Глава 4

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕННАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ

I. Общая характеристика

Делопроизводство — это специфическая деятельность по со­зданию документов, связанных с принятием решений по различ­ным вопросам и исполнением принятых решений. Субъектом, принимавшим решения, могли выступать: государство в лице го­сударственных учреждений, отдельные корпорации или частные лица. Учитывая юридическое положение субъекта, можно гово­рить о двух основных системах делопроизводства: государствен­ной и частной, представленной в XV — первой половине XIX вв. вотчинной (поместно-вотчинной для XV — начала XVIII вв.) и торгово-предпринимательской.

Комплекс документов, отложившихся в ходе решения конкрет­ного вопроса, называется «делом». В древнерусском языке слово «дело» многозначно. Среди близких по смыслу значений есть такие как «судебное или административное разбирательство; су­дебный процесс», а также «собрание документов, относящихся к какому-либо делу, вопросу»¹. Накопление и сохранение письмен­ной информации по уже принятым делам необходимо для рацио­нализации деятельности учреждений и их служащих, поскольку в будущем возможно как возвращение к уже решенному делу, так и рассмотрение аналогичных коллизий.

Как в государственном, так и частном делопроизводстве выра­батывалась документация двух уровней: общая и специальная. В государственном делопроизводстве документация общего характе­ра обеспечивала сношения конкретного учреждения с вышестоя­щими органами власти, равными себе и нижестоящими учрежде­ниями. В частном делопроизводстве она представляла собой дело­вую переписку вотчинника (помещика) и управляющего его вла­дениями, а также купца с его торговыми агентами.

На другом уровне откладывалась специальная документация, которая отражала результат специфической деятельности каждого государственного учреждения. В частном делопроизводстве проис­хождение этой документации связано с деятельностью населения прежде всего в хозяйственной сфере.

Общая и специальная документация представляют собой не­разрывное целое. Специальная документация возникает как след­ствие принятия решения по какому-либо вопросу. В ходе испол-

119

нения решения и оформления специальной документации ведется также деловая переписка между лицами, приводящими в жизнь принятые решения, и теми учреждениями, перед которыми они отчитываются.

Обе системы документации не были постоянными на протяже­нии столетий. Изменения шли по нескольким направлениям: из­менялся состав документов (становилось больше разновидностей документации, что вело к перераспределению информации о кон­кретном «деле» внутри комплекса документов), использовались новые способы записи информации, особенно это было заметным в специальном делопроизводстве (например, вместо записи каких-либо показателей словами стали пользоваться цифрами, вместо словесных описаний границ какого-либо имения создавались гра­фические материалы в виде схем, карт). Еще одно изменение свя­зано с формуляром документа: хотя содержательно он беднел, по­строение его становилось более строгим.