Управление временным ресурсом: принцип Парето
Суть принципа, сформулированного итальянским экономистом Вильфредо Парето, заключается в том, что внутри данной какой-либо группы или множества групп отдельные малые ее части обнаруживают намного большую значимость, чем это соответствует их удельному весу в группе. Например:
20% клиентов (товаров) дают 80% оборота или прибыли, а остальные 80% клиентов (товаров) приносят 20 % оборота или прибыли;
20% ошибок обуславливают 80% потерь и оставшиеся 80% ошибок обуславливают 20% потерь;
20% исходных продуктов определяют 80% стоимости готового изделия и 80% исходных продуктов определяют 20% стоимости готового изделия;
Поэтому в связи с принципом Парето отмечают «соответствие 80 : 20».
В процессе работы менеджера за первые 20% расходуемого времени достигается 80% результатов, а остальные 80% затраченного времени приносят лишь 20% общего итога. Следовательно, менеджеру не целесообразно браться сначала за легкие дела. Необходимо приступать к решению вопросов, сообразуясь с их значением.
Принцип эффективности (или как его еще называют, принцип оптимальности) Парето имеет важные для нашей деятельности следствия, с которыми следует примириться, а именно:
Большая часть наших усилий не даст нам желаемого результата
То, что мы стремимся получить и то, что мы получаем в итоге, всегда несколько отличается – поскольку в действие вступают скрытые факторы
То, что мы видим и то, что является в действительности, не всегда совпадает. Всегда стоит учитывать поправку на случайные факторы
Лишь единичные действия обеспечивают высокие результаты
Большая часть действий (неважно коллективных или индивидуальных) – простая трата времени. Они не делают вклада в наши цели и это важно понимать.
Управление временным ресурсом: принцип Эйзенхауэра
Матрица Эйзенхауэра, или Принцип Эйзенхауэра, или Метод Эйзенхауэра - техника тайм менеджмента для расстановки приоритетов. Ее использование позволяет выделить важные и существенные дела и решить, что делать с остальными. Считается, что именно 34 президент США Дуайт Эйзенхауэр предложил ее и сделал стандартом своей работы. Эйзенхауэр выделил следующие 4 категории дел по критериям – важности и срочности. - Задачи А. Важные и срочные. Например, критические ситуации, проекты с «горящим» сроком. Задачи такого типа необходимо выполнять без промедления. - Задачи В. Важные и несрочные. Например, стратегическое планирование в бизнесе, личностное развитие. Для задач данного типа необходимо устанавливать временные рамки. - Задачи С. Неважные и срочные. Например, спонтанные просьбы или поручения «сделать что-то сейчас и быстро», не относящиеся к вашим непосредственным обязанностям и т.п. По возможности от таких просьб следует отказываться или перепоручать. - Задачи D. Неважные и несрочные. Это мелочи, отнимающие время (перекуры, «пустая болтовня», «болтовня» по телефону, просмотр сериалов и др. поглотители времени). Необходимо стремиться устранить такие дела навсегда из своей жизни.
Рисунок 1 – Матрица задач
Дела, которые не являются ни важными, ни срочными не должны отвлекать внимание руководителя, стол которого и так завален бумагами. Иногда это требует определенного риска, но такие дела следует сразу отправлять в корзину для бумаг.
Самая большая опасность для менеджера заключается в том, что он дает о себя увлечь срочностью задач и тратит свое время на выполнение С-задач, в то время как В-задачи (а иногда даже А-задачи) остаются невыполненными. Отсюда основательный анализ стоящих перед менеджером задач является хорошей базой для определения действительных приоритетов.
Управление временным ресурсом: правила экономии времени
Правила экономии времени:
Придумай себе стимулы.
Мы лучше делаем то, что нам хочется делать. Такие дела, как правило, выдвигаем вперед тех, которые нам нужно сделать. Отсюда задача – как-то превратить свои занятия из «надо» в «хочется» и продуктивность вашей деятельности повысится почти автоматически.
Научись говорить «нет».
Если вы не научитесь этому, то окажетесь вовлеченными в такие дела, которыми вы никогда не занялись бы по своей воле. Часть вашей программы самодисциплины и экономии времени именно и должна состоять из того, чтобы отделять второстепенное от главного.
Воспитывайте уважение к своему времени.
Приобретите привычку мысленно давать вашему времени какую-то оценку, и вы станете по-новому относиться к нему.
Приступайте к делу сразу же.
Прежде чем приняться за работу, множество людей приводят в порядок свои столы, чинят все карандаши, какие только попадаются на глаза, глядят в окна, погружаются в газетный кроссворд, пробегают спортивный отчет, а потом удивляются, куда девалось время! Раз вы знаете, что надо делать, берите за дело сразу же. Тут нельзя дать никаких советов. Никто, кроме вас самого, не сможет помочь вам избавиться от привычки мешкать с делами. Принимайтесь за них сразу же!
Фильтруйте информацию, останавливайтесь лишь на том, что действительно полезно. Помните, что социальные сети, бесцельное блуждание по Интернет-просторам убивает в Вас профессионала, в пустую растрачивая Ваше драгоценное время. Есть смысл также составить для себя рейтинг никчемных дел.
Автоматизируйте рутинные дела. В этом Вам на помощь придут информационные технологии. Так Вы сможете быстро найти работу и сделать ее, при этом упростив многие этапы.
Забудьте о многозадачности! Переходите к новой задаче по окончанию предыдущей, иначе качество работы снизится, как и Ваша скорость. Кстати, только Моцарту удавалось одновременно работать над тремя различными композициями. Тогда как его коллеги Гайдн, Бах и Верди подолгу размышляли только над одним произведением.
Замечено, что домашняя обстановка способствует расслаблению, снижая при этом продуктивность. Вы онлайн-работник? Арендованный офис поможет стократно увеличить производительность.
Начинайте день с «лягушки на завтрак» - выполненное с утра неприятное и сложное дело даст заряд энергии на весь день, а также избавит Вас от тяжкого эмоционального груза.
Используйте слово «нет» для экономии времени – научитесь отказывать людям, не входящим в число избранных.
Упорядочьте бумаги и документы, все ненужное отправляйте в корзину. В работе используйте только наиболее эффективные инструменты.
Отдых позволяет восстановить силы, поэтому отдыхая, Вы продолжаете действовать согласно принципам тайм-менеджмента!