Практичне заняття № 15

Тема. Довідки, доповідні, пояснюючі та службові записки

Мета: виробити практичні навички укладання довідок, доповідних та пояснюючих записок.

Обладнання: зразки документів.

Теоретичні запитання:

1. Службові довідки. Основні реквізити службових довідок із питань основної діяльності та вимоги до їх оформлення.

2. Основні реквізити службових довідок з особового складу. Створення уніфікованих форм довідок з особового складу.

3. Доповідні та пояснюючі записки. Основні реквізити доповідних і службових записок та вимоги до їх оформлення.

Практичні завдання:

1 варіант

1. Відредагуйте поданий текст документа, запишіть правильно.

Пояснююча записка

Директору Кременчуцької

загальноосвітньої школи № 18

Приймаченко Анатолію Володимировичу

від учениці 10 –А класу

Вьюницько Олени Миколаївни

Із 5 квітня до 10 жовтня я не відвідувала уроки по хворобі. Справку лікаря додаю.

11.04.2003 (підпис)

2. Констатуйте факт свого навчання, оформивши довідку з особового складу.

3. Констатуйте середньомісячну заробітну плату працівника будь-якої установи, оформивши довідку з особового складу.

4. Укласти доповідну записку на ім’я декана ______ вузу про хід виробничої практики в орендних сільськогосподарських підприємствах.

5. Написати пояснювальну записку про причину невчасного складання академзаборгованості.

6. Оформіть доповідну записку, розмістивши правильно її реквізити.

Про підготовку комп’ютерних класів до нового навчального року. Доповідна записка. Керівникові Департаменту розвитку професійної освіти м. Києва Томашенку В.В. Згідно з розпорядженням Міністерства освіти і науки України № 84 мною було перевірено стан комп’ютерних класів у ПТУ м. Києва. Встановлено, що кабінети, в яких здійснюється навчання комп’ютерної грамотності, в основному підготовлені до роботи. Всі училища укомплектовано викладачами та майстрами виробничого навчання. Одначе не всі профтехучилища мають комп’ютери, деякі з них (№ 4, 17, 38, 49) користуються друкарськими машинками. В училищах № 33, 21 меблі не відповідають сучасним вимогам і учням незручно працювати за комп’ютерами. Вважаю, що потрібно допомогти училищам придбати необхідну кількість комп’ютерів та нових меблів. Інспектор Очаренко Р.Т.

2 варіант

1. Відредагуйте поданий текст документа, запишіть правильно.

Доповідна записка

Директору Дрогобицького

Профтехучилища № 3

Буряк Петро Юрієвичу

При проходженні практики в будівельно-монтажному управлінні № 1 керівництво не видає нам прилади для безпеки зварювальних робіт.

0. (підпис)

2. Оформити довідку громадянинові____ про склад його сім’ї ЖКК (житлово-комунальною конторою м. ______ р-ну).

3. Написати текст довідки, одержуваної з місця роботи, про посаду, яку обіймає, розмір заробітної плати.

4. Укласти доповідну записку на ім’я декана ______ вузу про хід виробничої практики в судових органах міста.

5. Написати пояснювальну записку про причину відсутності студента ____ на заняттях протягом певного часу.

6. Оформити доповідну записку, додати реквізити, яких не вистачає.

Директорові заводу від начальника табору відпочинку.

За вашим дорученням мною проведена підготовка дитячого табору «Орлятко» до роботи у літній період.

Встановлено, що ремонт спальних корпусів, їдальні, медпункту з ізолятором і приміщення ігротеки, повністю завершено; ремонт басейну для дітей молодшого віку буде завершено 15 червня цього року.

До табору завезено необхідні меблі і обладнання. Укомплектовано господарський персонал.

Але до прийому дітей 05.06.2005 табір остаточно не готовий: не завершено встановлення огорожі та проведення оформлювальних робіт.

Для завершення підготовки табору до прийому дітей вважаю за доцільне направити до табору бригаду із трьох робітників – будівельника, сантехніка і електрика.

Тестові завдання:

1 варіант

1. Довідка – це документ, який:

а) містить прохання або письмове офіційне повідомлення, твердження або прохання;

б) засвідчує факти біографії або діяльності особи чи установи;

в) пояснює зміст окремих положень документа.

