Практичне заняття № 25

Тема. Організація роботи з документами.

Мета: навчитись приймати, розглядати та реєструвати документи.

Обладнання: зразки документів.

Теоретичні запитання:

1. Приймання, розгляд та реєстрація документів.

2. Робота з вихідними документами.

Практичні завдання:

1. Практикум із заповнення книг реєстрації, індексації та систематизації документів.

2. Підготовка службової документації та оформлення її (за зразком): заява, графіки відпусток.

3. Виконання окремих операцій щодо опрацювання документів (розмноження, копіювання, оформлення витягів).

Література.

1. Блощинська В. А. Сучасне діловодство: Навчальний посібник для студентів вищих навчальних закладів , К.: 2005. – 319 с.

2. Сучасне діловодство: зразки документів, діловий етикет, інформація для ділової людини/ Уклад.: Н. Г. Горголюк, І. А. Казімірова; За ред. В. М. Бріцина. – К.: «Довіра», 2007.- 687 с.

3. Погиба Л. Г., Грибіниченко Т. О., Баган М. П. Складання ділових паперів. Практикум: Навч. Посібник. – 2-ге вид., стереотип. – К.: Либідь, 2004. – 240 с.

4. Скібіцька Л. І. Діловодство: Навчальний посібник / Уклад. Л. І. Скібіцька. – К.: Центр навчальної літератури, 2006. – 224 с.

5. Сморжанюк Т. П. Документаційне забезпечення управління: Навч. посіб. / Т. П. Сморжанюк, Т. В. Шрам, Ф. Б. Ролгальський; За ред. Ф. Б. Рогальського. – К.: Вища шк., 2007. – 254 с.

6. Собчук В. С. Основи загального діловодства. Навчальний посібник. – Луцьк: Волинська обласна друкарня, 2008. – 180 с.

Практичне заняття № 26

Тема. Організація документообігу на підприємстві.

Мета: навчитись виконувати окремі операції в роботі з документами.

Обладнання: зразки документів.

Теоретичні запитання:

1. Поняття про документообіг підприємства. Принципи організації.

2. Механізм проходження вхідних, вихідних та внутрішніх документів.

3. Складання номенклатури та формування справ.

4. Типові строки виконання документів.

5. Організація контролю за виконанням документів.

6. Робота з листами, пропозиціями, заявами та скаргами громадян.

7. Окремі операції по роботі з документами.

Практичні завдання:

1. З’ясування призначення резолюцій та віз на документах (за зразками).

2. Визначення ролі і місця підпису в документі.

3. Виконати тестові завдання.

Тестові завдання

Варіант 1

1. Що називається документообігом?

а) Рух документів у підприємстві з моменту їх отримання до завершення виконання.

б) Загальний обсяг документів у підприємстві.

в) Рух вхідних документів у підприємстві.

2. Що потрібно зробити, якщо на конверті виявлено пошкодження?

а) Необхідно зробити відповідну позначку у поштовому реєстрі.

б) Необхідно повернути конверт відправникові.

в) Необхідно зареєструвати конверт.

3. Що називається реєстрацією документів?

а) Запис у журналі про надходження документів.

б) Запис загального обсягу документів у підприємстві.

в) Запис необхідних відомостей про документ з позначкою на них індексу та дати реєстрації.

4. Скільки разів можна реєструвати документ в установі?

а) Два рази.

б) Один раз.

в) Три рази.

5. Які структурні підрозділи підприємства відповідають за діловодство?

а) Канцелярія управління справами, секретаріати, загальні відділи.

б) Керівники підприємств та організацій та їх секретарі.

в) Начальники відділів і діловоди.

6. Що таке систематизація документів?

а) Умовне позначення, що вказує на місце складання чи зберігання документів;

б) Запис необхідних даних про документи з подальшим проставленням на них діловодного індексу, а також дати;

в) Комплектування документів у групи за певними ознаками.

7. Що називається номенклатурою справ?

а) Систематизований список заголовків справ, які заведено у підприємстві, з визначенням термінів зберігання.

б) Систематизований список усіх документів, які задіяні у документообігу підприємства.

в) Систематизований список справ переданих до архіву.

8. Які операції включає оброблення вхідної документації?

а) Первинне сортування, реєстрація, підписання, відправлення.

