Глава 8

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕННАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ

I. Общая характеристика

Делопроизводственная документация образует сложную систе­му исторических источников, созданных в процессе деятельности аппарата управления. Содержание документов и конкретный со­став документации определялись функциями учреждений, органи­заций и предприятий, в которых они возникли, и целями, которые стояли перед их авторами. В то же время принципиальное сходст­во задач организации управления обусловило формирование ком­плексов делопроизводственной документации, выработку основ­ных разновидностей и вариантов документов. Знание правил веде­ния и оформления дел позволяет верно понять и оценить значение информации, зафиксированной в документах делопроизводства.

Часто интересующая исследователя информация содержится в нескольких источниках; нередко это разновидности и варианты документа. Например, наряду с окончательным вариантом офици­ального письма принято сохранять его проекты. Ясно, что иссле­дователь, которому удалось обнаружить несколько источников, содержащих сведения по одному вопросу, потенциально распола­гает возможностью получить более полную информацию об объек­те изучения. Но, чтобы реализовать эту возможность, необходимо знать о свойствах и отличительных особенностях разновидностей и вариантов документов.

Для второй половины XIX —XX вв. принято выделять три ос­новных комплекса делопроизводственной документации: 1) доку­ментацию государственных учреждений (XIX —XX вв.); 2) докумен­тацию частновладельческих предприятий (XIX —20-е гг. и 90-е гг. XX в.); 3) документацию общественных организаций и политичес­ких партий (XIX —XX вв.).

Необходимость в использовании значительной части информа­ции документов на протяжении длительного времени привела к созданию специальных хранилищ — архивов. Лишь небольшая часть делопроизводственных документов опубликована. Поэтому работа историка с материалами делопроизводства базируется глав­ным образом на документации, отложившейся в архивах. Сущест­вование закономерностей, обусловивших ее современный состав и место хранения, намечает пути поиска в архивах источников по определенным темам.

256

Основные разновидности и варианты

В зависимости от целевого назначения и формуляра документа выделяют их разновидности, которые могут быть объединены в следующие группы: 1) нормативные документы (учреждения, по­ложения, уставы, стандарты, инструкции, номенклатуры дел и т.п.); 2) протокольная документация (журналы, протоколы, сте­нограммы); 3) деловая переписка (предписания, официальные письма, докладные записки и др.); 4) материалы учета докумен­тов (регистрационные картотеки, разного рода реестры, журналы и книги входящих и исходящих документов); 5) отчетные доку­менты (отчеты, доклады, балансы и т.д.).

Нормы, определявшие состав и порядок ведения делопрои­зводственной документации в учреждениях и предприятиях Рос­сийской империи, нередко содержали законодательные акты. Например, «Общим учреждением министерств» (1811 г.) устанав­ливался единый порядок ведения документации в центральных го­сударственных учреждениях империи. В высочайше утвержден­ном мнении Государственного совета «О товариществах по участ­кам или компаниях на акциях» (1836 г.) были указаны докумен­ты, обязательные для создания и деятельности этой категории частновладельческих предприятий. Устав о промышленном труде (1913 г.) Свода законов Российской империи включал совокуп­ность законодательно закрепленных норм, определявших взаимо­отношения предпринимателей и рабочих в начале XX в., в том числе требование на каждой фабрике и каждом заводе вести по установленной форме перечисленные в законе документы.

Состав и порядок ведения делопроизводства в отдельных уч­реждениях и предприятиях в Российской империи регламентиро­вали сепаратные законодательные акты.' Например, 17 августа 1915 г. император Николай II подписал закон об образовании че­тырех Особых совещаний: по обороне государства, топливу, про­довольствию и перевозкам. В тот же день им были утверждены сепаратные законодательные акты — положения о каждом из Особых совещаний. В «Положении об Особом совещании для об­суждения и объединения мероприятий по обороне государства», учрежденном под председательством военного министра, в част­ности, было определено: «Управление делами Особого совещания возлагается на начальника канцелярии военного министерства или на особое лицо, по назначению председателя Совещания, а дело­производство — на означенную канцелярию и на особо назначен­ных председателем Совещания лиц. Необходимые на делопрои­зводство денежные средства отпускаются в мере действительной надобности. Обо всех заседаниях Особого совещания составляют­ся журналы, с указанием мнения большинства и тех особых мне­ний, которые несогласные с большинством члены Совещания по-

9 - 394 257

желают занести в журнал. На журнале отмечается и принятое председателем решение по обсужденному вопросу».

Аналогичным образом нормировалось документирование дея­тельности крупных частновладельческих предприятий, организо­ванных в форме акционерных компаний. Устав компании вследст­вие его утверждения императором был сепаратным законодатель­ным актом. Дополняя общий закон, в котором определялись пра­вила документального оформления: процедуры учреждения акцио­нерных компаний; деятельности их высших органов — собраний акционеров; составления, проверки, утверждения и публикации отчетов — уставы подробно регламентировали вопросы компетен­ции правления, руководившего делами компании в периоды между собраниями акционеров. Обычно в обязанность правления входи­ло: ведение в соответствии с коммерческими правилами бухгалте­рии, кассы, письмоводительства, составление отчетов, баланса, сметы, плана действий, сношение с присутственными местами и т.п. Вся работа правления отражалась в протоколах его заседаний.

