2. Организация документирования основных средств

Учет наличия основных средств строится, как правило, централизованно в бухгалтерии предприятия (или в централизованной бухгалтерии).

Единицей учета основных средств является отдельный инвентарный объект, которым считается законченный объект со всеми к нему приспособлениями в соответствии с технической документацией или отдельный конструктивно обособленный предмет, который выполняет самостоятельные функции в соответствии с паспортом или другой технической документацией.

Для построения учета, обеспечения контроля и выполнения других экономических функций управления каждому инвентарному объекту присваивается инвентарный номер.

Инвентарный номер сохраняется за объектом в течение всего периода его эксплуатации на данном предприятии. Он проставляется во всех первичных документах, оформляющих наличие и движение объекта (акт приема-передачи основных средств, акт о ликвидации основных средств и т.д.).

На каждый объект основных средств на основании приемо-сдаточного акта заполняется инвентарная карточка типовой формы в одном экземпляре.

Инвентарные карточки подлежат обязательной регистрации. Совокупность карточек образует картотеку, которая со всеми инвентарными карточками обеспечивает аналитический учет основных средств [14].

Все операции, связанные с движением основных средств, оформляют первичными документами, которые обеспечивают правильность и своевременность их учета.

Поступление, внутреннее перемещение, списание, ликвидация, реализация и другие операции с основными средствами оформляют соответствующими первичными документами, перечень которых был утвержден приказом Министерства статистики Украины от 29.12.1995р. № 352 «Об утверждении типовых форм первичного учета» (табл.2.1).

Таблица 2.1

Первичные документы по учету движения основных средств

№	Название формы	Назначение
1.	ОС-1 «Акт приема-передачи (внутреннего перемещения) основных средств»	Применяется для оформления зачисления в состав основных средств отдельных объектов, для учета ввода их в эксплуатацию, для оформления внутреннего перемещения основных средств из одного подразделения предприятия в другое, для оформления передачи основных средств со склада (из запаса) в эксплуатацию, а также для исключения из состава основных средств при передаче другому предприятию.
2.	ОС-2 «Акт приемки-сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов»	Применяется для оформления приемки-сдачи основных средств из ремонта, реконструкции и модернизации. В технический паспорт соответствующего объекта основных средств должны быть внесены необходимые изменения в характеристики объекта, связанные с капитальным ремонтом, реконструкцией и модернизацией.
3.	ОС-3 «Акт на списание основных средств»	Применяется для оформления выбытия основных средств (кроме автотранспортных средств) при полном или частичном их списании.
4.	ОС-4 «Акт на списание автотранспортных средств»	Применяется для оформления списания автомобиля грузового или легкового, прицепа или полуприцепа при их ликвидации.
5.	ОС-5 «Акт N об установке, пуске и демонтаже строительной машины»	Применяется в строительно-монтажных организациях для оформления передачи, установки и пуска строительных машин и последующего их демонтажа и передачи машинопрокатной базе.
6.	ОС-6 «Инвентарная карточка учета основных средств»	Применяется для учета всех видов основных средств, а также для группового учета однотипных объектов основных средств, поступивших в эксплуатацию в одном календарном месяце, и имеющих одно и то же производственно-хозяйственное назначение, техническую характеристику и стоимость. Инвентарная карточка ведется в бухгалтерии на каждый объект или группу объектов. В случае группового учета карточка заполняется путем позиционных записей отдельных объектов основных средств.
7.	ОС-7 «Опись инвентарных карточек по учету основных средств»	Применяется для регистрации инвентарных карточек учета основных средств. Опись составляется в одном экземпляре бухгалтерией в целях контроля за хранением инвентарных карточек. Записи ведутся в разрезе классификационных групп (видов) основных средств.

Продолжение таблицы 2.1.
8.	ОС-8 «Карточка учета движения основных средств»	Применяется для учета движения основных средств по классификационным группам при ручной обработке учетной документации. Заполняется на основании данных инвентарных карточек соответствующих групп (видов) основных средств и сверяется с данными синтетического учета основных средств.
9.	ОС-9 «Инвентарный список основных средств»	Применяется для пообъектного учета основных средств по месту их нахождения (эксплуатации) по материально ответственным лицам. Данные пообъектного учета основных средств по местам их нахождения (эксплуатации) должны быть тождественны записям в инвентарных карточках учета основных средств, ведущихся в бухгалтерии.
10.	ОС-14 «Расчет амортизации основных средств»ОС 15, ОС 16	Применяются для определения суммы амортизации основных средств

Основные средства поступают на предприятие (на эксплуатацию) в результате:

- капитальных вложений;

- приобретения за плату у других предприятий и лиц;

- получения от других предприятий или лиц безвозмездно;

- внесения учредителями в счет их вкладов в уставный капитал предприятия;

- оприходования излишков основных средств, выявленных при инвентаризации;

- внутреннего перемещения [17].

