.

3.10. Принимать участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела на предприятии.

3.11. Руководить работниками архива.