27. Общая характеристика системы электронного документооборота «Евфрат» и её основные функции.

Система ЕВФРАТ-Документооборот позволяет построить полноценную систему управления бизнес-процессами и документами организации, а также содержит весь необходимый инструментарий для успешной организации электронного документооборота любой компании, независимо от численности и формы собственности. Система рассчитана на работу как в рамках небольшого отдела, например, канцелярии или локальной организации в целом, так и в рамках территориально-распределенной организации со сложной схемой информационных потоков.

Система ЕВФРАТ-Документооборот помогает в решении следующих задач:

1. повышение эффективности управления бизнес-процессами за счет улучшения исполнительской дисциплины, оптимизации контроля выполнения задач и анализа деятельности организации;

2. сокращение непроизводительных затрат рабочего времени сотрудников и финансовых издержек на расходные материалы;

3. создание единого информационного пространства предприятия;

4. обеспечение надежности учета и хранения документов;

5. организация эффективной защиты информации.

ЕВФРАТ-Документооборот позволяет:

• автоматизировать регистрацию документов и заданий;

• обеспечить эффективное взаимодействие сотрудников в рамках работ по документам;

• осуществлять мгновенный поиск информации;

• контролировать выполнение работ, инициируемых документами и заданиями;

• проводить мониторинг состояния выполняемых процессов и анализ загрузки персонала за счет формирования различных журналов и отчетов;

• организовать долговременное хранение документов организации;

• обеспечить разграничение прав доступа сотрудников к информации.

В новой версии системы ЕВФРАТ-Документооборот реализована поддержка работы в организациях с территориально-распределенной структурой управления. Это позволяет организовать сквозную работу над документами и заданиями между главным офисом и территориально удаленными филиалами. Информация между офисами передается в кодированном виде.

Для обеспечения конфиденциальности работы с документами всем сотрудникам даются права доступа в соответствии с их должностными обязанностями и статусом в организации.

В системе можно формировать пользовательские роли и указывать их вместо конкретных исполнителей, что позволяет организовать работу в режиме временного или постоянного замещения одного сотрудника другим. Протоколирование действий пользователей, криптографическое шифрование и применение ЭЦП при согласовании документов полностью исключает вероятность несанкционированного доступа.

Поиск документов возможен не только по любому из полей регистрационной карточки, но и по тексту присоединенных к карточке файлов.

Система ЕВФРАТ-Документооборот позволяет полностью воспроизвести и оптимизировать процессы прохождения документов и задач в организации за счет гибкого механизма проектирования маршрутов. В системе поддерживается параллельная (имеющая нескольких соисполнителей) и последовательная (исполнение заданий друг за другом) маршрутизация поручений и заданий. Удобная настраиваемая система уведомлений и напоминаний помогает руководителям оперативно отслеживать состояние работ, сотрудникам правильно организовать свою работу, и, таким образом, улучшить исполнительскую дисциплину в организации. Все основные действия по каждому поручению и заданию (начало работы, принятие к исполнению, отправка отчета, изменение сроков, создание подпоручений и подзадач, особые отметки) фиксируются в поле "Ход исполнения", что упрощает работу контролеру, позволяя ему в любой момент времени быстро определить, на каком этапе находится выполнение того или иного поручения.

В состав системы входят следующие модули:

1. АРМ Пользователя - универсальное рабочее место доступа к системе;

2. АРМ Администратора - средство настройки и администрирования системы;

3. модуль "Графический дизайнер маршрутов" - инструмент для проектирования типовых процессов обработки документов в организации;

4. модуль "Дизайнер форм" - средство настройки регистрационно-контрольных карточек;

5. модуль "Менеджер журналов и отчетов" - инструмент для настройки шаблонов отчетов по деятельности организации;

6. средства настройки ЭЦП и протоколирования действий пользователей;

7. модуль "Почтовый клиент" - средство работы с сообщениями электронной почты.