Организация единого документооборота
9.1. Роль первичного учета в управлении предприятием
это
единый, повторяющийся во времени,
организованный процесс сбора, измерения,
регистрации, накапливания, хранения
информации, а в условиях системы
управления – ее передачи и первоначальной
обработки
При этом под первоначальной обработкой информации понимается дифференцированное накапливание количественных данных по заданному комплексу признаков, характеризующих хозяйственные операции, производственные явления и процессы.
Поэтому первичный учет должен функционировать в качестве единой подсистемы для решения всех задач управления предприятием. Он является базой формирования исходной первичной информации. Более того, в отдельных промышленных производствах первичный учет находится в сопряжении (во взаимосвязи) с параметрами ведения технологического процесса.
Отклонения отдельных параметров технологического процесса корректируются на основе информации, полученной на начальной стадии первичного учета. Следовательно, первичный учет выполняет не только начальную стадию восприятия, измерение и регистрацию хозяйственных операций, характеризующих определенные процессы и явления на отдельных этапах производства, но и контрольные функции, заключающиеся в выявлении отклонений в момент их возникновения. При этом отклонения регистрируются по локальным факторам (измерения и изменения температуры, среды, давления и т. п.).
При ориентации на широкое использование периферийной техники, персональных компьютеров, средств связи, автоматизированных рабочих мест бухгалтера-аналитика возможно создать научно обоснованную организацию первичного учета, которая будет содействовать совершенствованию системы управления в условиях рыночной экономики.
9.2. Организация единого документооборота
Рациональная организация бухгалтерского (финансового, управленческого) учета немыслима без установления схемы документирования операций, составленной на основе изучения объектов учета, хозяйственного и производственного процессов и управления на данном предприятии.
Функционирование единого документооборота на предприятии обеспечивают:
оперативный контроль и диспетчеризацию хода производства;
разработку каждой задачи производства и полную увязку всех задач учета между собой и с задачами оперативно-календарного планирования;
учет выработки и начисления заработной платы;
контроль за правильным использованием материальных ценностей в производстве;
учет незавершенного производства;
закрепление за должностными лицами подразделений функций по оформлению учетной документации или сбору информации с машинных устройств, повышение персональной ответственности за правильность оформления и полноту сбора информации.
Процесс документооборота регулируется графиком, который составляет главный бухгалтер и утверждает руководитель предприятия.
График должен устанавливать на предприятии рациональный документооборот, т.е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определять минимальный срок его нахождения в подразделении. График документооборота должен способствовать улучшению всей учетной работы на предприятии, повышению контрольных функций бухгалтерии.
График может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. Каждому исполнителю вручается выписка из графика документооборота, в ней перечисляются исполнители, документы, сроки их представления и подразделения предприятия, куда представляются документы.
Работники предприятия, которые имеют дело с прохождением учетной документации, создают и представляют документы, связанные с их деятельностью, в соответствии с графиком.
Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов и их передачу несут лица, составившие документ. Контроль за процессом документооборота на предприятии осуществляет главный бухгалтер.
В условиях рыночной экономики большое значение имеет охрана экономической информации, содержащейся в документах, от конкурентов. Для ее защиты необходимо разработать и соблюдать схему движения охраняемой информации.
Руководители предприятия должны предусмотреть в контрактах, соглашениях и договорах четко выраженные письменные обязательства сотрудников о неразглашении коммерческой тайны, продумать организацию движения информационных потоков в документообороте, определить степень их секретности, предусмотреть вопросы защиты коммерческой тайны в документах.
В настоящее время законодательство РФ предусматривает ответственность главного бухгалтера за разглашение коммерческой информации предприятия.
Переход на компьютерную форму организации бухгалтерского учета выдвигает задачи защиты информации от чужого вторжения. К средствам защиты относят идентификацию субъектов и объектов, разграничение доступа к информации на компьютере, регистрацию действий.
В процедуре идентификации используются ключи, пароли, средства анализа индивидуальных характеристик (голос, отпечатки пальцев и др.). Только идентифицировав себя, сотрудник получает доступ к вычислительной системе, где необходимо предусмотреть три уровня зашиты: аппаратуры, программного обеспечения и данных.
Использование средств контроля за доступом к бухгалтерской информации позволяет эффективно противодействовать несанкционированному вторжению в базу данных учета и отчетности. В связи с этим на практике необходимо использовать не только средства контроля за доступом к коммерческой информации, но и средства регистрации, позволяющие обнаружить уже совершенные действия или их попытки по проникновению в учетные данные.
К коммерческой информации, от которой во многом зависит экономическое будущее предприятия и которую необходимо охранять, относятся:
список клиентов, поставщиков, покупателей;
сведения о заключенных контрактах, договорах или намерения по их заключению;
планы продажи продукции или товаров;
система мероприятий по маркетингу;
анализ конкурентоспособности и платежеспособности;
заработная плата работников и др.