1.2 Исследование организационной структуры учреждения
Организационная структура – совокупность подразделений организации и их взаимосвязей, в рамках которой между подразделениями распределяются управленческие задачи, определяются полномочия и ответственность руководителей и должностных лиц. Организационная структура филиала ДВФУ в г. Дальнегорске, представлена на рисунке 1.
Рисунок 1 – Структурная схема организации и управления Филиала ДВФУ
Директор филиала относится к категории руководителей и осуществляет непосредственное руководство институтом.
Библиотека отдел предназначенный для хранения печатных и электронных учебных материалов и пособий, а так же общеразвивающей литературы.
Бизнес-инкубатор это сектор, в котором создано бюро развития бизнес идей на территории ДГО.
Отдел молодежной политики – отдел по работе со студентами вне учебных занятий. Предполагает создание условий для творческого досуга, поддержки молодежных культурно-досуговых и физкультурно-спортивных мероприятий.
Сектор профориентационной работы – предназначен для контроля за организацией и проведением профориентационной работы среди учащихся школ и колледжей на территории г. Дальнегорска. Организация научно-методических семинаров и конференций, обеспечение развития и совершенствования учебно-методической базы филиала ДВФУ в г. Дальнегорске.
Сектор производственного обучения и содействия трудоустройству – осуществляет деятельность филиала ДВФУ в г. Дальнегорске по организации производственного обучения и трудоустройства студентов окончивших данное учреждение. Организует работу по распределению и трудоустройству выпускников всех специальностей на территории г. Дальнегорска.
Отдел реализации основных образовательных программ отдел, занимающийся разработкой и реализацией программ обучения на следующий учебный год в филиале ДВФУ в г. Дальнегорске.
Сектор программ СПО – сектор, работающий в направлении программ среднего специального образования филиала ДВФУ в г. Дальнегорске.
Сектор программ ВПО – сектор, работающий в направлении программ высшего специального образования филиала ДВФУ в г. Дальнегорске.
Отдел реализации дополнительных образовательных программ отдел, занимающийся разработкой и реализацией программ дополнительного образования для студентов на следующий учебный год.
Учебно-методический отдел составляет методические пособия для студентов и преподавателей в филиале ДВФУ в г. Дальнегорске.
Студенческий офис – предназначен для совместной работы со студентами филиала ДВФУ в г. Дальнегорске.
Отдел информационных технологий – отдел, работающий в сфере развития
1.3 Исследование информационной системы учреждения
Информационная система – взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации для достижения цели управления. В современных условиях основным техническим средством обработки информации является персональный компьютер.
Целью информационной системы филиала ДВФУ в г. Дальнегорске, является сбор, анализ и переработка информации для получения конечного результата (отчета) при определенных ограничениях (во времени).
В филиале ДВФУ используется информационная система, с помощью которой Библиотека и каждый преподаватель имеют доступ в общую информационную систему головного офиса ДВФУ.
Информационная система филиала ДВФУ в г. Дальнегорске позволяет решить следующие задачи:
гарантирование требуемого качества управления учреждением;
повышение оперативности взаимодействия между подразделениями;
предоставление управляемости качеством учебного процесса;
обучение предмету (дисциплине) и другие.
ИС филиала ДВФУ в г. Дальнегорске используется для обеспечения процессов проходящих во всем учреждении, таких как:сбор и анализ информации о филиале и внешней среде с целью решения задач управления в филиале ДВФУ в г. Дальнегорске.
В филиале ДВФУ в г. Дальнегорске используется автоматизированная информационная система.
Информационное обеспечение в филиале ДВФУ в г. Дальнегорске происходят следующие информационные процессы: сбор сведений для формирования учебных планов, поручений преподавателям, расписаний на основе приказов, положений, инструкций из ДВФУ, анализ собранных документов, их обработка, хранение и передача отчетов в головной офис ДВФУ.
К информационному обеспечению ИС филиала ДВФУ в г. Дальнегорске относятся следующие элементы (внешние и внутренние источники информации, системы классификации и кодирования и другие).
1. Внешние и внутренние источники информации
Внешние источники информации: приказы по личному составу, приказы по хозяйственной деятельности, приказы по студенческим вопросам, приказы по основной деятельности, приказы по служебным записям, распоряжения.