В СССР были разработаны общегосударственные стандар­ты, в которых зафиксированы обязательные требования к содер­жанию и формам документов, создававшихся в государственных учреждениях, предприятиях, организациях. Задачи, структура, методы работы конкретных учреждений, предприятий, организа­ций указывались в положениях о них, утверждавшихся вышесто­ящими органами государственной власти и управления.

Правила ведения делопроизводства в организациях и выбор­ных органах КПСС, ВЛКСМ, профессиональных союзов опреде­лялись их уставами и специальными инструкциями. Например, согласно «Инструкции о делопроизводстве в организациях и вы­борных органах КПСС», утвержденной Объединенным пленумом ЦК и ЦКК КПСС 31 января 1991 г. и размноженной тиражом 500 тысяч экземпляров, документами организаций и выборных органов партии являлись: «постановления и резолюции, протоко­лы и стенограммы, находящиеся в делопроизводстве и текущем архиве зарегистрированные материалы». На основании Устава КПСС и Инструкции ЦК и ЦКК о делопроизводстве выборные органы самостоятельно разрабатывали правила и методические ре­комендации документационного обеспечения своей деятельности. По окончании календарного года исполненные документы, сфор­мированные в соответствии с архивными правилами в дела, сдава­лись по акту в службу делопроизводства, образуя в ее составе те­кущий архив.

В государственных учреждениях, организациях, предприятиях СССР, в организациях и выборных органах КПСС, обществен­ных организациях были созданы периодически обновлявшиеся но­менклатуры дел, т.е. перечни обязательных документов с указа­нием срока их хранения. Документы длительного или постоянно­го срока хранения поступали в архивы. Так уже в делопроизвод-

258

стве осуществлялась селекция документов, предопределившая ве­роятность сохранения одних категорий источников и уничтожения других.

Протокольная документация играла чрезвычайно важную роль в системе делопроизводства. Она была обусловлена коллеги­альной формой обсуждения дел в государственных учреждениях XIX —XX вв., коллективным принятием решений акционерами компаний, членами выборных органов партийных и общественных организаций. Протокольная делопроизводственная документация представлена тремя основными разновидностями документов: журналами, протоколами и стенограммами.

Журналы представляли собой традиционную форму фиксиро­вания прений в государственных учреждениях Российской импе­рии. Журналы номеровались. Перед основным текстом указыва­лись: название учреждения, в котором он составлен; дата заседа­ния; его председатель и участники. Различались журналы общие и особые. Первые содержали материалы обсуждения в одном за­седании нескольких вопросов. Вторые посвящались существенно­му вопросу, как правило, более важному и сложному.

Основной текст журнала обычно состоял из трех частей. Структурно они могли не выделяться, но логика составления до­кумента определяла последовательность расположения материала. Поскольку делопроизводство велось письменно, в первой части излагалось содержание инициативного документа, послужившего причиной и предметом обсуждения. Во второй — приводились мнения участников заседания. Важно иметь в виду, что в журна­лах фиксировалось не содержание каждого конкретного выступ­ления, а давалось обобщенное изложение мнений одной или двух (редко более) групп выступавших. В третьей части формулирова­лось решение по обсуждавшемуся вопросу. Например, в журна­лах Особого совещания для обсуждения и объединения мероприя­тий по обороне государства этот раздел открывался формулой: «Председатель Особого совещания, в отношении приведения в ис­полнение требующих того суждений Особого совещания, решил». Далее следовали пункты принятого решения. В журналах высших государственных учреждений, которые подлежали утверждению лично императором (Государственного совета, Комитета мини­стров) формулировался проект решения, а если в ходе прений мнения разделились — проекты двух решений. Император согла-. шалея либо с мнением большинства, либо с мнением меньшинст­ва. Решение, принятое императором, было окончательным. После утверждения им журнала, резолютивная часть оформлялась в виде самостоятельного документа, который получал силу закона (например, Высочайше утвержденное мнение Государственного совета).

С середины 1860-х годов в Государственном совете, а с 1895 г. Комитете министров документы стали печататься типографским

259

способом во многих экземплярах. Создались условия для более тщательного их редактирования, в частности, в соответствии с за­мечаниями участников прений. Подлинники журналов высших органов власти, как правило, печатались типографским способом. Черновые записи, которые велись во время заседаний, сохраня­лись редко. Иногда в делах откладывались особые мнения участ­ников заседания, замечания на представленные документы и т.п. материалы. Поскольку текст журнала позволяет судить только о результатах прений, эти подготовительные материалы нередко со­держат информацию также о мотивах принятых решений.

В отличие от журналов, представлявших собой специфичес­кую форму документирования деятельности государственных уч­реждений Российской империи, протоколы, получившие распро­странение первоначально в делопроизводстве частновладельческих предприятий и общественных организаций, последовательно фик­сировали ход заседания. Как правило, в протоколе указывались: его порядковый номер, дата заседания или собрания, присутство­вавшие лица или, если речь идет о собрании, количество присут­ствовавших. Протоколы имели два основных раздела. В первом разделе, озаглавленном «Слушали», излагался ход заседания. Возможны три варианта: 1) в протоколе указаны только повестка дня и фамилии докладчиков (такие протоколы называются «глу­хими»); 2) в протоколе перечислены также лица, выступившие в прениях, и 3) в протоколе приведена подробная или краткая за­пись выступлений в прениях. Во втором разделе протокола, оза­главленном «Постановили», фиксировалось принятое по обсуж­давшемуся вопросу решение. Только после того, как в протоколе зафиксирован факт принятия решения на данном заседании, и только после подписания протокола уполномоченными на это ли­цами (обычно руководителем заседания и секретарем) принятое решение приобретало юридическую силу. К первым экземплярам протоколов прилагались материалы, которые были подготовлены и представлены к заседанию по обсуждавшимся вопросам: тезисы и тексты докладов, справочные таблицы, проекты решений и т.п.

