Вопрос 2: Инструменты упорядочения данных и создания сводок в табличном процессоре Microsoft Excel.

Списки данных – это созданные в Excel однотабличные базы данных относительно небольшого объема. Список данных – это частный вид базы данных, созданный или импортированный в Excel. Строки списков выступают в качестве записей, а столбцы – в ка­честве полей. Первая строка списка обычно содержит названия столбцов.

При создании списка данных в Excel, в первой строке вводятся названия столб­цов, в остальных строках – данные, не более 65535 записей.

Обработка и анализ данных средствами Excel будут успешными только в том случае, если структура списка соответствует следующим требованиям:

1.  Размер и расположение списка:

-  список данных составляется на отдельном рабочем листе,

-  на листе нельзя помещать более одного списка,

-  внутри списка не должно быть пустых строк и столбцов,

-  если на лист очень нужно поместить какую-то информацию, не яв­ляющуюся частью списка данных, между списком и этой информаци­ей необходимо оставить хотя бы одну пустую строку и один пустой столбец.

2.  Названия столбцов:

-  названия столбцов должны находиться в первой строке списка,

-  названия достаточно выделить жир­ным шрифтом,

-  для отделения названий от расположенных ниже данных используются границы ячеек,

-  между названием и первой записью не должно быть пустых строк или линий,

-  объединение ячеек не допускается.

3.  Содержание строк и столбцов:

-  в столбец вносятся данные одного типа,

-  каждая запись выводится в отдельной строке,

-  если название начинается с цифры, поставьте перед цифрой апостроф,

-  перед данными в ячейке не должно быть лишних пробелов.

Сводки в Excel создаются, как правило, на основании упорядоченных дан­ных. Поэтому, вначале нужно познакомимся с сортировкой, транспонированием данных и использованием фильтров, а только после этого переходить к изучению приемов создания про­стейших сводок.

Списки данных можно сортировать по возрастанию, по убыванию, в логическом порядке, в пользовательском порядке.

Чтобы отсортировать список по одному столбцу нужно активизировать любую ячейку в этом столбце; нажать на кнопку Сортировать по возрастанию  или Сортировать по убыванию .

Если предварительно выделить какой-либо столбец, записи будут отсорти­рованы только в этом столбце и список данных разрушится. Для восстановле­ния списка можно воспользоваться командой Правка4Отменить. Независимо от поряд­ка сортировки пустые ячейки всегда помещаются в конец списка.

Если необходимо отсортировать список одновременно по двух или трем столбцам нужно выполнить командуДанные4Сортировка. В появившемся диалоговом окне Сортировка диапазона указать по каким столбцам и в каком порядке нужно осуществлять сортировку, задать идентификацию по заголовкам столбцов или по подписям. Идентификация по заголовкам столбцов задается в случае, если необходимо включить первую строку в сортируемые данные, если же первая строка содержит названия (подписи), чтобы не включать ее в сортируемые данные задают идентификацию по подписям.

Рисунок 57: Диалоговое окно Сортировка диапазона

Логическая сортировка или сортировка по смыслу – это упорядочение дан­ных в соответствии со встроенными в Excel неалфавитными последовательно­стями элементов, такими как Понедельник, Вторник, и т. д. При обновлении данных, логическая сортировка сохраняется.

Пользовательская сортировка выполняется в соответствии с последовательностью, заранее созданной вами на вкладке Сервис4Параметры4Списки или импортированной на эту вкладку из документа. При обновлении данных пользовательский порядок сортировки нарушается и сортировку нужно выполнять повторно.

Таким образом, можно создать следующие пользовательские списки: структурных подразделений фирмы, сотрудников по штатному расписанию, студентов по рабочим местам в компьютерном зале и т. д.

Одним из методов упорядочения данных в Excel является транспонирова­ние таблицы.

Транспонирование – это метод, при котором строки преобразуются в столбцы, а столбцы в строки.

Для транспонирования нужно выделить таблицу, дать команду Правка4Копировать, указать ячейку, соответствующую верхнему левому углу новой таблицы на этом же или на другом листе; выполните команду Правка 4 Специальная вставка 4Транспонировать.

Простейшим методом отбора данных в Excel является использование фильтров.

Фильтр – это набор условий, применяемых для отбора подмноже­ства записей. Фильтры делятся на два типа: автофильтры и расширенные фильтры.

После применения Автофильтра на экране останутся только те запи­си, которые соответствуют заданному критерию. Для использования автофильтра нужно указать любую ячейку таблицы, дать командуДанные4Фильтр4Автофильтр; щелкнуть на кнопке со стрелкой в заголовке того столбца, в котором нужно произвести отбор; в раскрывшемся списке выбрать критерий отбора. Этот список включает различные варианты отбора записей: Все, Первые 10, Условие, каждое значение фильтруемого диапазона, Пустые и Непустые.