Внутренние источники информации: приказы по административно-хозяйственной деятельности, приказы по студенческим вопросам, распоряжения, приказы по основной деятельности
2. Системы классификации и кодирования
Общероссийский классификатор специальностей по образованию. Постановление Госстандарта России от 30.09.2003 № 276-ст.
3. Нормативно-справочные документы
Положение об отделе филиала, должностные инструкции, регламенты и положения ДВФУ регламентирующие все виды деятельности
5. Виды информации, который используются в филиале ДВФУ в г. Дальнегорске:
базы данных (в филиале ДВФУ в г. Дальнегорске, нет БД);
первичная (заявления от сотрудников филиала на перевод/увольнение/прием, проекты, приказы);
текущая (приказы, распоряжения, письма регламентирующие);
входная (письма, распоряжения, приказы);
промежуточная (табели учета рабочего времени);
переменная (исходящие письма);
постоянная (устав, положения, регламентирующие все виды деятельности происходящие в филиале);
управляющая (устав, положения регламентирующие все виды деятельности, руководящие письма, положения ДВФУ и Министерства);
выходная (письма, служебные записки, приказы, распоряжения).
В филиале ДВФУ в г. Дальнегорске большое значение играет функционирование электронного документооборота и привязка его к конкретным процессам.
Для таких организаций характерны расширение круга решаемых функциональных задач, связанных с деятельностью учреждения, организация автоматизированных хранилищ и архивов информации.
Все это позволяют накапливать документы в различных форматах, предполагают наличие их структуризации, возможностей поиска, защиты информации от несанкционированного доступа и т.д.
Информационные потоки– это совокупность сообщений требующихся для управления и контроля за различными процессами, циркулирующими внутри системы, а так же во внешней среде.
Из ДВФУ поступают, такие документы как: приказы, отчеты, положения и инструкции.
В ДВФУ передаются следующие документы: годовые планы работы и отчеты.
Внутри филиала ДВФУ в г. Дальнегорске циркулируют следующие документы: приказы, распоряжения, инструкции, указания, положения, ведомости, отчеты и уведомления.
Схема и элементы информационных потоков циркулирующих в филиале ДВФУ в г. Дальнегорске, представлены на рисунке 2.
Рисунок 2 – Схема и элементы информационных потоков
Целью центра информационных технологий (ЦИТ) в филиале ДВФУ в г. Дальнегорске, является организация бесперебойной работы ИС всего учреждения.
Задачи ЦИТ:
содержать компьютеры, оргтехнику и другое информационное оборудование учебного заведения в работоспособном состоянии;
способствовать развитию и модернизации информационной материальной базы института;
планировать и обеспечивать обслуживание и ремонт компьютеров и оргтехники в отделах, компьютерных классах, типографии и других подразделений;
обеспечивать ежедневную подготовку компьютерной техники к работе, выполнение текущего и планового ремонта и периодической профилактики техники;
содействовать преподавателям в эффективном проведении занятий, осуществлять им помощь в разработке и внедрении новых обучающих программ, изготовлении наглядных пособий и технических средств;
проводить периодическую инвентаризацию компьютерной техники, учёт технического состояния каждого компьютера и других технических средств;
обеспечивать эффективное использование информационных технологий в учебном процессе;
обеспечивать работу компьютерных классов, выполнение режимов их работы и оформление наглядными пособиями;
обеспечивать удовлетворение запросов студентов и преподавателей в освоении компьютерной техники и навыков работы на ПК;
предоставление дополнительных платных услуг студентам, преподавателям и другим гражданам по обслуживанию, ремонту компьютерной техники и работе в сети Интернет;
обучение работников ЦИТ, преподавателей и других сотрудников учебного заведения по освоению новой техники и современных информационных технологий;
обработка, оформление и накопление учебников, методических разработок, видео лекций и других методических материалов в электронном виде. Создание электронной учебно–методической базы;
оформление и ведение Сайта учебного заведения в сети Интернет;
обеспечивать соблюдение техники безопасности и охраны труда при работе пользователей на компьютерной технике и другом оборудовании ЦИТ.
ЦИТ взаимодействует с другими подразделениями учреждения: Департамент ИТв г. Владивостоке, сервис технических обслуживаний ИТ, Отдел образовательных программ, служа технического обеспечения информационной технологии и преподавателями.
Схема информационных потоков ЦИТ в филиале ДВФУ в г. Дальнегорске представлена на рисунке 3.
