3. Структура документу «Посадова інструкція»

Посадова інструкція — це внутрішній нормативно-правовий документ, який регламентує місце працівника в апараті управління, його функціональні обов'язки, права та відповідальність.

Посадові інструкції розробляються для кожної посади управлінського персоналу у відповідності зі штатним розкладом та є логічним продовженням та розвитком положення про структурний підрозділ. Вони затверджуються керівником організації для усіх співробітників малих підприємств, а в середніх та великих — керівниками структурних підрозділів.

Посадова інструкція дає змогу:

• раціонально розподілити функціональні обов'язки між працівниками;

• підвищити своєчасність та надійність виконання завдань;

• чітко визначити функціональні зв'язки працівника та його взаємовідносини з іншими спеціалістами;

• конкретизувати права працівника в частині прийняття управлінських рішень;

• забезпечити рівномірне навантаження працівників;

• підвищити відповідальність за виконання завдань;

• покращити соціально-психологічний клімат колективу.

Основними розділами посадової інструкції є: загальна частина, посадові обов'язки та функції, права, відповідальність, стимулювання.

У «Загальній частині» визначається місце та призначення працівника в апараті управління; вказується порядок підпорядкованості його керівництву, а також безпосередньо підлеглих йому працівників; порядок призначення, переведення та звільнення з посади; кваліфікаційні характеристики кандидата на посаду; професійні вимоги; перелік нормативних актів, якими повинен керуватися працівник у своїй діяльності.

Розділ «Посадові обов'язки та функції» містить конкретизований перелік завдань та функцій, які делегуються працівнику на конкретній посаді; визначає функціональні обов'язки працівника, показники їх виконання, визначає функціональні зв'язки з іншими працівниками. Інколи перелік функціональних обов'язків та функцій подається у табличній формі.

«Права» визначають можливість даної посадової особи в частині прийняття управлінських рішень з метою виконання визначених обов'язків та функцій.

Розділ «Відповідальність» передбачає визначення рівня відповідальності посадової особи за рівень виконання функціональних завдань та обов'язків.

Розділ «Стимулювання» містить форми та умови стимулювання праці, критерії оцінки результатів діяльності та рівня участі працівника у формуванні загального результату діяльності.

Після цього розділу зазначається, що працівник з посадовою інструкцією ознайомлений, ставиться дата. [3]

4. Приклади документів Положення про кадрову службу підприємства

1. Загальні положення

1.1. Кадрова служба (відділ кадрів) є самостійним структурним підрозділом підприємства.

1.2. У своїй діяльності кадрова служба керується діючими законодавчо-нормативними актами, постановами та інструкціями, які прийняті державними органами управління та стосуються діяльності відділу, а також локальними правовими актами: Статутом, Правилами внутрішнього трудового розпорядку, даним Положенням.

1.3. Структура та штатна чисельність відділу визначається та затверджується керівником підприємства.

1.4. Кадрова служба у своїй діяльності підпорядковується безпосередньо керівнику підприємства.

2. Завдання відділу

2.1. Забезпечення підприємства кадрами усіх категорій належної якості та у відповідності з потребами.

2.2. Проведення заходів щодо формування стабільного трудового колективу, зниження плинності кадрів, укріплення трудової дисципліни.

2.3. Реалізація наукових принципів у підборі та розстановці кадрів.

2.4. Проведення соціологічних досліджень в організації з метою підвищення продуктивності праці, удосконалення соціальної структури та стабілізації трудового колективу.

2.5. Формування та проведення в життя кадрової політики, направленої на зміцнення іміджу організації, вдосконалення роботи з персоналом та підвищення ефективності його використання.

3. Функції відділу

3.1. Розробка поточних та перспективних планів потреби в кадрах та джерел їх поповнення.

3.2. Здійснення комплектування та обліку прийняття, переміщення та звільнення трудових ресурсів підприємства усіх категорій.

3.3. Систематична організація та проведення атестації кадрів підприємства.

3.4. Організація та проведення професійної орієнтації серед молоді; пропаганда основних професій підприємства.

3.5. Залучення молодих та висококваліфікованих спеціалістів, проведення заходів по їх закріпленню.

3.6. Планування та проведення заходів по трудовій адаптації працівників підприємства.

3.7. Вдосконалення професійної структури колективу підприємства.

3.8. Розробка спільно з керівниками структурних підрозділів нормативно-правової документації з регламентування їх діяльності, а також окремих посадових осіб.

3.9. Оформлення, ведення, збереження та видача трудових книжок працівників підприємства.

3.10. Документаційне забезпечення подання до нагородження, соціальному забезпеченню працівників.

3.11. Підготовка та видача довідок за проханням працівників, у відповідності з запитами інших установ та організацій.

4. Права відділу

4.1. Вимагати від структурних підрозділів організації надання матеріалів, необхідних для здійснення діяльності кадрової служби.

4.2. Готувати проекти наказів з контрактово-кадрових питань, робити подання адміністрації підприємства щодо кадрових переміщень.

4.3. Представляти підприємство в інших організаціях та установах при вирішенні його кадрових проблем.

4.4. За результатами перевірок дотримання трудової дисципліни в організації робити подання адміністрації щодо застосування заохочення або дисциплінарного стягнення.

4.5. Залучати у встановленому порядку спеціалістів науково-дослідних та навчальних закладів, а також працівників підприємства до проведення заходів з питань вдосконалення кадрової роботи.

4.6. Права відділу реалізуються його завідувачем або за дорученням — другими працівниками відділу.

5. Відповідальність відділу

5.1. Кадрова служба підприємства несе відповідальність за:

• дотримання чинного законодавства та локальних нормативних актів з питань кадрового забезпечення організації;

• виконання покладених на відділ задач та функцій;

• достовірність звітних даних.

5.2. Всю повноту відповідальності за якість та своєчасність виконання завдань та функцій, покладених на кадрову службу підприємства, несе її завідувач. [3]