В Российской империи протоколы составляли одну из основ­ных разновидностей делопроизводственных документов акционер­ных компаний и политических партий. Так, протокол общего со­брания акционеров компании содержал сведения: о времени про­ведения собрания, о его председателе и избранном для ведения собрания секретаре, о количестве участников заседания, числе представленных ими акций (лично и по доверенности) и получен­ном в соответствии с этим количестве голосов, об обсуждавшихся вопросах и результатах голосования по каждому из них, а также об особых мнениях, заявленных отдельными акционерами. Прото­кол заверялся председателем собрания и не менее чем тремя акци­онерами. К протоколу прилагался текст доклада правления собра­нию, список акционеров, представивших акции, а к годовому со-

260

бранию также отчет об операциях компании и баланс ее оборотов. Очевидно, что совокупность сведений, содержавшихся в этих до­кументах, достаточно полно отражала основные направления и ос­новные итоги деятельности предприятия. Перечисленные доку­менты существовали в нескольких экземплярах: наряду с сохране­нием подлинных экземпляров в делопроизводстве компании, копии их предоставлялись в государственные учреждения и акци­онерам по требованию последних.

Протокольная документация — одна из важнейших групп до- |

кументов политических партий. Показателем того значения, кото- I

рое придавалось протоколам, прежде всего, высших органов по- ]

литических партий — съездов делегатов от местных организаций — I

была их публикация непосредственно после окончания работы |

съездов. Опубликованы протоколы большевистской партии, пар­ тии социалистов-революционеров, конституционно-демократичес­ кой партии и некоторых других. Существуют также научные пуб­ ликации протокольной документации политических партий. На­ пример, в конце 20-х — начале 30-х гг. Институт Маркса—Эн­ гельса—Ленина при ЦК ВКП(б) переиздал ранее опубликован­ ные протоколы съездов и конференций большевистской партии, j заново сверенные с оригиналами. Новое научное переиздание к этих документов осуществлено во второй половине 50-х гг. В 60 — / 80-х гг. издание протокольной документации РСДРП(б) — ! КПСС было продолжено. С 1994 г. Российским независимым ин- | ститутом социальных и национальных проблем публикуются про­ токолы ЦК конституционно-демократической партии.

В СССР ведение протоколов, наряду с более полной формой записи — стенографированием, сохранило важное значение в де­ятельности государственных институтов, правящей политической партии — КПСС, общественных организаций. Например, в упо­минавшейся «Инструкции о делопроизводстве в организациях и выборных органах КПСС» протоколам (стенограммам) посвяще­но более четверти текста, два из четырех приложений к «Ин­струкции» содержат типовые формы протоколов: партийного со­брания (конференции) и заседания парткома (партбюро) первич­ной (цеховой) партийной организации.

Стенограммы заседаний и стенографические отчеты представ­ляют собой последовательную запись всего, что происходило на заседании, включая отдельные реплики. Делопроизводство госу­дарственных учреждений Российской империи почти не знало сте­нограммы. В начале XX в. сложилась практика стенографирова­ния, а затем подготовки и публикации стенографических отчетов о заседаниях Государственной думы и Государственного совета. В СССР стенографирование широко применялось как форма записи прений. В настоящее время введение фонозаписи хода заседаний вытесняет стенограмму из практики делопроизводства. Стеногра­фирование включает фиксирование выступлений в ходе заседания

261

при помощи особых значков, а затем расшифровку произведен­ных записей. При расшифровке более или менее точно воссозда­ется записанный текст. Поэтому расшифрованная стенограмма приобретает силу авторского текста только после того, как прочи­тана, выправлена и подписана выступавшим. Даже при абсолютно точном воспроизведении содержания выступления (что позволяет сделать сегодня диктофонная запись) необходимо его исправление автором, так как в устной речи возможны повторы, незакончен­ные фразы и т.п. Важно, однако, чтобы внесенные исправления не изменили смысл сказанного. Поэтому при работе с выправленной стенограммой может потребоваться сверка с исходным текстом.

Материалы деловой переписки — неотъемлемая составляю­щая комплексов делопроизводственной документации. Этим по­нятием объединена совокупность документов учреждений, пред­приятий, организаций, посредством которых они в процессе вы­полнения функции управления осуществляли обмен информа­цией. Переписка, по своей сути, всегда представляет собой вза­имосвязанную документацию двух или более корреспондентов. Она имеет инициативный документ, на основании которого воз­никла переписка. Если этот документ создан в делопроизводстве корреспондента, изучение материалов которого ведет исследова­тель, текст инициативного письма скорее всего будет обнаружен в виде копии с отправленного оригинала. Такая копия имеет специ­альное название — отпуск. Если же работа ведется с материалами делопроизводства корреспондента-адресата, то там должен отло­житься оригинал полученного письма. В любом случае инициа­тивный документ — начальное звено в цепочке деловой перепис­ки, где соседние звенья взаимосвязаны содержанием. Изучение инициативного документа и знание функций, структуры, коррес­пондентских связей учреждения, в делопроизводстве которого он выявлен, позволяет наметить путь поиска других материалов переписки как в архиве данного учреждения, так и в составе до­кументации его корреспондентов.

