Совещание. Планерка. Отчет. Служебная записка

Достаточно популярным запросом на консультациях по ораторскому искусству является вопрос: как правильно выстроить свою речь (если Вы руководитель) и речь сотрудников на таких мероприятиях как совещания, планерки, отчеты.

Итак, что такое планерка и как на ней правильно выступить. Во-первых, не только на планерке планируют, но и планерку планируют (простите за тавтологию, но она здесь оправданна). Планерка должна проводиться в одно и то же время, в один и тот же день недели, чтобы у сотрудников выработалась привычка готовиться к этому времени. Считаю, что оптимальный день – вторник, потому что всем известно, что понедельник – день тяжелый, и как раз в понедельник будет время подготовиться к этому мероприятию. Удобное время – 10 часов утра.

План этого мероприятия следующий (для коллектива до 15 человек):

1. Вступительное слово Генерального директора (Исполнительного директора/Замдиректора) – ведущего планерку.

Содержание вступления:

Тема – то, о чем будет говориться на планерке (например, увеличение чистой выручки на этой неделе по отношению к предыдущей неделе на 10 %).

Проблема – какие меры для увеличения чистой выручки на этой неделе будут приняты каждым отделом?

Я работаю с предприятиями в качестве внешнего консультанта по маркетингу и рекламе с 2004 года, и, конечно же, участвую в производственных совещаниях. Очень грустно смотреть на планерки, построенные по сценарию «Как хорошо, что вместе мы сегодня собрались!», на которых первое слово Ведущего заключается в следующем: всех приветствую, давайте обсудим, какие новости у Ваших отделов есть за прошедшую неделю.

Цель планерки – планировать и решать конкретные задачи, а не узнавать самочувствие и жалобы сотрудников.

Тема и проблема планерки каждую неделю должна меняться: например, почему бы в декабре, в преддверии Нового года, не увеличить чистую прибыль на 300 %, разбив по неделям конкретные суммы выручки.

Тема и проблема планерки должны высылаться секретарям руководителям отделов или их замам (людям, которые будут непосредственно готовить доклады на планерке, отвечать на вопросы) в пятницу, чтобы было минимум два рабочих дня на подготовку, а хороший руководитель занимается производственными вопросами также и в выходные дни, такова судьба офисного планктона.

2. Далее идут выступления руководителей отделов, построенные по четкой схеме:

Предложение по повышению чистой прибыли (конкретные меры, их должно быть минимум 3)

Обсуждение этого предложения коллегами (согласен/не согласен и обязательно почему? Аргументация

Вывод – какое действие будем предпринимать на этой неделе.

Принятое решение, одобренное Генеральным директором, секретарь вносит в протокол (то есть составляет для Исполнительного директора список контрольных точек и задач, которые должны быть решены до пятницы).

Каждое такое выступление занимает 5-10 минут.

1. Заключение. Вывод Генерального директора: призыв решить поставленную в начале планерке задачу до пятницы и возложение функции контроля за выполнением каждым отделом своей микро-задачи на исполнительного директора.

Все! Кратко, сжато и эффективно. Сразу после планерки (в течение часа) секретарь направляет по корпоративной почте каждому руководителю его задачу на неделю, он, в свою очередь, разбивает эту задачу на подзадачи и передает сотрудникам отдела. Назначаются две контрольные точки: среда и пятница (два этапа выполнения задачи), исполнительный директор собирает в эти сроки отчеты и передает общий отчет о выполнении Генеральному директору.

Совещания или рабочие группы. Коренное отличие от всех иных событий, происходящих на предприятии, заключается в том, что они собираются тогда, когда у одного отдела или смежных отделов есть общая задача и нужно выработать совместное решение. Цель – выработать решение проблемы. Например, берем все ту же общую задачу увеличить количество чистой прибыли на 10 % до пятницы путем проведения малой рекламной кампании (это микро-задача) в рамках отдела маркетинга. На планерке Генеральный директор утвердил эту микро-задачу. Далее руководитель отдела должен провести рабочую группу (и это название мне нравится больше, чем совещание, потому что отражает деятельность, которая должна произойти – работа и выработка плана действий) со всеми сотрудниками и разбить микро-задачу на мелкие поручения каждому.