2. Зміст доповідної записки повинен бути:

а) докладним;

б) точним і лаконічним.

3. Яка група довідок є найчисленнішою?

а) довідки, що містять інформацію про факт та події службового характеру;

б) довідки, що засвідчують якийсь юридичний факт.

4. Текст доповідної записки поділяється на:

а) дві частини;

б) три частини;

в) чотири частини.

5. Якщо довідка виходить за межі підприємства і має фінансово-матеріальний характер, то підписує її:

а) керівник підприємства;

б) головний бухгалтер;

в) керівник підприємства і головний бухгалтер.

6. Доповідні записки, в яких керівники інформують про дохід робіт, подають:

а) регулярно;

б) періодично.

7. Коли зазначають у довідці заголовок до тексту? а) у разі потреби;

б) завжди.

8. Пояснювальна записка - :

а) документ, що містить усне або письмове офіційне повідомлення, твердження або прохання;

б) документ особистого характеру, в якому пояснюються певні дії особи (найчастіше – порушення дисципліни, не виконання роботи);

в) документ, в якому додається характеристика службових якостей особи.

9. Коли складають довідки інформаційного характеру?

а) завжди;

б) у відповідь на запитання.

10. Пояснювальна записка особистого характеру пишеться працівником:

а) на вимогу адміністрації, в деяких випадках – з ініціативи підлеглого;

б) з ініціативи підлеглого.

2 варіант

1. Доповідна записка – це документ:

а) в якому автор інформує про ситуацію, що склалася, про події та факти, що мали місце, подає звіт про виконання службових доручень, або взятих на себе зобов’язань, а також наводить свої висновки і пропозиції;

б) в якому пояснюється зміст окремих положень основного документа (плану, звіту, проекту);

в) що містить усне або письмове офіційне повідомлення, твердження або прохання.

2. На скільки груп поділяються довідки?

а) на дві;

б) на три;

в) на чотири.

3. Доповідні записки можуть готуватися:

а) як із власної ініціативи, так і за вказівкою керівництва;

б) із власної ініціативи;

в) за вказівкою керівництва.

4. Довідки видають:

а) тільки зацікавленим громадянам;

б) тільки зацікавленим установам;

в) зацікавленим громадянам і установам.

5. У першій – констатуючій частині доповідної записки:

а) наводять факти або описують ситуацію;

б) викладають пропозиції, прохання, висновки.

6. Не зазначають адресат, якщо в тексті вказано, куди пред’являтиметься видана довідка:

а) так;

б) ні.

7. Внутрішні доповідні записки:

а) подаються керівникові структурного підрозділу або установи;

б) виходять за межі підприємства.

8. Коли проставляють індекс у довідці:

а) за день до її підписання;

б) у день її підписання;

в) за два дні до її підписання.

9. У пояснювальній записці особистого характеру пояснюється:

а) порушення дисципліни, не виконання роботи працівником;

б) успіхи працівника в роботі.

10. Складанню довідки мають передувати ретельне збирання й перевірка повідомлень, зіставлення та аналіз добутих даних:

а) так;

б) ні.

Література.

1. Блощинська В. А. Сучасне діловодство: Навчальний посібник для студентів вищих навчальних закладів , К.: 2005. – 319 с.

2. Сучасне діловодство: зразки документів, діловий етикет, інформація для ділової людини/ Уклад.: Н. Г. Горголюк, І. А. Казімірова; За ред. В. М. Бріцина. – К.: «Довіра», 2007.- 687 с.

3. Погиба Л. Г., Грибіниченко Т. О., Баган М. П. Складання ділових паперів. Практикум: Навч. Посібник. – 2-ге вид., стереотип. – К.: Либідь, 2004. – 240 с.

4. Скібіцька Л. І. Діловодство: Навчальний посібник / Уклад. Л. І. Скібіцька. – К.: Центр навчальної літератури, 2006. – 224 с.

5. Сморжанюк Т. П. Документаційне забезпечення управління: Навч. посіб. / Т. П. Сморжанюк, Т. В. Шрам, Ф. Б. Ролгальський; За ред. Ф. Б. Рогальського. – К.: Вища шк., 2007. – 254 с.