Оформление документации на компьютере с использованием пакета прикладных программ ms Office

В деканате «Бизнес-упревление» активно используются информационные технологии, различные аппаратные и программные средства. Так как секретарь работает с многой документацией, компьютер и принтер, пожалуй, самые необходимые аппаратные средства. В работе с документацией работниками организации , и мной, во время прохождения практики, были использованы такие программы, как Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office Excel, Microsoft Office PowerPoint. Эти программы необходимы в работе секретаря для оформления и составления различных видов документации. После прохождения практики я усовершенствовала навыки пользования данными программами.

Необходимо отметить, что владение слепым десятипальцевым набором текста существенно облегчило мне прохождение практики. Тем самым я хочу подчеркнуть важность использования изученного материала и полученных навыков в течении учебного процесса во время прохождении практики, а, в дальнейшем, и во время работы на том или ином предприятии.

Организация документооборота в учреждении

Документационное обеспечение, несомненно, играет очень важную роль в организации работы секретаря. Как и в любой организации, на любом предприятии, в любом подразделении заведения, документация необходима, в первую очередь, как официальное подтверждение той или иной информации.

Работники организации - заместитель директора и директор должны быть ознакомлены со всеми видами документов, с которыми работает данная организация и уметь составлять или изменять данные документы.

В деканате задействовано большое количество документации.

В связи с этим, к документационному обеспечению организации можно отнести различные виды документов, среди них есть и приказы директора организации, а также распоряжения директора, устав организации, отчеты о проведении встреч и семинаров , отчеты о количестве членов организации, об их успехах, ведомости проведения семинаров, журналы посещаемости членов организации, протоколы заседаний совета организации и т.д.

Поиск информации в сети Интернет, электронная переписка

Как уже было сказано, документооборот играет очень важную роль в деканате «Бизнес-управление». Технологии идут вперед, поэтому современный сотрудник должен уметь работать не только с основными программы MS Word, как Microsoft Office Word 2003, Microsoft Office Excel, Microsoft Office PowerPoint, но и уметь работать в сети Интернет.

Также Интернет помогает в обмене информацией между организациями, которые сотрудничают с организацией, между сотрудниками, директором и подчиненными . Телефонные переговоры являются важными составляющими работы организации, в чем мне пришлось убедиться, во время прохождения практики. Но, в свою очередь, современные Интернет-технологии значительно облегчают связь. Современные социальные сети, электронная переписка значительно облегчают связь между нашей организацией и другими.

Еще одним плюсом использования сети Интернет в организации, является то, что информацию можно передать не только очно, но и «заочно», в данном случае, с помощью использования электронной почты или вышеупомянутых социальных сетей.

Во время прохождения практики, я убедилась, что в процессе работы организации возникает много ситуаций, когда требуется срочно передать или узнать ту или иную информацию у сотрудника . В этом и помогают современные Интернет-технологии.