2. Перевірка правильності документального оформлення руху запасів

Усі запаси суб'єкта господарю­вання можуть бути поділені на дві основні групи: власні запаси і за­паси, які не є власністю підпри­ємства. Кожна із зазначених груп, у свою чергу, поділяється на види запасів.

Власні запаси підприємства об­ліковуються па балансових рахун­ках. Щодо запасів, які не є влас­ністю підприємства, то до запасів підприємства, у якого вони пере­бувають, вони не включаються.

Для накопичення інформації про власні запаси та відображен­ня операцій за ними використо­вується другий клас Плану рахун­ків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов'язань і госпо­дарських операцій підприємств і організацій, затвердженого нака­зом Мінфіну України від 30.11.99 №291, рахунки з 20 по 28 з відпо­відними субрахунками.

Облік запасів, які не є власністю підприємства, ведеться поза балансом підприємства. Для об­ліку таких запасів призначено ра­хунки 02 «Активи на відповідаль­ному зберіганні» класу 0 «Позаба­лансові рахунки».

Придбані (отримані) або ви­роблені запаси зараховуються на баланс підприємства за первіс­ною вартістю, яка складається з фактичних витрат відповідно до вимог п.9 - 13 П БО 9 «Запаси».

Під час перевірки аудитору необхідно з’ясувати:

• як обліковується надходження і витрачання запасів на складах та інших об’єктах;

• чи не було фактів не оприбуткування запасів, що надійшли;

• чи не списувались у витрати запаси понад встановлені норми;

• чи відповідає фактичне списання запасів документальним даним;

• чи не приховувались нестачі запасів різними необґрунтованими бухгалтерськими проводками.

Важливий спосіб аудиторської перевірки - порівняння даних прибутково-видаткових документів з даними інших документів, які фіксують ці самі операції, але в інших аспектах. Його застосовують тоді, коли є підозра, що під час здійснення деяких операцій були допущені помилки, а документально ці операції зафіксовано правильно.

При перевірці документів здійснюється взаємна звірка господарських договорів, накладних, рахунків-фактур та прибуткових ордерів на предмет оприбуткування. Найбільш поширеною помилкою, при цьому зустрічається в обліку є оприбуткування невідфактурованих поставок та відпуск таких матеріалів у виробництво. Потім за даними журналу № 5 здійснюється перевірка правильності відображення в облікових регістрах оприбуткованих матеріалів.

Порівняння кількісних показників оригіналів рахунків-фактур. Сертифікатів і специфікації постачальника, а також приймальних актів дозволяє встановити. Чи всі запаси оприбутковані за актами приймання. По деяких видах запасів для вірного кількісного оприбуткування вимагаються дані лабораторного аналізу про вологість, сортність.

Зустрічна перевірка документів, що відображають надходження запасів, з документами постачальника дає можливість виявити факти не оприбуткування запасів, відпущених підприємству, або оприбуткування їх в меншій кількості.

Використовуються також такі прийоми і способи, як зіставлення даних, що відображають надходження та витрачання матеріальних цінностей, з даними документів, якими оформлені інші операції, обумовлені першою операцією; даних про переміщення МЦ - з даними про тару, в якій вони перевозились; даних бухгалтерського обліку - з даними оперативного обліку; перевірка фактичного виконання робіт у натуральних показниках, оплачених за грошовими документами; перевірка об'єктивної можливості виконання операцій, відображених у документах.

Безпосередній огляд бухгалтерських документів здійснюється для перевірки правильності арифметичних підрахунків у них, їх правильного оформлення. Зіставлення даних бухгалтерського обліку з даними оперативного обліку використовується для вивчення господарських операцій. Дані оперативного обліку не можуть бути основою для облікових записів, тому бухгалтери й аудитори їх не використовують. За документами оперативної звітності можна визначити справжній характер та обсяг операцій, пов'язаних з матеріальними цінностями. Однак це не може бути достовірною інформацією для висновку аудитора. Вони лише допомагають вибрати правильний напрямок дослідження.

З метою перевірки достовірності відображення руху запасів в бухгалтерському обліку аудитору бажано скласти відомість руху запасів за їх видами з виведенням залишку запасів на момент інвентаризації і зіставити дані залишку відомості руху запасів з фактичною наявністю запасів. У разі перевищення даних залишків з даними інвентаризації можна зробити висновок, що запаси при надходженні не оприбутковувались. У деяких випадках за даними бухгалтерського обліку не проводиться списання запасів. Тому, перевіряючи факти списання, аудитор повинен звернути увагу чи використовувались дані запаси у технологічному процесі та якими є норми їх витрачання для виготовлення одиниці продукції.

Слід звернути увагу на те, що на рахунках обліку запасів (бо во­ни є активними рахунками бух­галтерського обліку) не може бу­ти кредитового сальдо. Замість кредитового залишку у таких ви­падках може бути запис за дебе­том рахунку зі знаком «—» або червоним кольором.

У бухгалтерському обліку від'ємні залишки розглядаються як надлишки, оскільки фактично наявних запасів більше, ніж свід­чать дані бухгалтерського обліку.

Для перевіряючих не може бути сигналом не лише про проблеми в обліку такого підприємства, а й про можливі зловживання на під­приємстві. А тому у таких випадках треба негайно організувати проведення інвентаризації на підприємстві.

Головними причинами появи від'ємних залишків на рахунках обліку запасів можуть бути:

• списання у виробництво за­пасів, які попередньо не були оприбутковані;

• помилка у бухгалтерському обліку: у виробництво списано матеріал іншої номенклатури, кількість якого дорівнювала ну­лю, механічна помилка, непра­вильна типова проводка у бух­галтерській програмі, непра­вильно обрана аналітична озна­ка під час формування первин­ного документа у бухгалтерській програмі тощо.

При дослідженні внутрішніх нормативних та загальних документів аудитор визначає питання, на яких необхідно загострити свою увагу при подальшому вивченні інформації. Так, якщо в результаті дослідження аудитор дійшов висновку, що окремий вид сировини є дефіцитним, то виникає необхідність прослідкувати його рух та визначитися, чи не допускалися випадки його недовкладення або підміни іншим із зниженням якості виготовленої продукції.