Все деловые письма в делопроизводстве относились к одной из двух категорий: 1) входящие (т.е. полученные) и 2) исходящие (т.е. отправленные). Как входящие, так и исходящие документы должны иметь соответствующие удостоверения: подпись, дату, входящий или исходящий номер. Если этих указаний на докумен­те нет, факт его отправки может быть подвергнут сомнению. Иногда на подготовленном в делопроизводстве документе имеется помета: «Не отправлено».

В Российской империи большое внимание уделялось соблюде­нию законодательно закрепленных правил делопроизводства, по­скольку юридическую силу имели лишь полностью соответство­вавшие установленным нормам документы. Например, вышестоя­щие государственные учреждения направляли подведомственным местам указы, предписания, приказы. Равные учреждения посы-

262

лали друг другу отношения, а равные должностные лица, кроме того, официальные письма. Сенат и Синод, а также их департа­менты между собой сообщались ведениями или известиями. Нижестоящие учреждения направляли вышестоящим рапорты и доношения. Иерархическая соподчиненность учреждений опреде­ляла форму обращения к адресату. При обращении высших уч­реждений к низшим требовался дательный падеж (Московской казенной палате), в остальных случаях — винительный падеж (Московская казенная палата); обращение к должностным лицам зависело от их служебного положения, чина, титула. Для ускоре­ния подготовки документов они изготовлялись на напечатанных типографским способом бланках учреждений.

В частновладельческих предприятиях использовался опреде­ленный формуляр делового письма. Первым его элементом был так называемый бланк фирмы. Он включал: полное название предприятия с указанием его местонахождения, специальности, года основания, размера капитала, почтового и телеграфного ад­ресов, номеров телефонов и текущих счетов в банках. Часто в бланк включалось изображение производственных предприятий фирмы, полученных наград и т.п. Кроме того, в формуляр входи­ли: дата (если один из корреспондентов находился за границей, то указывалась двойная дата), адресат, внутренний адрес, обра­щение, содержание, подпись, отметка о приложениях к письму.

В делопроизводстве государственных учреждений, организа­ций и предприятий СССР форма делового письма максимально функциональна. Были упразднены многие разновидности деловых писем, которые характеризовали иерархическую соподчиненность учреждений. Отменено титулование адресатов. Проще, яснее стал язык документов. Из практики деловой переписки вытесняются рукописные тексты. Большая часть официальных писем этого пе­риода напечатана на пишущих машинках, а с 80-х гг. для ведения деловой переписки используются компьютеры. Машинописные и набранные на компьютере документы, в отличие от значительной части рукописей, легко читаются. Как отпуски отправленной кор­респонденции они идентичны оригиналам (за исключением отсут­ствия текста, напечатанного на бланке, а также на оттисках штам­пов и печатей). Обычно на отпуске, оставляемом в делопроизвод­стве, наряду с исходящим номером и датой подписания указаны сведения о подписи под документом. Если в распоряжении иссле­дователя находится оригинал, то подпись ответственного руково­дителя под документом, заверенная печатью, подтверждает под­линность и официальный характер последнего.

Основной печатью, которая ставилась на документах, подпи­санных руководителем учреждения, предприятия, организации, была гербовая. Круглые печати ставились на документах отделов. Гербовую и круглые печати в СССР имели все государственные учреждения и все массовые организации трудящихся. На печати

263

указывается полное название учреждения, предприятия, организа­ции, часто его адрес. На гербовой печати, кроме того, изображал­ся герб СССР или союзной республики. Иногда именно надпись на печати, заверившей подпись под документом, позволяет уста­новить корреспондента деловой переписки.

Наряду с печатью, в учреждениях, организациях, предприяти­ях используются штампы. Основным является угловой штамп, ко­торый ставится на документе, составленном не на бланке. Угло­вой штамп включает: полное и сокращенное наименование учреж­дения, организации, предприятия, адрес, номер телефона, иногда — телеграфный адрес, число подписания документа и исходящий номер. Если документ составлен на специальном бланке, то пере­численные сведения печатаются на нем. В последнее время с рас­пространением практики пересылки документов по факсимильной связи на бланке помещают необходимые сведения. Число и исхо­дящий номер вписываются после подписания документа и указы­вают дату его окончательного оформления. Штампы для регистра­ции входящей и исходящей корреспонденции позволяют опреде­лить дату соответственно ее получения или отправки.