План рабочей группы (совещания):

Тема (из планерки)

Проблема (из планерки)

Микро-задача для отдела (принятая на планерке и находящаяся на контроле у исполнительного директора)

Распределение руководителем поручений каждому сотруднику с обсуждением (сотрудник должен озвучить свои вопросы к поручению, проблемы, которые могут у него возникнуть в входе выполнения).

Дизайнер – нарисовать макет в течение 2 часов (поручения даются с указанием дедлайнов)

Smmщик – разместить макет с рекламной акцией в соцсетях в течение следующих 2 часов после изготовления макета.

Рекламщик – заказывает плакаты в типографии в течение следующих 2 часов после изготовления макета и так далее.

После окончания рабочей группы руководитель (или его зам) еще раз в письменной форме на почту отправляет всем задачи и контрольные точки, контролирует их выполнение.

Отчет. Самый сложный и объемный с точки зрения текста жанр. Отчеты бывают разные: еженедельные (о решении задач, поставленных на планерке), ежемесячные (результаты работы предприятия и каждого из отделов), квартальные, полугодовые, годовые. Не встречала в практике предприятия, которые бы делали отчеты за пятилетку, что очень огорчает, однако это связано с темой постановки целей, которая находится в разделе тайм-менеджмента.

Заседания с прослушиванием отчетов отделов – самое скучное, что случалось со мной в жизни, честно. На предприятиях, где эти отчеты построены неправильным образом, заслушивание отчетов превращается в настоящую пытку, а речи выступающих звучат скучно и бесполезно, в целом такая деятельность выглядит как отупляющее занятие, а должно быть развивающим и наталкивающим на продуктивные мысли.

Заседание по прослушиванию отчетов должно иметь своей целью не просто слушание и оценку работы подразделений, а выработку новых решений на основе полученного опыта, только тогда такое мероприятие пройдет эффективно.

У отчета, как и у любой другой деятельности должна быть конкретная цель. Например, прослушать ежемесячные отчеты предприятия и выработать стратегию работы в следующем месяце. Продукт, который должен получиться в финале – стратегия, выраженная в письменной форме. Все ежемесячные отчеты должны готовиться руководителем каждого подразделения и находиться на общем доступе компании, чтобы каждый начальник отдела мог ознакомиться с ними перед отчетом (хотя бы с частью – выводом) и подготовить свои вопросы.

План заседания «Ежемесячный отчет предприятия»

Вступление Генерального директора (тема – ежемесячный отчет)

Проблема: Какие решения, способствующие повышению эффективности работы компании, будут утверждены и приняты к исполнению.

Далее отчет руководителя каждого подразделения по следующей схеме: признание работы отдела удовлетворительной/неудовлетворительной, 3-5 проектов решений для осуществления в следующем месяце. Утверждение/не утверждение остальными участниками мероприятия и Генеральным директором. Принятые к исполнению проекты решения сразу заносятся секретарем в протокол заседания и после отправляются на контроль Исполнительному директору и руководителям подразделений на исполнение. На каждое выступление тратится также 10-15 минут

Вывод: Генеральный директор подводит итоги, выделяя наиболее важное для исполнения каждым подразделением одно решение и отдает на контроль Исполнительному директору эти задачи.

Речь в рамках предприятия относится к официально-деловому стилю, для которого характерны клише, так называемые канцеляризмы, использование простых предложений, смысл которых понятен каждому сотруднику, а также особое построение текстов.

Шаблоны для написания служебных записок и служебных писем.

Шаблон 1: в связи с (указывается причина), информирую Вас о том, что (что произошло, в чем проблема) и предлагаю принять следующие меры (решение проблемы).

Шаблон 2: с целью (указываем цель), прошу разрешения (что сделать) или необходимо (что сделать).

Дата, подпись, печать (если это внешнее письмо).

Для любого текста, особенно бизнес-текста, необходимым для соблюдения критериям является его цельность, а цельность, в свою очередь, - это подчиненность единой цели. Перед тем, как писать какой-либо документ определитесь, для чего Вы это делаете, с какой целью. Каждый абзац текста должен быть напрямую связан с этой целью, с проблемой, которую нужно решить и должен описывать ее с какой-то конкретной точки зрения. Ваш текст можно сравнить с пиццей, которую порезали на куски (абзацы), однако фрагменты блюда несут общую идею.

Дословные шаблоны и правила составления любого бизнес-документа отправляются по запросу на почту rasshakespeare@gmail.com.