Введение в эксплуатацию приобретенных основных средств осуществляется комиссией, назначенной для этой цели приказом или распоряжением руководителя предприятия. Как правило, на предприятии действуют постоянные комиссии, в состав которых входят главный механик, специалист по строительству, инженер по технике безопасности, бухгалтера, материально-ответственное лицо, которому передается в эксплуатацию объект основных средств.

Введение в действие объектов основных средств, а также их покупку комиссия оформляет «Актом приема-передачи (внутреннего перемещения) основных средств» в единственном экземпляре на каждый объект. Составление общего акта на несколько объектов, получаемых допускается только в отношении хозяйственного инвентаря, инструментов, оборудования, если эти объекты однотипны, имеют одинаковую стоимость, получаемые одновременно и под ответственность одного и того же лица.

Акт является единственным первоначальным бухгалтерским документом, в котором указывается состав комиссии, тщательная характеристика объекта, источник приобретения (строительства), год постройки или выпуска заводом, дата ввода в эксплуатацию, краткая техническая информация и результаты испытания, его соответствие техническим условиям, заключение комиссии. Указывается также, кто принял; необходимая информация для начисления износа. В том случае, когда на предприятие поступают основные средства, бывшие в эксплуатации, в акте приема-передачи указываются суммы износа [18].

Полностью оформленный акт вместе с приложенной технической документацией после утверждения руководителем предприятия предоставляется в бухгалтерию.

Введение в действие некоторых объектов требует составления специальных актов государственного принятия.

Принятие законченных работ по достройке и дооборудованию объекта, выполняется в порядке капитальных вложений и увеличивает его остаточную стоимость, оформляется «Актом приема-сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов». Если ремонт, реконструкцию и модернизацию выполняет другое предприятие, акт составляют в двух экземплярах. Второй экземпляр предоставляют предприятию, которое выполнило капитальный ремонт, реконструкцию и модернизацию.

Бухгалтерия на основе этих документов открывает инвентарную карточку, присваивает объекту инвентарный номер, который после этого проставляет в «Акте приема-передачи». Инвентарные карточки является гарантом для ведения аналитического учета основных средств. При размещении в одном здании нескольких составляющих подразделений предприятия, по которому расходы учитываются отдельно, надо открыть также справочные инвентарные карточки с пометкой для начисления амортизации, отдельно по каждому виду расходов в соответствии с утвержденным распределением площади и остаточной стоимости инвентарного объекта между соответствующими пользователями.

Техническая документация инвентарного объекта, после открытия на него инвентарной карточки (записи в книгу) в бухгалтерии не остается, а передается под расписку в соответствующее подразделение предприятия. Заполненные инвентарные карточки регистрируются в описаниях, которые ведутся бухгалтерией в одном экземпляре по классификационным группам объектов основных средств.

Учет объектов основных средств по месту их нахождения (эксплуатации, хранения) осуществляется в инвентарном списке в разрезе лиц, ответственных за их хранение. Предприятиям можно вести учет объектов по месту их нахождения на инвентарных карточках, которые в таком случае выписываются бухгалтерией в двух экземплярах - второй экземпляр предоставляется по городу нахождения объектов. При перемещении объекта этот экземпляр вместе с накладной на перемещение передается по новому местонахождению. Накладная на внутреннее перемещение основных средств из одного подразделения в другое составляется в двух экземплярах рабочими подразделения, передает. Первый экземпляр передается в бухгалтерию, а второй остается в подразделении, передает. Аналогичная накладная выписывается при передаче основных средств в эксплуатацию из запаса.

Основные средства отражаются по дебету счета 10 «Основные средства» в момент их поступления на предприятие, но только в случае, если объект основных средств:

• не требует монтажа;

• вводится в эксплуатацию сразу же после поступления на предприятие.

Рассмотрим корреспонденцию счетов по учету приобретенных основых средств (табл. 2.2).

