ГОСУДАРСТВЕННОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ
ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
«БЕЛОРУССКО-РОССИЙСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ»
Кафедра «Маркетинг и менеджмент»
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО,
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И ДЕЛОВАЯ
КОРРЕСПОНДЕНЦИЯ
Методические указания по проведению практических занятий
для студентов специальностей 1-26 02 03 «Маркетинг»,
1-25 01 04 «Финансы и кредит»
Могилев 2010
УДК 339.138
ББК 65.290-2
Д 54
Рекомендовано к опубликованию
учебно-методическим управлением
ГУ ВПО «Белорусско-Российский университет»
Одобрено кафедрой «Маркетинг и менеджмент» 17 сентября 2010г.,
протокол № 2
Составитель ст. преподаватель Г. В. Довженко
Рецензент канд. экон. наук, доц. Н. А. Сергейчик
Методические указания предназначены для проведения практических занятий для студентов специальностей 1-260203 «Маркетинг», 1-250104 «Финансы и кредит».
Учебное издание
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО,
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И
ДЕЛОВАЯ КОРРЕСПОНДЕНЦИЯ
Ответственный за выпуск А. В. Александров
Технический редактор А. Т. Червинская
Компьютерная верстка Н. П. Полевничая
Подписано в печать. Формат 60х84/16. Бумага офсетная. Гарнитура Таймс. Печать трафаретная. Усл.-печ. л. Уч.-изд. л. Тираж 66 экз. Заказ №
Издатель и полиграфическое исполнение
Государственное учреждение высшего профессионального образования
«Белорусско-Российский университет»
ЛИ № 02330/375 от 29.06.2004 г.
212000, Г. Могилев, пр. Мира, 43
© ГУ ВПО «Белорусско-Российский
университет», 2010
1 Организация делопроизводства. Документ и
система документации
Всякое управленческое решение всегда базируется на информации
по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. От объек-тивности, достоверности, оперативности и полноты информации зависят своевременность и правильность принятого решения. Важнейшим носителем информации, т. е. результатом отражения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека, выступает документ. Документ определен как
«материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве». Зафиксировав информацию, он тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени. Документ, регистрируя явления, выполняет функцию учета, используется как доказательство чего-либо. История рассматривает документ прежде всего как исторический источник. Таким образом, документ может выполнять несколько функций, т. е. он многофункционален.
В процессе управления информация, зафиксированная в документе, является не только основанием для принятия решения, но и доказательством его исполнения, источником для анализа и обобщений, материалом для справочно-поисковой работы.
Все формы управленческой деятельности находят отражение в соответствующих документах, которые выступают способом и средством реализации возложенных на аппарат управления функций.
Документаминазываются соответствующим образом составленные, подписанные и заверенные деловые бумаги, которые оформляют различные хозяйственные операции, правовые отношения и действия юридических лиц и отдельных граждан.
Корреспонденция – это совокупность писем и документов, предназначенных для оформления деловых (служебных) отношений, для переписки между предприятиями, учреждениями и гражданами.
Документированием называется процесс подготовки и создания документов. Результатом документирования является документ.
По содержанию информации документы отражают основные функции управления.
По происхождению они подразделяются на служебные и личные.
По месту составления документы делятся на внутренние и внешние. Внутренняя документация создается данным учреждением (предприятием) и отражает внутриучрежденческие операции. Совокупность внутренних документов обеспечивает потребности учреждения в документировании его деятельности. Возникновение внутренней документации регулируется нормами, установленными данным учреждением. К внешним относятся документы, полученные учреждением извне или направленные им другим организациям или лицам. Они характеризуют деятельность данного учреждения через взаимоотношения.
Для выработки определенных принципов составления и оформления
документов, форм и методов работы с ними производится их классификация. Документы классифицируют по содержанию информации, которую они несут, происхождению, назначению, месту составления, исполнения и хранения, степени подлинности и ряду других признаков. Важнейшим классификационным признаком документа является его содержание. Согласно этому выделяют документы по административным вопросам, вопросам материально-технического снабжения, планирования, бухгалтерского учета, подготовки и расстановки кадров, финансово-кредитным вопросам, внешнеторговой деятельности и др.
Документы классифицируют по различным признакам.
По способу фиксации информации:письменные (рукописные, машинописные, типографские, напечатанные на персональных компьютерах), графические, фотокинодокументы.
По содержанию:первичные, в которых фиксируются исходные данные, и сводные, в которых фиксируются данные из первичных документов.
По происхождению:служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными.
По наименованию: приказы, протоколы, акты, справки, письма и ряд других документов.
По месту составления: внутренние, составляемые работниками данного предприятия, и внешние, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц.
По срокам исполнения: срочные, требующие исполнения в определенный срок, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен.
По степени гласности: обычные, секретные и для служебного пользования.
По юридической силе: подлинные и подложные.
Что влияет на приобретение документом юридической силы?
Соблюдение организацией, ее должностными лицами, готовящи-
щими документ, положений действующего законодательства.
Документирование предполагает соблюдение установленных
правил записи информации. Эти правила специфичны для каждого типа документа и регламентируются ГОСТами и другими нормативно-методическими материалами.
Юридическая сила документа может быть обеспечена установлен-
ным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов, т. е. обязательных элементов оформления документов.
По назначению (стадиям создания):подлинники (оригиналы) и копии.
Подлинник– это документ, окончательно отредактированный, соответствующим образом оформленный и подписанный. Обычно это первый экземпляр документа.
Копия – это полное воспроизведение подлинного документа. Копия должна быть заверена подписями ответственных работников аппарата, а также печатью учреждения. На верхнем поле первого листа копии документа пишется слово «Копия». В делопроизводственной практике имеют место такие разновидности копий, как отпуск, дубликат и выписка.
Отпуск– это полная копия исходящего документа, оставшаяся у отправителя, которая изготавливается одновременно с подлинником.
Дубликат– это вторично воспроизведенный документ, целиком повторяющий подлинник (оригинал). Дубликат выдают взамен утраченного подлинного документа.
Выписка– это копия какой-либо части подлинного документа. При этом на документе пишется заголовок «Выписка» и указывается, из какого документа она сделана, его индекс и дата. Выписку подписывает уполномоченное лицо, затем ее заверяют печатью.
По срокам исполнения:срочные, весьма срочные, несрочные.
По количеству отраженных в них вопросов:простые (содержащие один вопрос) и сложные (содержащие несколько вопросов).
По степени обязательности: информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные – обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.
По степени унификации:индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные и унифицированные в виде анкеты и таблицы.
Индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования.
Типовыми являются документы, создаваемые вышестоящими органами для организаций с однородными функциями и носящие обязательный характер.
Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении документа в зависимости от конкретной ситуации. Такие документы перспективны, т. к. экономят время на подготовку.
По срокам хранения документы подразделяют на три группы: постоянного срока хранения, временного срока хранения (до 10 лет) и длительного срока хранения (свыше 10 лет).
Для создания документов используются различные материальные объекты (бумага, магнитные и оптические диски, кинопленка и др.), которые служат для закрепления и хранения на них речевой, звуковой или изобразительной информации.
Вопросы для обсуждения
1 Дайте определение документа.
2 Назовите виды документов.
3 Каковы основные требования к изложению текста документа?
4 Что такое «корреспонденция»?
5 Охарактеризуйте документы, подлинные по юридической силе.
6 Охарактеризуйте понятие «управленческий документ».
7 Что такое входящий документ?
8 Что такое исходящий документ?
9 Классификация документов (признаки классификации).