Деловая переписка в специальных системах документирова­ния имеет определенные особенности — например, в делопрои­зводстве внешнеполитического ведомства уже вследствие геогра­фической отдаленности центральных и местных учреждений друг от друга необходимо постоянное ведение переписки. С конца XIX в., наряду с традиционной посылкой писем, использовался обмен телеграммами, а в XX в. также и радиограммами. Секретный ха­рактер внешнеполитической информации требовал доставки почты особо надежными лицами — дипломатическими курьерами. Теле­граммы и радиограммы при передаче зашифровывались и при по­лучении подлежали расшифровке. Письма дипломатических пред­ставителей принято условно делить на официальные и личные. Последние обычно содержали конфиденциальную информацию, либо касались вопросов, которые не входили в компетенцию дан­ного чиновника МИД. Общий обзор положения в стране пребы­вания содержали депеши, а специально экономическим вопросам были посвящены консульские донесения. Каждый сколько-нибудь значительный политический вопрос получал отражения во всех перечисленных разновидностях документов. МИД руководил ра­ботой дипломатических представителей за границей, направляя им инструкции. Телеграммы или письма одинакового содержа­ния, адресованные одновременно нескольким дипломатическим представителям, назывались циркулярными.

Поскольку функцию внешних сношений, наряду с МИД, осу­ществляли и другие ведомства, переписка по дипломатическим во­просам имела междуведомственный характер. Ее материалы отло­жились в архивных фондах соответствующих ведомств. Кроме того, в делопроизводстве МИД представлены дипломатические

264

документы,» принятые в соответствии с нормами международного права и протокола в практике межгосударственных отношений. Наиболее употребительными из них являются: ноты (личные и вербальные), меморандумы, памятные записки. Выбор той или иной формы документа определялся как содержанием информа­ции, которую надо было сообщить, так и значением, которое хо­тели этой информации придать.

Личные ноты посылались по вопросам, имевшим важное зна­чение или в порядке информирования о каком-либо событии. Личная нота имеет форму письма, составленного в первом лице. Под текстом ноты обязательно ставится личная подпись ее отпра­вителя. Вербальные ноты являются формой дипломатической переписки по текущим вопросам. Текст вербальной ноты состав­ляется в третьем лице и не имеет подписи отправителя. Памят­ные записки составлялись с целью предупредить возможность не­правильного понимания или толкования устного заявления. Поэ­тому памятная записка должна изучаться вместе с донесением по­лучившего записку дипломата о беседе по затронутому в ней во­просу. Меморандум — документ, в котором подробно изложена фактическая сторона того или иного вопроса. В отличие от памят­ной записки меморандум мог посылаться или передаваться без специальной беседы по затронутому в нем вопросу. Специфичес­кой разновидностью дипломатических делопроизводственных до­кументов являются тексты тостов на официальных приемах.

Разновидности документов и формы ведения деловой перепис­ки, используемые дипломатами, вырабатывались в ходе многове­ковой практики межгосударственного общения и вследствие этого мало изменялись в XIX — XX вв. Вместе с тем дипломатическая деятельность СССР вызвала к жизни такие разновидности пере­писки как личные послания глав правительств и государств, правительственные ноты. Очевидно, что информация этих доку­ментов должна восприниматься адресатом как более важная по сравнению с переданной в форме традиционной личной ноты.

Учет входящих и исходящих делопроизводственных доку­ментов велся во всех учреждениях, предприятиях и организаци­ях. При этом обязательно фиксировались сведения о дате реги­страции документа, его содержании, направлении дальнейшего движения. Например, в организациях и выборных органах КПСС велись журналы или составлялись карточки учета входящих и исходящих документов. Для входящих документов указывались: 1) входящий номер и дата регистрации; 2) исходящий номер и дата полученного документа; 3) от кого поступил; 4) наименова­ние и краткое содержание; 5) кто направил, резолюция, дата; 6) кому направлен документ на исполнение; 7) подпись в получе­нии (ознакомлении), дата; 8) дата возврата, подпись принявшего документ; 9) отметка об исполнении; 10) номер дела, в котором хранится документ, дата отправки и подпись (или номер акта об

265

уничтожении и дата). Для исходящих документов соответственно: 1) исходящий номер и дата; 2) количество листов и экземпляров; 3) кому направлен; 4) подпись в получении и номер реестра, кон­трольного талона и дата; 5) наименование или краткое содержа­ние; 6) кем подписан; 7) номер дела, в которое помещена копия документа; 8) отметка о полученном ответе. Указанные сведения могут оказаться полезными как при поиске документов, так и при частичной реконструкции на их основе содержания утраченных материалов.

Отчеты образуют неотъемлемую часть любой системы дело­производственной документации. Составление отчетных докумен­тов определенным образом нормировалось. Так, в Российской им­перии высшие и центральные государственные учреждения еже­годно представляли подробные письменные отчеты, содержавшие данные об их деятельности, сгруппированные в разделы по темам, либо в соответствии со структурой учреждения. Например, отчет Министерства внутренних дел имел тематические разделы: «Крес­тьянское дело», «Охранение внутренней государственной безопас­ности» и т.п. Отчет же Министерства иностранных дел строился по структурному принципу. В 1894 г. отчет по этому министерст­ву, наряду с характеристикой важнейших направлений внешнепо­литической деятельности государства, перечислением множества конкретных дел, осуществленных департаментами и другими под­разделениями, отметил, в частности, поступление на хранение в Государственный и Санкт-Петербургский главный архив присяж­ных листов, по которым в Ливадии члены российского император­ского дома присягнули императору Николаю II. В том же отчете в разделе о деятельности Московского главного архива сообща­лось как обоснование сверхсметных расходов, что «вследствие частых метелей и обилия снега с самого начала настоящей зимы пришлось до 1-го марта по настоянию полиции вывезти с трех прилегающих к архиву улиц 3.000 возов, ценою по 12 '/2 копеек, согласно условию, заключенному с подрядчиком, всего на 400 рублей».