Рисунок 3 –Схема информационных потоков ЦИТ
Техническое обеспечение. В филиале ДВФУ в г. Дальнегорске используются вычислительные комплексы со следующими характеристиками: ЦП IntelCeleronR, 1 ядро, 1.8 ГГц, 512 Мб ОЗУ, ЖД на 200 Гб.
А также моноблоки HP Pavilion All-in-One 22-3101ur с характеристиками: ЦП Intel Celeron G1840T, 2 ядра, 2.5 ГГц, 2 Гб ОЗУ, ЖД на 320 Гб.
В филиале ДВФУ в г. Дальнегорске используется принтер HP laserjet 1150, с разрешением печати 1200*1200dpi, лазерной технологией печати и скоростью печати 17 страниц в минуту.
В филиале ДВФУ в г. Дальнегорске используется плоттер HP DesignJet 110. Возможность использования стандартного лотка для носителей формата до A2+ и двух трактов подачи вручную для носителей большего формата (до A1+). Удовлетворите свои потребности в многоформатной цветной печати без ущерба для бюджета. В плоттерах HP Designjet 110 используется разрешение 1200 т/д и технология послойного формирования цвета HP.
В филиале ДВФУ в г. Дальнегорске используется сканер MustekBe@rPaw 2400CU Plus. Высокое разрешение 1200 точек на дюйм для изображений профессионального качества, 5 кнопок для удобных функциональных операций.
Автоматизированное рабочее место (АРМ) – программно–технический комплекс, предназначенный для автоматизациидеятельности определенного вида автоматизированных систем.
АРМ оператора ЭВМ в филиале ДВФУ в г. Дальнегорске объединяет программно-аппаратные средства, обеспечивающие взаимодействие человека с ПК, предоставляет возможность ввода информации (через клавиатуру, компьютерную мышь, сканер и т.п.) и её вывод на экран монитора, принтер, графопостроитель, звуковую карту – динамики или иные устройства вывода.
В качестве средств административно-управленческой связи в филиале ДВФУ в г. Дальнегорске, являются автоматическая телефонная, директорская оперативная и диспетчерская связи, а также, звуко- и видео- запись.
В филиале ДВФУ в г. Дальнегорске используется факс PanasonicKX-FC243, с характеристиками: тип печати – термоперенос, формат бумаги A4, ёмкость устройства автоподачи 10 листов, ёмкость лотка бумаги 50 листов.
Система компьютерных сетевых коммуникаций в филиале ДВФУ в г. Дальнегорске представляет собой: доступ в Интернет от провайдера Интелеком, топологию звезда, кабельную систему состоящую из витой пары FTPCat. 5E, а также стандартом построения сети IEEE 802.2.
В филиале ДВФУ в г. Дальнегорске применяется следующее сетевое программное обеспечение.
iTALC – это система дистанционного управления, предназначенная для школьных компьютерных классов, которая может быть использована учителем для контроля работ студентов в то время, когда они объясняют материал.
Google Chrome – браузер, разрабатываемый компанией Google на основе свободного браузера Chromium.
10-Strike LANState – программа для администрирования и мониторинга серверов, компьютеров, и прочих сетевых устройств.
В филиале ДВФУ в г. Дальнегорске применяется следующее аппаратное обеспечение.
Коммутатор D–Link DES–1016D в кабинете 308 представлен на рисунке 4.
Рисунок 4 – Коммутатор D–Link DES–1016D
D–Link DES–1016D является неуправляемым коммутатором 10/100 Мбит/с 2 уровня, предназначенным для повышения производительности работы небольшой группы пользователей, обеспечивая при этом высокую пропускную способность.
Коммутатор Acorp HU5D в 308 кабинете представлен на рисунке 5.
Рисунок 5 – Коммутатор Acorp HU5D
5 портовый 10/100Мб/с Ethernet коммутатор, выполненный в металлическом корпусе. Осуществляет эффективное сегментирование локальной сети. Применяется для объединения нескольких сетевых сегментов. Согласует трафик сегментов 100 Мб/c и 10 Мб/c. Порты 100BASE–TX автоматически определяют скорость работы рабочих станций и настраиваются на максимально возможную скорость взаимодействия с этими станциями. HU5D (Ver 2.0) имеет отдельный разъем Uplink для возможности каскадирования с другими коммутаторами или концентраторами.
Двух диапазонный маршрутизатор TP–LINK TL–WR841ND на этажах представлен на рисунке 6.