Если вы выбрали одно из значений фильтруемого диапазона, в списке оста­нутся только записи с указанным значением в данном поле. Например, если в представленной таблице выбрать значение Касса, в списке останутся только проводки по кассе. При этом Excel обозначит голубым цветом кнопку у имени поля Наименование счета, к которому применен фильтр и заголовки отфильтрованных строк. Можно по­следовательно фильтровать любое количества полей (столбцов), пока не будут выполнены все условия отбора.

Если после команды Данные4Фильтр4Автофильтр в списке критериев от­бора выбрать значение Условие, появляется диалоговое окно Пользователь­ский автофильтр. В этом окне вы можете задать один или два критерия отбо­ра для одного и того же столбца одновременно, используя операторы:

-  равно, не равно,

-  больше, больше или равно,

-  меньше, меньше или равно,

-  начинается с, не начинается с,

-  заканчивается на, не заканчивается на,

-  содержит, не содержит.

Для отмены результатов отбора, полученных при ис­пользовании любой формы автофильтра, необходимо выполнить команду Данные4Фильтр4Отобразить все.

Расширенный фильтр позволяет задавать условия отбора одновременно для нескольких полей. Диапазон условий отбора размещается перед списком дан­ных или после него. Он состоит, как минимум, из двух строк: строки названий столбцов и строки (строк) условий. Между диапазоном условий и списком данных должна находится пустая строка. Для создания фильтра нужно выполнить команду Данные4Фильтр4Расширенный фильтр; указать должна ли фильтрация выполняться в пре­делах существующего списка данных или итоги следует выводить в дру­гом месте, в поле Исходный диапазон ввести адрес списка; в поле Диапазон условий ввести адрес диапазона; при необходимости активизировать параметр Только уникальные записи.

Таким образом, для упорядочения данные служат следующие инструменты (методы): сортировка, транспонирование, автофильтр и расширенный фильтр.

Для создания сводок в Excel служат следующие инструменты (методы): создание структуры данных, консолидация, сводные таблицы и диаграммы.

Создание структуры для табличных данных позволяет скрыть и отобразить уровни детализации данных. При этом данные должны соответствовать изложенным выше требованиям, предъявляемым к спискам Excel.

Метод создания структуры данных применяется для тех таблиц, где присутствуют промежуточные и общие итоги. Структурирование может выполняться и для таблиц, содержащих формулы, которые ссылают­ся на ячейки, расположенные выше и (или) левее результирующих ячеек, образуя с ними смежную сплошную область. Итоговые строки должны находиться выше или ниже детальных данных, итоговые столбцы – слева или справа.

Для создания структуры необходимо: выделить диапазон ячеек, для которых необходимо создать структуру, затем дать команду Данные4Группа и структура4Создание структуры.

Рисунок 58: Таблица данных до создания структуры

Рисунок 59: Таблица данных после создания структуры

После создания структуры данных над заголовками столбцов и слева от заголовков строк появляются разворачивающие узлы, в виде знаков + или – . Именно с помощью этих узлов можно скрывать и отражать уровни детализации данных, что особенно удобно для таблиц больших размеров.

Если структура, созданная программой автоматически пользователя не устраивает, то существует возможность ее откорректировать с помощью следующих команд: Данные 4 Группа и структура 4 Группировать, Данные 4Группа и структура 4 Разгруппировать. Перед применением команд нужно выделить те столбцы (или те строки), которые требуют группировки (или разгруппировки).

Консолидация данных – метод, при котором объединяются значения из нескольких диапазонов данных (листов книги).

Excel предоставляет пользователю несколько инструментов, обладающих консолидирую­щими способностями. Существует три вида консолидации.

1.  Консолидация по категориям. Применяется в тех случаях, когда данные исходных об­ластей не упорядочены, но имеют одни и те же названия столбцов. Этот способ может быть использован для консолидации данных, расположен­ных на листах, имеющих разную структуру, но одинаковые названия столбцов.

2.  Консолидация по расположению. Используется для консолидации данных нескольких листов, созданных на основе одного шаблона. Данные исходных облас­тей должны находиться на одних и тех же местах и располагаться в том же порядке.

3.  Консолидация с помощью трехмерных ссылок. Наиболее часто используемый метод, заключается в создании формул, содержащих трехмерные ссылки.