Отчеты высших государственных учреждений систематически публиковались. Так, отчеты Государственного совета изданы за 1869 — 1916 гг. Форма их издания на протяжении этого времени не была неизменной. С 1892 г. годовые отчеты Государственного совета стали выходить в двух вариантах: кратком — для импера­тора («Всеподданнейшие отчеты председателя Государственного совета» за 1892 — 1916 гг.) и подробном — для рассылки ведомст­вам («Отчеты Государственного совета» за 1892 — 1906 гг.). После реорганизации Государственного совета в 1906 г. вместо отчетов по делопроизводству издавались стенографические отчеты («Госу-даственный совет. Стенографические отчеты» за 1906 — 1916 гг.). Аналогичное издание отразило деятельность Государственной

266

думы — «Государственная дума. Стенографические отчеты» за 1906-1917 гг.

Отчеты центральных государственных учреждений за вторую половину XIX — начало XX вв. также публиковались. Но изда­ния эти осуществлялись не все время, а часто с перерывами. На­пример, отчеты государственного контролера есть с 1866 по 1917 гг., Святейшего Синода — с 1828 по 1897 гг., министерства государственных имуществ с 1838 по 1856 гг., с 1862 по 1878 гг., с 1881 по 1916 гг.

Систематические сведения содержали отчеты, ежегодно пред­ставлявшиеся губернаторами на имя императора и на имя мини­стра внутренних дел. Губернаторские отчеты начали составляться с 1804 г., с конца 30-х гг. XIX в. была установлена единая их форма, в которую время от времени вносились изменения. С 1870 г. отчет состоял из двух частей. Первая содержала краткие сведения о том, что было «достойно высочайшего внимания». Вторая часть отчета давала обстоятельный обзор состояния губер­нии. Этот обзор, напечатанный типографским способом, включал подробное описание губернии и статистические данные, сгруппи­рованные в восьми таблицах.

Правления акционерных компаний, согласно требованию зако­на, ежегодно представляли акционерам отчет об операциях обще­ства и баланс его оборотов. Отчеты должны были содержать све­дения о состоянии капиталов компании (акционерного, запасного, на погашение стоимости имущества, облигационного); общем при­ходе и расходе денежных сумм за отчетный период; издержках на жалование служащим и других расходах по управлению; имуще­стве компании, принадлежащих ей запасах; долгах и убытках компании; чистой прибыли и ее примерном распределении. Со­ставной частью отчета компании за операционный год был баланс, характеризовавший состав, размещение, источники и назначение средств предприятия.

Акционерная компания помимо руководящих органов — обще­го собрания акционеров и правления — имела, как минимум, еще одно структурное подразделение — производственное или торго­вое предприятие. Последнее на основании утверждавшейся прав­лением инструкции представляло в установленные сроки отчеты о своей деятельности. Так, в товариществе нефтяного производства «Братья Нобель» правление ежедневно информировалось обо всех операциях, произведенных предприятиями товарищества. В ежемесячных отчетах приводились товарные рапорты об обороте нефтепродуктов: для каждого продукта по каждому складу дава­лась группировка по поступлению товаров с других складов, по расходу товаров, а также по обороту товара, отпущенного район­ным покупателям со складов других районов. Все отсылавшиеся в правление отчеты перед отправкой обязательно копировались в специальные копировальные книги. Таким образом, отчетные ма-

267

териалы, направлявшиеся правлению, откладывались как в дело­производстве адресата (в подлиннике), так и в делопроизводстве отправителя (в копии). Аналогичным образом строился порядок отчетности и в других акционерных предприятиях.

В СССР была установлена единая система отчетности государ­ственных предприятий, учреждений и организаций. Наряду с ма­териалами, содержащими сведения об их текущей деятельности, с 1930 г. вводился общегосударственный учет итогов работы за год промышленных предприятий, колхозов, совхозов, МТС на основе отчетов, составлявшихся в соответствии с обязательными требова­ниями специальных программ и типовых статистических форм.

Практика перспективного планирования развития народного хозяйства в СССР (конец 1920-х — начало 1990-х гг.) обуслови­ла публичное подведение итогов выполнения этих планов. Публи­ковались данные как за пятилетие в целом, так и за отдельные периоды. Общие результаты первой и второй пятилеток получили отражение в специальных изданиях: «Итоги выполнения первого пятилетнего плана развития народного хозяйства Союза ССР» (М., 1933) и «Итоги выполнения второго пятилетнего плана раз­вития народного хозяйства Союза ССР» (М., 1938). Третья пяти­летка не была завершена, так как началась Великая Отечествен­ная война. Результаты выполнения плановых заданий не публико­вались. В послевоенные годы состав и порядок публикаций был изменен. ЦСУ при Совете министров СССР печатало краткие по­квартальные, полугодовые и годовые отчеты, а по завершении пя­тилетки Госплан и ЦСУ СССР публиковали сообщение об общих итогах ее выполнения. Аналогичные сведения оглашали Госпланы союзных и автономных республик, краевые и областные плановые органы.

Состав и порядок составления отчетных документов в органи­зациях и выборных органах КПСС, ВЛКСМ, профсоюзов, дру­гих общественных организаций определялись их уставами и внут­ренними инструкциями.