Таблица 2.2

Корреспонденция счетов по учету приобретенных основных средств

№	Содержание хозяйственной операции	Корреспонденция счетов
		Дебет	Кредит
1	Получен и введен в эксплуатацию предварительно оплаченный объект основных средств, не требующий монтажа	101-109	631
2	Получен от подотчетного лица и введен в эксплуатацию объект основных средств, не требующий монтажа	101-109	372
3	Получен и введен в эксплуатацию предварительно оплаченный объект основных средств, не требующий монтажа, в качестве возмещения причиненного ущерба	101-109	375
4	Введен в эксплуатацию объект основных средств, не требующий монтажа, полученный от члена кредитного союза в погашение ссуды	101-109	376
5	Введен в эксплуатацию объект основных средств, не требующий монтажа, который возвращен по совместной деятельности	101-109	377
6	Введен в эксплуатацию объект основных средств, не требующий монтажа, полученный как паевой взнос от членов потребительского общества, жилищного строительного коллектива, кредитного союза или других аналогичных предприятий	101-109	41,46

Если объект основных средств не соответствует указанным требованиям, то для отражения поступления основных средств используется счет 15 «Капитальные инвестиции».

Капитальные инвестиции - это расходы, понесенные предприятием в связи с приобретением основных средств. Практически во всех случаях расходы на приобретение или изготовление основных средств накапливаются по дебету счета 15 «Капитальные инвестиции» по кредитам расходных счетов (в т.ч. авансовые платежи для финансирования капитального строительства), а при вводе в эксплуатацию объекта основных средств эти расходы списываются в дебет счета 10 проводкой: Дебет 10 «Основные средства» - Кредит 15 «Капитальные инвестиции».

Первоначальной стоимостью основных средств, внесенных в уставный капитал предприятия, признается согласованная учредителями (участниками) предприятия их справедливая стоимость [19].

Безвозмездное получение основных средств отражается как увеличение дополнительного капитала предприятия по кредиту счета 424 «Безвозмездно полученные необоротные активы». Когда актив обеспечивает экономические выгоды, то в течение периода их получения сумма начисленного износа признается доходом и на эту сумму уменьшается размер дополнительного капитала.

Объект основных средств может быть приобретен в результате обмена на другой и актив. Себестоимость такого основного средства оценивается по справедливой стоимости полученного актива, равна справедливой стоимости переданного актива с поправкой на любую сумму денег или денежных активов, которая была передана.

Рассмотрим корреспонденцию счетов при обмене неподобными активами, которые имеют одинаковую справедливую стоимость (табл.2.3)

Таблица 2.3

Корреспонденция счетов по учету основных средств, полученных в результате обмена на неподобные активы

№	Содержание хозяйственной операции	Корреспонденция счетов
		Дебет	Кредит
1	Передача основных средств другому предприятию	361	4
2	Возникновения налогового обязательства	742	641
3	Списание остаточной стоимости основных средств	972	10
4	Получение основных средств	15	631
5	Отражен налоговый кредит	641	631
6	Введено основных средств в эксплуатацию	10	15
7	Проведен взаимозачет задолженностей	631	361

Если остаточная стоимость переданного объекта превышает его справедливую стоимость, то объект оценивается по справедливой стоимости. Разница между справедливой и остаточной стоимостью объекта включается в состав расходов отчетного периода.

Рассмотрим корреспонденцию счетов, при обмене основных средств на подобные активы (табл. 2.4).

Таблица 2.4

Корреспонденция счетов по учету основных средств, полученных в результате обмена на подобные активы

№	Содержание хозяйственной операции	Корреспонденция счетов
		Дебет	Кредит
1	Передача основных средств другому предприятию	361	10
2	Возникновения налогового обязательства	361	641
3	Оприходования объекта по справедливой стоимости	15	631
4	Отражен налоговый кредит	641	631
5	Введено объект основных средств в эксплуатацию	10	15
6	Проведен взаимозачет задолженностей	631	361
7	Отражена разница между остаточной и справедливой стоимостью объекта основных средств	977	361

Выбытие основных средств может происходить вследствие:

- продажи;

- ликвидации;

- бесплатной передачи другим предприятиям;

- обмена на другие активы;

- вклада в уставный капитал других предприятий. Если в течение перемещения основных средств происходит разборка его фундамента или любой части объекта или демонтаж объекта, то такая операция оформляется «Актом на списание основных средств». Расходы на новом месте в таком случае производятся за счет средств финансирования капитальных вложений и прибавляются к балансовой стоимости.

