II. Эволюция общей делопроизводственной документации государственных учреждений

XV — первой половины XIX в.

Делопроизводство как целенаправленная и осмысленная дея­тельность по созданию особого рода документов появляется толь­ко на определенном этапе общественного развития. Одним из ос­новных условий возникновения делопроизводства является скла­дывание системы государственных учреждений, каждое из кото­рых призвано решать свои специфические задачи.

В истории России потребность в системе учреждений, сохра­нявших в письменной форме результаты своей деятельности, ро­дилась в условиях складывания Русского централизованного госу­дарства, когда резко расширилась территория государства, услож­нились задачи лиц, исполнявших первоначально отдельные пору­чения великого князя, а потом возглавивших постоянно действую­щие учреждения для исполнения распоряжений верховной власти.

В зависимости от принципов принятия решений в российской истории до начала XX в. выделяют несколько систем учреждений и их делопроизводства. Самая ранняя — приказная система. Ее формирование шло одновременно с процессом образования адми­нистративного аппарата единого Русского государства с конца XV в. Эта система просуществовала до начала XVIII в., когда в результате административных реформ Петра I сложилась так на­зываемая коллежская система. Следующей вехой коренного пре­образования высшего звена управления стало введение в 1802 г. министерств, просуществовавших до 1917 г. Тогда была создана министерская система.

120

Изменение принципов управления трансформировало также приемы подготовки документов и их движение, состав докумен­тальных комплексов, информативную насыщенность каждого до­кумента и его внешний вид.

С конца XVII в., содержание документа и его структура рег­ламентировались законодательно. В условиях нарастания объема делопроизводственных материалов строгость в построении доку­мента обеспечивала экономию времени при ознакомлении с текс­тами. Составленные по определенной схеме документы быстрее узнавались и прочитывались.

Распространению и закреплению документальных форм слу­жили специальные пособия. В роли подобных пособий с XVI в. выступали так называемые формулярники. В XVII в. в рукопис­ных азбуках наряду с образцами скорописных начертаний букв кириллического алфавита приводились образцы формуляров че­лобитных. Одним из первых печатных руководств подобного рода стало издание «Приклады, како пишутся комплименты разные на немецком языке, то есть писания от потентатов к потентатам, по-здравителные и сожалетелные, и иные; такожде между сродников и приятелей». На русский язык книга была переведена секрета­рем Посольского приказа Михаилом Павловичем Шафировым. В условиях введения нового делового этикета спрос на такие руко­водства был велик. Об этом свидетельствует тот факт, что в тече­ние менее чем двух десятилетий «Приклады, како пишутся ком­плименты...» издавались четыре раза: дважды в 1708 г., в 1712 г. с дополнениями, в 1725 г. с новыми дополнениями. В книге среди разнообразных примеров частных писем помещены образцы дело­вой документации — челобитной, или «просительного письма», об отставке, паспорта и служебной рекомендации. На протяжении XVIII — первой половины XIX в. создавались разного рода пись­мовники, включавшие образцы не только личных писем, но и де­ловых документов. В министерский период пособия с образцами документов издавали сами ведомства для своих служащих и для посторонних лиц.

1. Общее документирование деятельности государственных учреждений XV — начала XVIII в.

Формы делопроизводства XV—XVII вв.

В XV —XVII вв. документация имела различный внешний вид. Во-первых, документы могли оформляться в виде грамоты. Текст грамоты помещался на одной стороне цельного куска перга­мена. Такое же по преимуществу одностороннее использование писчего материала характерно и для бересты, одновременно суще­ствовавшей с пергаменом до середины XIV в. Возможно, что письмо на бересте отражало древнюю традицию записи информа-

121

ции, перенесенную на пергамен и бумагу. С распространением бу­маги, которой стали пользоваться на Руси с середины XIV в., этот способ расположения текста сохранился. В делопроизводстве XV —XVII вв. на отдельных листах с односторонним их заполне­нием писались великокняжеские (царские) грамоты.