В делопроизводстве государственных предприятий, учрежде­ний и организаций Российской Федерации в основном сохранены традиции и правила составления текущих и годовых отчетов по основным направлениям деятельности и подведения финансовых итогов. Вместе с тем отказ от политики перспективного планиро­вания развития государственного хозяйства и приватизация ог­ромного числа государственных предприятий промышленности, сельского хозяйства, торговли, кредита, транспорта, сферы услуг и т.д. обусловили прекращение практики систематического обоб­щения достигнутых результатов на основе первичных данных.

Делопроизводственные документы, как правило, существуют в нескольких экземплярах, так как в процессе деятельности уч­реждений, предприятий и организаций обычно возникают раз­личные варианты документа. Под вариантом имеется в виду эк-

268

|земпляр документа, отличный от других его экземпляров. Попыт­ки дать определения вариантов делопроизводственных документов 1и классифицировать их¹ пока не могут быть признаны удовлетво­рительными. Например, в литературе по делопроизводству, архи­воведению, археографии, источниковедению и в публикациях до-[кументов термин «подлинник» употребляется в трех значениях: [во-первых, как антоним термина «поддельный»; во-вторых, как [определение окончательной редакции документа, соответствую-[щим образом оформленного и подписанного; в-третьих, как сино-[ним термина «оригинал».

Исходя из практики исследовательской работы историка целе-I сообразно классифицировать варианты документов в соответствии |со следующими признаками:

• по происхождению: подлинный — поддельный;

• по содержанию: проект — окончательный вариант;

• по форме: черновик — беловик;

• по делопроизводственной функции: оригинал-копия. Очевидно, что для историка безусловно важно указание на

[подлинность документа. Поэтому употребление термина «подлин-

|ник» как определение варианта документа применимо для харак-

(теристики всех не поддельных его экземпляров.

Процесс создания окончательного варианта делопроизводст-

1 венного документа был нередко длительным и многоэтапным. Это обстоятельство обусловило появление проекта, под которым по­нимается вариант документа, первичный по отношению к оконча­тельному. Иногда окончательный вариант не создавался, и тогда

I документ сохранялся в варианте проекта. Если проект принимал­ся без изменений в тексте, новым в окончательном варианте было указание на факт утверждения документа.

При составлении большинства документов возникал черновик (первоначальный вариант с возможными изменениями и исправ­лениями). Текст черновика, переписанный с учетом внесенных из­менений и исправлений, становился беловиком. Но беловой вари­ант мог быть создан и сразу, без черновика.

Принято различать оригинал и копию (повторение, воспроиз­ведение оригинала различными способами). Назначение копии — заменить оригинал. Многообразие функций, которые копии вы­полняют в делопроизводстве, породило значительное число их разновидностей: отпуск — копия, оставляемая в делопроизводст­ве взамен исходящего оригинала; дубликат — копия, назначение которой восполнить утрату оригинала; кратная копия — напри­мер, копия с копии, когда копия является суборигиналом; заве­ренная копия и др.

Любая копия воспроизводит конкретный оригинал: копия чер­новика, копия беловика, копия проекта и т.д. По способу воспро­изведения копии могут быть: графически тождественными, факси­мильными, частично тождественными и не тождественными. К

269

первым относятся, например, фото- и ксерокопии. Пресс-копии на папиросной бумаге и копии, изготовленные под копирку одновре­менно с оригиналом, не воспроизводят типографских элементов изготовленного на бланке документа. Графически не тождествен­ны оригиналу рукописные копии.

Использование в современном делопроизводстве создаваемых с помощью компьютеров электронных версий документов побуж­дает расширить многие представления, сформировавшиеся в про­цессе изучения традиционных письменных документов. Копия и оригинал как бы меняются местами, так как сегодня документом, имеющим юридическую силу, является твердая копия (вариант, отпечатанный на бумаге, тождественный по содержанию электрон­ному оригиналу), заверенная в соответствии с действующими нор­мами и правилами делопроизводства.

Историк должен знать, чем отличаются варианты документа, поскольку каждый из них обладает собственной информационной ценностью. Например, проекты могут иметь разночтения по срав­нению с окончательным вариантом. Следует иметь в виду, что эк­земпляр документа характеризуется сочетанием вариантных осо­бенностей, обусловленных его происхождением, содержанием, формой, делопроизводственной функцией. Поэтому как проект, так и окончательный вариант могут быть: подлинником оригинала беловика, подлинником оригинала черновика, подлинником копии беловика и т.д.

Последовательное изучение вариантов документа позволяет ре­конструировать историю его создания и определить место каждого из вариантов в этом процессе. Покажем это на примере принятия постановления ЦК КПСС «О публикации данных о потерях лич­ного состава Советских Вооруженных Сил в Великой Отечествен­ной войне 1941 — 1945 годов», принятого на заседании Политбюро ЦК КПСС 20 февраля 1989 г.