При безвозмездной передаче основных средств другому предприятию, продажи другим организациям, на каждый инвентарный объект составляется «Акт приема-передачи основных средств». Отпуск объекта основных средств в порядке реализации оформляется товарно-транспортной накладной (счет-фактура), в которой в бухгалтерии указывают первоначальную или восстановленную стоимость объекта, начисленный за время эксплуатации износ, отпускную цену, НДС и тому подобное. В необходимых случаях к ней может быть добавлена техническая и другая документация.

Для списания негодных объектов основных средств, аналогично как и для приема, составляется специальная комиссия. На объект списания комиссия составляет «Акт на списание основных средств». А при списании грузового или легкового автомобиля, прицепа или пол прицепа - «Акт на списание автотранспортных средств». В акте указывается название объекта, его инвентарный номер, дата ввода в эксплуатацию, место эксплуатации, первоначальная стоимость, сумма начисленного износа за период эксплуатации, обоснование необходимости списания с баланса, а также определяются затраты на ликвидацию объекта и стоимость материалов, должны быть оприходованы после осуществления операции и делается расчет результатов от ликвидации.

При составлении акта на списание автотранспортных средств, кроме того указывается пробег автомобиля, а при списании основных средств, выбывающих в результате аварии, к акту прилагают копию акта об аварии, а также объясняют причины, вызвавшие аварию, и указывают меры, которые были приняты в отношении виновных лиц.

Акт на списание составляется в двух экземплярах. После утверждения руководителем предприятия первый экземпляр акта передается в бухгалтерию, второй остается у материально ответственного лица и является основой для сдачи на склад остатков материалов в результате списания.

Для получения аналитических данных о наличии и движении основных средств по их классификационным признакам в бухгалтерии по итоговая данным записей за отчетный месяц в Инвентарных карточках (книгах) заполняется Карточка учета движения основных средств. Эти карточки ведутся отдельно по каждой отраслевой группе и признаку использования основных средств, а по отраслевой группе основной деятельности предприятия, - кроме того, по видам основных средств.

На принятые в аренду отдельные объекты основных средств инвентарные карточки не открываются. Реестром аналитического учета у арендатора является полученная от арендодателя копия инвентарной карточки, которая хранится в бухгалтерии арендодателя отдельно.

На предприятиях с небольшим количеством инвентарных объектов учет основных средств может быть организован в инвентарной книге или ведомости.

В случае частичной ликвидации объекта основных средств его первоначальная (переоцененная) стоимость и износ уменьшаются соответственно на сумму первоначальной (переоцененной) стоимости и износа ликвидированной части объекта

Операция продажи основных средств предусматривает получение дохода за проданный объект. Доход от реализации основных средств отражается по кредиту субсчета 742 «Доход от реализации необоротных активов».

По дебету этого субсчета отражается сумма косвенных налогов (в т.ч. НДС) на сумму первоначальной стоимости и износа ликвидированной части объекта. Остаточная стоимость ликвидируемого объекта, а также расходы, связанные с их ликвидацией, отражаются в учете на счете 976 «Списание необоротных активов».

Если при ликвидации объекта основных средств приходуются материальные ценности, то в учете признается доход, который отражается по кредиту счета 746 «Прочие доходы от обычной деятельности». На остаточную стоимость объекта основных средств, ликвидируется в соответствии с Законом Украины «О налоге на добавленную стоимость», начисляется налоговое обязательство по НДС.

При безвозмездной передаче объекта основных средств другому предприятию доход равен нулю, а остаточная стоимость объекта основных средств и расходы, связанные с такой передачей, отражаются по дебету субсчета 976 «Списание необоротных активов». На остаточную стоимость объекта основных средств, безвозмездно передается другому предприятию, в соответствии с Законом Украины «О налоге на добавленную стоимость», начисляется налоговое обязательство по НДС.

Первоначальной стоимостью основных средств, внесенных в уставный капитал приятия, признается согласованная учредителями (участниками) предприятия их справедливая стоимость.

Таким образом, получение своевременной, полной и достоверной информации о хозяйственных процессах, происходящих на предприятии, имеет большое значение для управления производством. Основным источником такой информации является документирование хозяйственных операций. Первичные документы должны содержать достаточно информации, характеризующей объект и должны быть основанием для проведения записей в бухгалтерском учете. В то же время документы должны служить юридическим основанием для доказательства наличия объектов и осуществления различного рода операций с ними.