Во-вторых, была распространена форма свитков, которые в делопроизводственной практике назывались столбцами (столп­ами, столпиками). Возможно, что истоки и столбцовой формы документа следует искать в более раннее время. О «свертцах» (свертках) говорят некоторые дошедшие до нас грамоты первой половины XIV в. В обоих вариантах духовной грамоты Ивана Калиты 1328 г. упоминается «великий сверток»: «А что мои люди куплении в великомь свертце, а тыми ся поделять сынове мои»². Это свидетельство позволяет предположить, что единичный перга­менный документ мог храниться как свиток. Возможно, традиция хранить пергаменные письменные тексты в свернутом виде идет от бересты, которая сама заворачивалась в свитки.

В делопроизводстве XV —XVII вв. продолжали использовать эту форму, но в одном столбце уже объединялась группа докумен­тов. В столбце могло быть подклеено несколько десятков разных документов.

Столбцы формировались из разрезанных пополам листов бу­маги. Один такой полулист назывался «сставом», т.е. листом, ко­торый соединялся (составлялся) с другим таким же листом. По мере надобности столбец наращивался, и к уже существующему свитку подклеивались новые сставы. Длина столбцов могла быть различной: от двух до нескольких сот сставов. Самым длинным из известных сегодня столбцов является подлинное Соборное Уложение, насчитывающее 959 сставов.

Столбцы, так же как и грамоты, заполнялись текстом только с одной стороны.

В-третьих, делопроизводство могло вестись в виде тетрадей. Они составлялись из нескольких согнутых пополам листов. Эта форма записи информации была давно известна в древнерусском книжном деле. Пергаменные книги строились из необходимого числа тетрадей. Например, Изборник Святослава 1073 г. — одна из ранних рукописных книг русского происхождения — состояла из сшитых в один блок 35 тетрадей по 8 пергаменных листов каж­дая. В делопроизводственной практике термин «тетрадь» фикси­руется с конца XV в. Так, ранние тетради включали тексты кня­жеских грамот (докончаний и духовных).

Использование в делопроизводстве тетради неизбежно порож­дало и такую форму организации записей как книги. Обычно в книгах оформлялась документация, возникавшая в результате ис­полнения учреждением своих специфических функций. Примерно с конца XV в. велись книги с материалами по внешнеполитичес­ким делам и разрядными записями, составлялись писцовые книги.

122

Книга, вмещавшая делопроизводственную документацию, также как и книга для богослужения или чтения, строилась из тетрадей, состоящих в свою очередь из нескольких согнутых по­полам листов бумаги. Число тетрадей в книгах было различным. Когда определялся нужный объем книги, тогда тетради сшива­лись вместе и на них клался переплет.

Приказные люди XVII в. не видели принципиальных разли­чий между книгами и тетрадями. Они воспринимали последние как часть первого, Например, в Описи Царского архива 1614 г. о документах русско-датских отношений за первое двадцатилетие XVI в. замечено: «Книги датцкие в тетратех не оболочены (т.е. не переплетены. — Леш.)»³. Различие между этими двумя форма­ми делопроизводства можно усмотреть только в том, что в книге фиксировался больший, чем в тетради, объем информации.

В делопроизводстве XV —XVII вв. книги или объединяли раз­нообразную документацию по какому-либо одному признаку (на­пример, в Посольском приказе — по странам: «книги шамохей-ские» содержали материалы посольств из Шемахи к Ивану III и Василию II), или фиксировали по более или менее единому фор­муляру информацию о выполнении специальной комиссией зада­ния какого-либо приказа (свозные, кормленные, отдаточные, пис­цовые, переписные, строельные, отказные, сыскные и другие книги), или имели назначение документации нотариального ха­рактера (книги записей различных актов, например, книги запи­сей кабал, книги записей крепостей и т.д.).