Рисунок 6 – Двухдиапазонный маршрутизатор TP–LINK TL–WR841ND
Wi-Fi–точка доступа (роутер). Стандарт Wi–Fi: 802.11n. Макс. скорость: 300 Мбит/с. Коммутатор 4xLAN. Поддержка VPN. Скорость портов 100 Мбит/сек.
В филиале ДВФУ в г. Дальнегорске используется сервер HPE ProLiant DL560 Gen9, со следующими характеристиками: семейство процессоров Intel Xeon E5-4600 v3, количество процессоров 4, количество ядер 18, 24 диска SATA и другое.
Схема компьютерной сети филиала ДВФУ в г. Дальнегорске представлена на рисунке 7.
Рисунок 7 – Схема компьютерной сети
Список обозначений используемых при создании схемы компьютерной сети филиала ДВФУ в г. Дальнегорске, представлен на рисунке 8.
Рисунок 8 – Список обозначений
Математическое и программное обеспечение (ПО). В филиале ДВФУ в г. Дальнегорск на рабочих станциях, предназначенных для студентов установлена ОС WindowsXPSP3, так как она подходит для комфортной работы студентов и не занимает большое количество ОЗУ.
В филиале в качествесистемного ПО применяются:
Windows XP SP3;
Windows 7;
драйверы;
оболочки, такиекак: FarManagerиTotal Commander.
В филиале применяется такое прикладное ПО, как:
VirtualBox – программный продукт виртуализации для операционных систем Microsoft Windows, Linux, FreeBSD, Mac OS X, Solaris/OpenSolaris, ReactOS, DOS и других;
MyTest – программа для создания и проведения компьютерного тестирования, сбора и анализа их результатов;
Microsoft Office – офисный пакет приложений, созданных корпорацией Microsoft для операционных систем Microsoft Windows, WindowsPhone, Android, OS X, iOS;
AutoCAD – система автоматизированного проектирования и черчения, разработанная компанией Autodesk;
TotalCommander – файловый менеджер с закрытым исходным кодом, работающий на платформе Microsoft Windows;
Paint.NET – бесплатный растровый графический редактор для Windows NT, основанный на .NETFramework;
Бизнес Пак 7 – программа для создания печати документов;
1С:Предприятие 8.3 – программный продукт компании «1С», предназначенный для автоматизации деятельности на предприятии.
В филиале ДВФУ в г. Дальнегорске применяют прикладные и структурированные алгоритмы, а также информационные технологии такие как: компьютерная обработка информации по заданным алгоритмам, хранение больших объемов информации на машинных носителях и передача информации на любые расстояния в ограниченное время, для обеспечения решения поставленных задач.
В качестве интерфейса обеспечивающего доступ работников филиала ДВФУ в г. Дальнегорске к информации, является ОС Windows 7.
Организационное обеспечение. В качестве нормативных и инструктивно-методических материалов, регламентирующих взаимодействие работников с техническими средствами и между собой в процессе эксплуатации ИС, являются должностные инструкции, регламенты и положения ДВФУ регламентирующие виды деятельности.
В филиале ДВФУ в г. Дальнегорске, не автоматизированы следующие задачи: ведение личных дел студентов (заполняется вручную), выдача книг в библиотеке (заполняется каждая карточка на студента вручную), выдача справок (заполняется вручную).
Правовое обеспечение. К нормативно-справочным документам, определяющим права и обязанности персонала относятся: ТК РФ ст. 214, 190, 92, КоАП РФ ст. 5.27, приказы по основной деятельности, приказы по служебным записям, распоряжения.
Организационно-правовые документы:
Конституция Российской Федерации;
Труд кодекс Российской Федерации;
Устав организации;
Положение об организации;
Положение о структурном подразделении организации;
Положение о коллегиальных и совещательных органах учреждения;
Штатное расписание;
Правила внутреннего трудового распорядка;
инструкции по отдельным видам деятельности;
должностные инструкции.
Документы, регламентирующие порядок хранения и защиты информации, правил ревизии данных, обеспечения юридической чистоты совершаемых операций, являются устав, положения, регламентирующие все виды деятельности, руководящие письма, положения ДВФУ и МинистерстваОбразования и Науки.
Законы о защите информации:
Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
Уголовный кодекс РФ о неправомерном доступе;
Законодательство в области защиты информации;
О защите персональных данных.