4. Заява. Види заяв

Заява – це документ, у якому висловлюється певне прохання чи пропозиція. Заяви бувають як особисті (складається при прийомі на роботу, для надання відпустки, матеріальної допомоги тощо), так і офіційні (відкриття для підприємства рахунку в банку, позовна заява в Господарський суд тощо). Реквізити заяви: назва виду документа; адресат; текст; додаток (може бути); дата; підпис.

Як правило, особисті заяви пишуть від руки в одному примірнику. Реквізит “адресат” складається з двох частин: перша частина вказується у Д.в., а друга – у Р.в., при цьому прийменник “від” не пишеться.

Зверніть увагу!Заява є назвою документа, тому пишеться з великої літери, як і інші назви документів (Характеристика, Довідка, Акт, Договір, Протокол, Наказ тощо). Крапка після назви документа не ставиться.

Допускаються варіанти в оформленні заяв: прізвище керівника, до якого звертаються з заявою, може вказуватись або не вказуватись; перелік документів, що додаються, може починатися словами: Додаток (Н.в.), До заяви додаю (З.в.), До заяви додаються (Н.в.); дата може зазначатися трьома групами цифр або комбінованим словесно-цифровим варіантом: 09.02.2005 або 09 лютого 2005 р.

5. Автобіографія

До особистих документів належить автобіографія - документ з незначним рівнем стандартизації, у якому особа власноручно у хронологічному порядку стисло повідомляє основні факти свого життя та діяльності. Реквізити автобіографії: назва виду документа; текст; дата; підпис.

Необхідно зазначити, що останнім часом замість традиційної автобіографії все частіше складають резюме, намагаючись переконати роботодавця, що саме кандидатура автора є найоптимальнішим варіантом для майбутньої посади: це працівник досвідчений, надійний, чесний.

6. Особовий листок з обліку кадрів

Особовий листок з обліку кадрів — це обов'язковий документ особової справи працівників установ, організацій, в якому фіксуються автобіографічні відомості. Його заповнюють під час оформлення на роботу, для участі в певному конкурсі.

Реквізити особового листка:

1. Назва виду документа.

2. Прізвище, ім'я, по батькові.

3. Дата й місце народження.

4. Відомості про освіту.

5. Відомості про наукові ступені, вчені звання.

6. Якими мовами володіє.

7. Трудова діяльність.

8. Державні нагороди.

9. Закордонні та міжнародні наукові відзнаки.

10.  Відомості про родину.

11.  Паспортні дані.

12.  Домашня адреса.

13.  Особистий підпис.

14.  Дата заповнення документа.

7. Наказ щодо особового складу

Жодне підприємство не може обійтися без такого документа, як наказ. Наказ – це розпорядчий документ, який видається керівником установи на правах єдиноначальності у межах своєї компетенції і стосується організаційних або кадрових питань. Відповідно за призначенням усі накази поділяються на накази із загальних питань (організаційні, з питань основної діяльності) та накази щодо особового складу (кадрові).

Кадровими наказами оформлюють призначення, звільнення, переміщення працівників, відрядження, відпустки, заохочення, стягнення (у заголовках такого наказу зазначають “щодо особового складу”).

Трудова книжка

Трудова книжка — це головний документ, що підтверджує трудову діяльність громадян і служить для встановлення загального, безперервного й спеціального стажу.

Під час оформлення на роботу трудова книжка заповнюється працівниками відділу кадрів у п'ятиденний термін. До неї заносяться відомості про трудову діяльність, переміщення, звільнення, заохочення працівника.

Зберігається трудова книжка у відділі кадрів фірми, підприємства, установи, де її власник працює, і повертається йому у зв'язку зі звільненням, виходом на пенсію. Працівник має право взяти трудову книжку з відділу кадрів на деякий час за заявою. Якщо власник втрачає її, то дублікат видається за останнім місцем роботи.