В журнале «Источник. Документы русской истории» (1994. № 5. С. 87-94) опубликована подборка документов, хранящихся в Архиве президента РФ. Все опубликованные документы — под­линники оригиналов. В подборку включены: 1) Записка Минис­терства обороны СССР (далее — МО) в ЦК КПСС от 16 декабря 1988 г., к которой приложен проект постановления ЦК КПСС; 2) Записка отделов ЦК КПСС от 19 января 1989 г. с предложе­нием поддержать представленный МО проект постановления и ре­золюцией: «Разослать членам Политбюро ЦК КПСС на голосова­ние»; 3) Сводка замечаний членов Политбюро к проекту поста­новления, составленная 8 февраля 1989 г. в ЦК КПСС; 4) Запис­ка отделов ЦК КПСС от 10 февраля 1989 г. с проектом постанов­ления, доработанным с учетом замечаний членов Политбюро; 5) Постановление ЦК КПСС, утвержденное 20 февраля 1989 г. членами Политбюро с учетом изменений и исправлений, внесен­ных при обсуждении вопроса.

270

Предложенный МО проект постановления ЦК КПСС «О пуб­ликации данных о потерях личного состава Советских Вооружен­ных Сил в Великой Отечественной войне 1941 — 1945 годов» со­стоял из двух пунктов: «1. Согласиться с предложениями по дан­ному вопросу, изложенными в записке Министерства обороны СССР от 16 декабря 1988 г. (прилагается). 2. Госкомстату СССР провести работу по уточнению потерь гражданского населения СССР в годы Великой Отечественной войны 1941 — 1945 годов». В записке МО, послужившей инициативным документом для рас­смотрения вопроса в ЦК КПСС, были приведены данные о поте­рях Советских Вооруженных Сил в годы Великой Отечественной войны и содержалось предложение опубликовать их в открытой печати. Вместе с тем отмечалось, что МО не располагает исчерпы­вающими материалами о потерях гражданского населения СССР в годы войны, в связи с чем в проект постановления был включен п. 2. Представленные МО документы были размножены в ЦК КПСС и в копиях разосланы членам Политбюро.

По замечаниям членов Политбюро проект постановления был доработан в аппарате ЦК КПСС. Члены Политбюро сформулиро­вали два принципиальных предложения: 1) ответственность и сложность расчета данных о потерях личного состава Вооружен­ных Сил и гражданского населения в годы Великой Отечествен­ной войны требует привлечь для выполнения этой работы, наряду с аппаратом ведомств, коллектив квалифицированных специалис­тов-ученых; 2) полученные данные о потерях личного состава Со­ветских Вооруженных Сил и гражданского населения СССР в 1941 — 1945 гг. опубликовать в открытой печати одновременно.

Эти предложения легли в основу второго проекта постановле­ния ЦК КПСС от 10 февраля 1989 г.: «1. Поручить Госкомстату СССР, Министерству обороны СССР, Академии наук СССР с привлечением заинтересованных ведомств и общественных орга­низаций сформировать научный коллектив для уточнения потерь личного состава Советских Вооруженных Сил и гражданского на­селения СССР в Великой Отечественной войне 1941 — 1945 годов. 2. По завершении работы данные о потерях личного состава Со­ветских Вооруженных Сил и гражданского населения СССР в Ве­ликой Отечественной войне 1941 — 1945 годов опубликовать от имени научного коллектива в открытой печати одновременно.» В связи с внесением этих изменений подготовленный в МО проект постановления от 16 декабря 1988 г. стал черновым вариантом проекта от 10 февраля 1989 г.

При обсуждении второго проекта постановления на заседании Политбюро 20 февраля 1989 г. генеральный секретарь ЦК КПСС М.С.Горбачев внес дополнения в п. 2. (выделены курсивом): «По завершении этой работы доложить ЦК КПСС данные о потерях личного состава Советских Вооруженных Сил и гражданского на­селения СССР в Великой Отечественной войне 1941 — 1945 годов

271

и предложения о публикации этих материалов.» Вместе с тем он исключил из текста проекта слова: «опубликовать от имени науч­ного коллектива в открытой печати одновременно.» Новый, третий проект постановления превратил проект от 10 февраля 1989 г. во вто­рой черновик, так же, как тот в свое время превратил в черновик проект от 16 декабря 1988 г. Утвержденный членами Политбюро про­ект стал окончательным вариантом постановления ЦК КПСС «О публикации данных о потерях личного состава Советских Воору­женных Сил в Великой Отечественной войне 1941 — 1945 годов».

Три рассмотренных проекта документа отразили три различ­ных подхода к решению вопроса. Проект, подготовленный в МО, был ориентирован на решение конкретной задачи: опубликовать уточненные данные исследований, проведенных ведомством в рам­ках его компетенции. В соответствии с действовавшими правила­ми для этого требовалась санкция Политбюро ЦК КПСС. Проект, составленный в аппарате ЦК КПСС (обобщивший предложения членов Политбюро В.А.Медведева, Н.И.Рыжкова, Э.А.Шевард­надзе и А.Н.Яковлева), предполагал значительно более широкий подход: изучение всех аспектов проблемы специально сформиро­ванным для этой цели коллективом исследователей, проведение независимой научной и общественной экспертизы полученных ре­зультатов и их полную публикацию. М.С.Горбачев вновь сузил подход: согласившись с необходимостью полномасштабного изуче­ния вопроса, принятие решения об оглашении его итогов он отло­жил до окончания планируемой работы. В тот период, когда во главе КПСС находился М.С.Горбачев, полные данные о потерях личного состава Советских Вооруженных Сил и гражданского на­селения СССР в годы Великой Отечественной войны в открытой печати опубликованы не были.