1С Бухгалтерия

1С Предприятие. Управление проектной организацией.

6. Описание реализованной на предприятии задачи (сервиса) «Учет расчетов с клиентами»

   1. Экономическое содержание задачи

Для продажи, внедрения и установки программного обеспечения и оборудования клиентам заключается договор поставки, в котором прописываются объемы и ассортименты товаров, цена, описываются порядок расчетов, сроки и порядок поставки, ответственности сторон, порядок разрешения споров и другие условия, указываются реквизиты сторон, и договор сопровождения, в котором прописываются виды работ, их стоимость, описываются обязанности сторон, сроки и порядок расчетов, другие условия и положения, указываются реквизиты сторон. Также может быть заключен абонентский договор, который заключается на долгий срок с ежемесячной фиксированной оплатой независимо от фактического объема оказываемых услуг (максимальное количество часов выполнения работ в месяц указывается в договоре).

Если договор поставки заключается на долгое сотрудничество, а не на единовременный заказ, то наименование, ассортимент, количество, цены на товар, включающие в себя НДС, перечень и стоимость сопутствующих и иных услуг, а также иная необходимая информация по конкретной партии товара и по конкретным видам услуг согласовываются сторонами путем направления покупателем документа «Заявка на заказ» организации в пределах ассортиментного перечня товаров и перечня услуг, предлагаемых фирмой. Заявка на заказ необходима для бронирования определенного товара на складе.

По факту совершения заказа формируются товарные накладные/акты об оказанных услугах.

При расчете стоимости товара учитывается его количество и цена, а при расчете стоимости услуги – её стоимость и время в часах, потраченное на выполнение работы. Сумма к оплате за товары получается суммированием стоимостей всех видов товаров, приобретаемых покупателем, а сумма к оплате за услуги – суммированием стоимостей всех видов работ, оказанных заказчику.

Сумму к оплате клиент может оплатить сразу, может оплачивать помесячно или частями.

Бухгалтером отправляется счет на оплату согласно определенному заказу. При поступлении платежа на банковский счет фирмы бухгалтер получает выписку с расчетного счета со списком входящих платежных поручений, в которых указывается, кто оплатил, и по какому номеру накладной/акта осуществилась оплата.

Контроль над своевременной оплатой и погашением долгов осуществляется менеджером по работе с клиентами посредством формирования отчетов о взаиморасчетах с клиентами, либо при получении сведений от бухгалтера о поступлении соответствующих платежных документов. При просрочке платежа менеджер, в первую очередь, начинает обзванивать должников, при неисполнении просьб вступают в силу условия договоров.

Формализованное описание задачи представлено ниже в таблицах 6.1.1 – 6.1.3.

Таблица 6.1.1.

Описание выходных показателей

Наименование показателей и сообщений	Идентификаторы	Способ расчета	Сроки выдачи	Пользователи: структурное подразделение, должность	Процедура использования
1	2	3	4	5	6
1. Сумма к оплате (S) за все проданные (v2) товары (t) заказчику (z)		, где n – количество проданных товаров	По мере продажи	Бухгалтерия, бухгалтер	Для оформления товарной накладной и счета на оплату. Для расчета долга клиента.
2. Сумма к оплате (S) за все оказанные (v3) услуги (u) заказчику (z)			По мере выполнения услуги	Бухгалтерия, бухгалтер	Для оформления акта об оказанных услугах и счета на оплату. Для расчета долга клиента.
3. Конечное сальдо (KS) по заказчику(z) на дату(t)		или	По мере формирования отчета о взаиморасчетах	Отдел по работе с клиентами, менеджер	Для учета долгов клиентов

Таблица 6.1.2.

Описание промежуточных показателей

Наименование показателей и сообщений	Идентификаторы	Способ расчета	Периодичность выдачи	Назначение
1	2	3	4	5
1. Стоимость (St) продаваемого (v2) товара (t)			По мере поступления заказа	Для расчета суммы оплаты за все проданные товары заказчику
2. Стоимость (St) оказанной (v3) услуги (u)			По мере поступления заказа	Для расчета суммы оплаты за все оказанные услуги заказчику

Таблица 6.1.3.

Описание входных показателей.

Наименование показателей и сообщений	Идентификаторы	Сроки сбора и передачи	Источник: структурное подразделение и должность	Способы контроля и корректировки
1	2	3	4	5
1. Цена (P) продаваемого (v2) товара (t)		По мере изменения прайс-листа	Отдел продаж, менеджер по продажам	визуальный
2. Количество (K) продаваемого (v2) товара (t)		По мере заключения договора	Отдел продаж, менеджер по продажам	визуальный
3. Цена (P) предоставляемой (v3) услуги (u) за час (c)		По мере изменения прайс-листа	Отдел сопровождения, инженер-программист	визуальный
4. Количество (K) потраченных часов (c) на осуществление (v3) услуги (u)		По мере выполнения заказа	Отдел сопровождения, инженер-программист	визуальный
5. Сумма(S) поступившей оплаты (o) на дату(t) от заказчика (z)		По мере получения платежных документов	Бухгалтерия, бухгалтер	визуальный
6. Начальное сальдо (NS) по заказчику(z) на дату(t)		На начало периода	Бухгалтерия, бухгалтер	программный

Связи на уровне задачи можно представить в виде схемы, представленной на рисунке 6.1.1.

Рис. 6.1.1. Схема связей на уровне задачи «Учет расчетов с клиентами за предоставление услуг и реализацию товаров».