Тема 3. Механізми реалізації функції організації План

3.1. Сутність функції організації

3.2. Визначення організаційної структури системи керування

3.3. Механізми керування організаційними проектами

3.3.1. Механізми змішаного фінансування проектів

3.3.2. Механізм скорочення виробничого циклу

3.3.3. Механізми оперативного керування проектами

3.4. Ефективність організаційної структури системи керування

3.1. Сутність функції організації

Для досягнення поставлених цілей та реалізації намічених планів потрібна організація. Основним завданням організації як функції керування є формування структури об’єкта та забезпечення його всім необхідним для нормальної роботи.

Традиційно організація розглядалась з позиції системного утворення і визначалась як організаційна система (підприємство, фірма, компанія тощо). Але термін «організація» вживають, крім того, у сенсі дії або процесу — організаційної діяльності керівництва системи, спрямованої на вдосконалення взаємодії між частинами цілого: між GB і виконавцями, між підрозділами системи, між працівниками у підрозділах та ін.

Якщо планування встановлює, що саме робитиме організація, то при організації в керуванні визначають структуру організації та умови забезпечення функціонування її (наявність персоналу, матеріалів, фінансових та інших ресурсів). Таким чином, організація як функція керування охоплює дві складові:

організаційне проектування;

організація процесу функціонування.

Організація як функція керування полягає в установленні постійних і тимчасових взаємин між усіма підрозділами організації, визначення порядку та умов її функціонування. Це процес об'єднання людей і засобів для досягнення поставлених організацією цілей. Як уже наголошувалося у попередньому розділі, важливою метою планування є усунення невизначеності та пристосування до змін, що виникають у процесі функціонування ОС. Проте наскільки б важливим не було планування — це тільки початок процесу керування.

Функції планування й організації тісно пов'язані між собою. У певному сенсі планування та організація об'єднуються. Планування є підґрунтям реалізації цілі організації, а організація як функція керування створює робочу структуру, головним компонентом якої є люди як виконавці організаційної системи.

Організація процесу роботи охоплює забезпечення нормального функціонування та взаємодії різних виконавців системи для досягнення запланованих цілей. Організаційна структура є «продуктом» процесу організаційного проектування і становить формальні правила, що розробляють менеджери для ефективного розподілу праці та офіційних обов'язків серед окремих співробітників і груп.

Організаційна структура — це внутрішня будова будь-якої системи, тобто спосіб організації елементів у систему, сукупність стійких зв'язків і відносин між ними. Вона є не лише підставою існування кількісно визначеної системи керування, а й формою, в межах якої відбуваються зміни, визрівають передумови переходу системи загалом у нову якість. Разом із тим організаційна структура є найконсервативнішим елементом системи керування. Цей консерватизм пояснюється не тільки тим, що її зміни зачіпають інтереси цілих колективів, а й об'єктивними вимогами збереження стійкості системи.

Структура характеризує стійкі зв'язки між елементами організації, дає змогу визначити сфери контролю і скоординувати всі функції. Організаційна структура — єдиний спосіб переходу від планів до дій. Структура керування ОС — упорядкована сукупність взаємопов'язаних елементів, що перебувають між собою у стійких зв’язках, забезпечуючи їхній розвиток і функціонування як єдиного цілого. У межах структури протікає управлінський процес, між учасниками якого розподілені функції і задачі керування. З цієї позиції організаційна структура — це форма розподілу та кооперації управлінської діяльності, у межах якої відбувається процес керування, спрямований на досягнення цілей організаційної системи.

Організація як функція керування характеризується:

наявністю цілей, що є результатом реалізації функції планування;

чітким визначенням і розподілом обов'язків, зафіксованих у посадових інструкціях;

системою забезпечення виконавців ресурсами, у тому числі інформаційними;

формами надання певної свободи дій виконавцям.