б) Первинне сортування, узгодження, резолюція, виконання.

в) Первинне оброблення, попередній розгляд, реєстрацію, розгляд, резолюцію, виконання, підшивку.

9. Що таке принцип пропорційності документообігу?

а) Передбачає приблизно однакове документацій не навантаження на певні структури діловодного процесу, в функції яких входить створення, вивчення, технічна обробка;

б) Створений або одержаний документ повинен мати конкретну адресу, тобто призначатися для певної мети або службової особи;

в) Документу належить перебувати в одному підрозділі служби діловодства тільки один раз.

10. За яким принципом здійснюється сортування кореспонденції у підприємстві?

а) Організаційно-розпорядчі, фінансові, для постачання та збуту, за особовим складом.

б) Листи, заяви, телеграми; які відносяться до листування за заявами; інші документи.

в) Організаційні, розпорядчі, інформаційні.

Варіант 2

1. З яких основних фаз складається документообіг?

а) Створення і завершення документів;

б) Одержання і відправлення документів;

в) Здавання в архів і знищення документів.

2. Які операції включає оброблення вихідної документації?

а) Складання проекту, узгодження, перевірка, підписання, реєстрація, відправлення.

б) Підготовка проекту, узгодження затвердження, відправлення.

в) Узгодження, реєстрація, відправлення.

3. Які існують форми реєстрації документів?

а) Централізована, децентралізована.

б) Централізована, змішана.

в) Централізована, децентралізована, змішана.

4. Які існують строки виконання документів?

а) Типові або індивідуальні.

б) Індивідуальні.

в) Змішані.

5. Що таке принцип прямоточності документообігу?

а) Передбачає приблизно однакове документацій не навантаження на певні структури діловодного процесу, в функції яких входить створення, вивчення, технічна обробка;

б) Створений або одержаний документ повинен мати конкретну адресу, тобто призначатися для певної мети або службової особи;

в) Документу належить перебувати в одному підрозділі служби діловодства тільки один раз.

6.Що таке індексація документів?

а) Умовне позначення, що вказує на місце складання чи зберігання документів;

б) Запис необхідних даних про документи з подальшим проставленням на них діловодного індексу, а також дати;

в) Комплектування документів у групи за певними ознаками.

7. Що таке автоматизована реєстрація документів?

а) Запис необхідних відомостей про документ з позначкою на них індексу та дати реєстрації.

б) Запис у журналі про надходження документів.

в) Проводиться централізовано в місцях реєстрації документів, обладнаних засобами обчислювальної техніки.

8. Коли реєструються вхідні документи?

а) В день підписання;

б) В день затвердження;

в) В день надходження.

9. В чому заключається основна мета контролю?

а) Виконання всіх зареєстрованих документів;

б) Виконання тих документів, що за дорученням керівника взяті на контроль;

в) Своєчасне і якісне виконання документів.

10. У скількох примірниках складається номенклатура справ структурного підрозділу?

а) В трьох;

б) В двох;

в) в чотирьох.

Література.

1. Блощинська В. А. Сучасне діловодство: Навчальний посібник для студентів вищих навчальних закладів , К.: 2005. – 319 с.

2. Сучасне діловодство: зразки документів, діловий етикет, інформація для ділової людини/ Уклад.: Н. Г. Горголюк, І. А. Казімірова; За ред. В. М. Бріцина. – К.: «Довіра», 2007.- 687 с.

3. Погиба Л. Г., Грибіниченко Т. О., Баган М. П. Складання ділових паперів. Практикум: Навч. Посібник. – 2-ге вид., стереотип. – К.: Либідь, 2004. – 240 с.

4. Скібіцька Л. І. Діловодство: Навчальний посібник / Уклад. Л. І. Скібіцька. – К.: Центр навчальної літератури, 2006. – 224 с.

5. Сморжанюк Т. П. Документаційне забезпечення управління: Навч. посіб. / Т. П. Сморжанюк, Т. В. Шрам, Ф. Б. Ролгальський; За ред. Ф. Б. Рогальського. – К.: Вища шк., 2007. – 254 с.

6. Собчук В. С. Основи загального діловодства. Навчальний посібник. – Луцьк: Волинська обласна друкарня, 2008. – 180 с.