4. Службова записка

Існують такі види записок: доповідна, пояснювальна, службова. Записка є здебільшого внутрішнім документом, призначення якого – спілкування між керівником і підлеглим (доповідна та пояснювальна записки), або між керівниками структурних підрозділів підприємства (службова записка). Службовими записками іноді називають доповідні та пояснювальні записки. Якщо записка направляється за межі установи (наприклад, пояснювальна записка до звіту), її оформлюють на бланку і реєструють.

У доповідній записці звертаються до керівника установи з повідомленням про певний факт, подію, виконання службових доручень тощо. Текст записки має бути максимально точним і лаконічним. Мета цього документа – спонукати керівника до прийняття конкретних рішень.

Пояснювальна записка, як правило, складається на вимогу керівника і містить пояснення тих подій, фактів, що сталися (найчастіше – порушення дисципліни, невиконання роботи тощо).

Зразки записок наведено у посібнику Садковської І.П. «Основи діловодства» с. 44-46 та додатках 25-33.

5. Довідка

Довідка – це довідково-інформаційний документ, який засвідчує факти з життя і діяльності окремих громадян або різні обставини діяльності організації чи установи.

Довідка видається однією установою до іншої на її вимогу.

За змістом довідки поділяються на особисті (стосуються окремих осіб) та службові (стосуються установи в цілому). Як правило, довідки оформлюються на бланках установи, в них від руки заповнюються тільки індивідуальні відомості.

Зразки довідки див. у посібнику Садковської І.П. «Основи діловодства» с. 42-43.

6. Протокол, витяг з протоколу

Протокол — це один із найпоширеніших документів колегіальних органів. У ньому фіксують перебіг і результати проведення зборів, конференцій, засідань, нарад. У протоколах відображаються всі виступи з питань, що розглядаються, і рішення, ухвалені в результаті обговорення. Вони оформлюються на підставі записів і стенограм, зроблених під час засідань.

Крім повного протоколу, є ще стисла його форма — витяг із протоколу, що стосується якогось певного питання.У витягу вказують прізвища та ініціали тих, хто виступив з даного питання (без викладу виступів), а також зміст прийнятих рішень. Витяг із протоколу підписують голова й секретар засідання. У протоколі роблять позначку про зроблений витяг, а також зазначають, кому його вручено чи надіслано.

Питання для самоконтролю

1.Які основні вимоги до написання прес-релізу?

2. Які є види статистичних звітів?

3. Яка записка складається на вимогу керівника?

4. Що таке протокол? Які бувають види протоколів?

5. Хто підписує протокол загальних зборів?

Завдання до самостійної роботи

1.Подані словосполучення поставте у давальному відмінку однини; поясніть закінчення.

Ректор Петренко Василь Олегович, директор Шульга Іван Іванович, керівник Ільїн Михайло Гнатович, бригадир Кузьменко Хома Лукич, президент Рощин Степан Федотович, кореспондент Пушенко Галина Олександрівна, проректор Голубчук Петро Ярославович.

2.Зі слів, поданих у дужках, виберіть те, яке, на вашу думку, є найдоцільнішим. Запишіть.

За (положенням, станом) на 9 листопада 2002 року; бюджетні (затрати, видатки, витрати); (добиватися, домагатися) згоди; (присвоювати, привласнювати) майно; (поступило, надійшло, прибуло) повідомлення; у договорі (обумовлено, зумовлено) ряд питань; (хитання, коливання, вагання) цін; (об'єм, розмір, обсяг) робіт; надати необмежені (уповноваження, повноваження); написати (адрес, адресу) за новими поштовими правилами; вручити листа (адресантові, адресатові).

3.Відредагуйте поданий текст, використовуючи, де потрібно, стандартизовані вислови. Допишіть відсутні відомості.