Організація як функція керування виконується безперервно, багато питань вирішуються одночасно по горизонтальному і вертикальному рівнях. Спрощено цей процес охоплює такі етапи:

встановлення загальних цілей для даного періоду;

підготовка конкретних планів робіт;

формування ресурсного забезпечення для виконання заходів плану;

наділення виконавців повноваженнями;

координація діяльності виконавців.

Сутністю організації як функції керування є створення системи, яка найбільш повно відповідає вимозі ефективного досягнення цілей діяльності.

З’ясовуючи зміст організаційної діяльності, слід визначитися з входом і виходом даної функції.

Входом є результати з виконання попередньої функції керування — планування, тобто для здійснення організаційної діяльності потрібно мати визначені в результаті планування цілі, склад фінансових, матеріальних та інших ресурсів. Виходом реалізації цієї функції керування є результат діяльності — створення реальної організації, здатної ефективно здійснювати процес діяльності.

Для того щоб розкрити динаміку розвитку організаційних структур і сутність численних проблем, що стоять на шляху їх удосконалення, слід розглянути методологічні принципи проектування системи організаційного керування. Вивчення принципів дає змогу вирішувати великий і складний комплекс питань, пов'язаних з організаційним проектуванням. Важливість детального розгляду принципів керування зумовлена ще й тим, що вони безпосередньо впливають на структуру керування

До найважливіших принципів керування організаційною системою належать такі:

принцип розвитку демократичних засад керування;

принцип системного підходу;

принцип керованості;

принцип відповідності суб'єкта та об'єкта керування;

принцип адаптації;

принцип спеціалізації;

принцип централізації;

принцип професійної регламентації;

принцип правової регламентації.

Згідно з принципом розвитку демократичних засад керування суттєва роль відводиться раціональному співвідношенню централізації та децентралізації прийняття рішень, що сприяє розподілу стратегічних і поточних завдань у керуванні. Таким чином, за цим принципом проектування організаційної структури керування слід доводити до такого рівня, за яким забезпечуються єдиноначальність і персональна відповідальність за виконання завдань ОС.

Принцип системного підходу вимагає формування повної сукупності управлінських рішень, що реалізують цілі функціонування ОС.

Принцип керованості передбачає фіксування співвідношення керівництва і кількості підлеглих йому працівників. При формуванні апарату проектування структури керування слід прагнути до оптимальності такого співвідношення. Важливим тут також є розподіл управлінських рішень за рівнями, який має передбачати раціональний рівень завантаження керівника, який приймає рішення. Якщо завантаження керівника набагато перевищує допустимі норми, різко знижуються ефективність і оперативність керування.

Принцип відповідності суб'єкта та об'єкта керування — важливий методологічний принцип, який полягає в тому, що структура керування має формуватися насамперед виходячи з особливостей об'єкта керування. Склад підрозділів ОС, характер взаємозв'язку між ними визначаються специфікою функціонування як окремих структурних ланок, так і системи загалом.

Принцип адаптації пов'язаний із вимогою гнучкості, адаптивності, здатності швидко реагувати на зміни зовнішніх і внутрішніх умов. Важливе значення у зв'язку з цим набуває вдосконалення інформаційного аспекту з метою забезпечення прояву і розвитку цього принципу.

Згідно з принципом централізації проектування структури керування слід виконувати у такий спосіб, щоб забезпечити технологічний розподіл праці при формуванні структурних підрозділів. Цей принцип означає, що в проектуванні структури керування слід об'єднувати управлінські роботи з повторюваним характером операцій, однорідністю прийомів і методів виконання їх. Такими операціями можуть бути планові, бухгалтерські, облікові та інші. Принцип централізації вимагає одночасно скорочення кількості рівнів керування.

Принцип професійної регламентації передбачає угруповання функціональних ланок на кожному організаційному рівні у такий спосіб, щоб кожна ланка працювала на досягнення конкретної сукупності цілей і несла повну відповідальність за якість виконання своїх функцій. Урахування цього принципу означає, що проектувати структуру керування слід не абстрактно, а з урахуванням ділових якостей керівників і виконавців різних рівнів.

Згідно з принципом правової регламентації проектувати структуру керування слід так, щоб забезпечити дотримання всіх рішень і постанов у частині розподілу обов'язків і персональної відповідальності за виконання рішень.

На формування нової організаційної структури впливають чинники зовнішнього оточення ОС, стратегія, система прийняття рішень, наявна технологія, персонал, її розмір та наявна структура Елементами структури є окремі працівники, групи та інші ланки ОС.

Горизонтальна структура керування являє собою наслідок розподілу праці менеджерів на одному рівні, а зв'язки по горизонталі носять характер погодження та є зазвичай однорівневими. Вертикальна структура пов'язує вищі й нижчі рівні структури за наявності ієрархії керування.

Організаційну структуру можна розглядати як форму розподілу і кооперації управлінської праці, у межах якої відбувається процес керування. Співпідпорядкованість елементів організаційної структури становить систему безперервних ліній влади, що пов'язують рівні керування. Структура співпідпорядкованості має строго певний вид і охоплює всіх працівників. В побудові організаційної структури враховують норму керування, тобто кількість людей, що перебувають у безпосередньому підпорядкуванні.

Взаємозв'язки між підрозділами можуть бути як лінійними, так і функціональними. Співвідношення лінійних і функціональних зв'язків з окремими аспектами діяльності ОС наведено в таблиці:

Аспекти діяльності ОС	Лінійні зв’язки	Функціональні зв’язки
Підрозділи, що здійснюють зв’язки	Матеріально-технічне забезпечення Виробництво Збут Продажа	НДДКР Кадри Бухгалтерія Фінанси
Завдання, що виконуються завдяки зв’язкам	Досягнення організаційних цілей	Допомога керівному органу в досягненні організаційних цілей
Форми здійснення зв’язків	Наказ, вказівка, розпорядження, завдання	Поради, рекомендації, інформація щодо прийняття рішень, альтернативні рішення
Правові підстави, що реалізуються у зв’язках	Ієрархічна влада	Застосування ноу-хау
Етапи рішень, що реалізуються у зв’язках	Прийняття і виконання рішення	Розроблення, підготовка і оцінювання рішення

Лінійні зв'язки відображають рух інформації та рішень між лінійними керівниками, які відповідають повністю за діяльність ОС та її підрозділів. Функціональні зв'язки відображають рух інформації та управлінських рішень за функціями керування.

Інколи в теорії керування виділяють такі його функції, як координація і регулювання, що доповнюють функцію організації.

Координація — вид діяльності менеджера з узгодження та упорядкування діяльності організаційної системи. За допомогою координації забезпечують безперервне функціонування системи. Головне завдання координації — досягнення узгодженості в роботі всіх ланок системи через установлення раціональних комунікацій між ними. Характер комунікацій може бути різним, оскільки залежить від того, які елементи процесу керування вимагають координації.

Форми і засоби координації різні, найчастіше координацію здійснюють на підставі наданих звітів і різних документів, з використанням радіо і телебачення, комп'ютерного зв'язку, безпосереднього запрошення людей на збори, наради.

Координація — це встановлення взаємодії між різними підсистемами, для чого здійснюють маневрування ресурсами, узгодження всіх виникаючих розбіжностей. Вона спрямована також на підтримку певного стану, статусу організації в зовнішньому середовищі, для чого використовують спеціальні економічні та політичні важелі та засоби.

Регулювання — вид діяльності менеджера з усунення відхилень від нормального режиму роботи організації, погодження за нормативами відповідності, запобігання порушенню нормального режиму функціонування у стан руйнування, кризи. Регулювання тісно взаємодіє з процесом координації. Відрегулювати — значить домогтися потрібної відповідності та узгодженості характеристик процесу. У практиці керування координацію та регулювання реалізують у сукупності і взаємодії. Коли в процесі координації забезпечено стійкість організації у соціально-економічному середовищі, зростають і можливості внутрішньої гармонії характеристик її функціонування.