Консолидация данных по категориям. Для использования этого вида консолидации достаточно того, чтобы дан­ные, относящиеся к одному и тому же объекту, всегда задавались под одними и теми же названиями столбцов.. В одной исходной области данные, относя­щиеся к объекту, могут отсутствовать, в следующей – располагаться в другом месте списка. Для программы это не имеет значения, поиск объектов происходит по на­званиям столбцов. Консолидация данных по категориям используется, когда листы ра­бочей книги имеют разную структуру, но одинаковые названия столбцов. Ис­точники данных могут находиться на том же листе, что и таблица консолида­ции, на других листах той же книги, в других книгах. Если присвоить входным диапазонам имена, это повысит наглядность, ускорит обработку информации. Чтобы воспользоваться консолидацией данных по категориям нужно указать левую верхнюю ячейку диапазона, выбранного для размещения консолидируемых данных; выполнить команду Данные 4 Консолидация; указать в раскрывающемся списке функцию, которую следует использо­вать для обработки данных, диапазоны консолидации.

Рисунок 60: Диалоговое окно Консолидация

Исходные диапазоны могут иметь несовпадающие заголовки. В таком слу­чае в выходном диапазоне будут выводиться данные всех строк и столбцов, а не только строк и столбцов с совпадающими названиями.

Консолидация данных по расположению – это упрощенный вариант консолидации данных по категориям, в котором в область консолидируемых данных не включаются названия столбцов. При этом программа ориентируется на расположение значений во входных диапазонах и консолидирует значения ячеек имеющих одинаковое относительное расположение в диапазонах. Если в выходном диапазоне требуются названия столбцов, их нужно ввести вруч­ную или скопировать.

Консолидация данных с использованием трехмерных ссылок – это метод при котором консолидация осуществляется путем создания формул, содержащих трехмерные ссылки. Если рабочие листы книги имеют одинаковую структуру, можно использовать трехмерные ссылки. Трехмерные ссылки выглядят следующим образом: Лист1!A1 – ссылка на ячейку А1 первого листа книги. Формулы, содержащие трехмерные ссылки выглядят следующим образом: =СУММ(Лист1:Лист5!A1) – формула, позволяющая суммировать ячейки А1 листов с первого по пятый; =Лист1!A1*Лист2!B1 – формула, позволяющая вычислить произведение ячейки А1 первого листа на ячейку В1 второго листа.

Для задания трехмерной ссылки необходимо:

-  указать ячейку, в которую следует ввести функцию,

-  ввести знак равенства, имя функции и открывающую круглую скобку,

-  щелкнуть мышью ярлык первого листа,

-  удерживая нажатой клавишу SHIFT, щелкнуть ярлык последнего листа,

-  выделить ячейки, на которые необходимо сослаться,

-  ввести закрывающую круглую скобку и нажать клавишу ENTER.

Трехмерные ссылки нельзя использовать:

-  в формулах, использующих неявное пересечение,

-  в формулах массива,

-  вместе с оператором пересечения (пробел).

Кроме того, можно ссылаться на названия строк и столбцов, если все необходимые для расчета данные расположены на одном листе. Если они расположены на разных листах, нужно использовать имена ячеек и диапазонов.

Сводная таблица – является одним из интерактивных инструментов анализа данных. Она позволяет получать динамические представления данных, объединять большие массивы, переупорядочить их, подводить итоги по различным полям. Отображая разные страницы, можно осуществить фильтрацию данных, детализировать информацию, выводить промежуточные или общие итоги, добавлять формулы в вычисляемые поля или элементы полей. Сводную таблицу можно создать на основе сведений, находящихся:

-  в списке данных Excel,

-  в нескольких диапазонах консолидации,

-  в других сводных таблицах,

-  во внешних базах данных.

Формируются сводные таблицы с помощью мастера сводных таблиц, кото­рый обеспечивает объединение и размещение анализируемых данных с воз­можностью их упорядочения и пересчёта. Мастер сводных таблиц генерирует поля сводной таблицы, ориентируясь на названия столбцов списков Excel или иной базы данных.

Для вызова мастера сводных таблиц необходимо дать команду Данные4Сводная таблица.

Мастер сводных таблиц содержит три шага: в первом шаге необходимо указать местонахождение данных, на основе которых будет создана сводная таблица, а также тип создаваемого отчета: сводная таблица или сводная таблица со сводной диаграммой для наглядного представления данных.

Рисунок 61: Диалоговое окно Мастер сводных таблиц - шаг 1

Во втором шаге требуется указать конкретный диапазон, содержащий исходные данные.

Рисунок 62: Диалоговое окно Мастер сводных таблиц - шаг 2

В третьем шаге нужно указать будущее расположение созданной сводной таблицы, определить ее макет и параметры.

В диалоговом окне Макет, появляющемся после нажатия на кнопку Макет, нужно мышью перетащить наименования полей в нужные области. При этом нужно помнить, что поле, содержащее данные, предназначенные для суммирования (или иного арифметического действия) должно располагаться в области данных, а поля, содержащие подписи данных, должны располагаться в области строк, столбцов или страниц.

Рисунок 63: Диалоговое окно Мастер сводных таблиц - шаг 3

Рисунок 64: Диалоговое окно Мастер сводных таблиц - макет

Поле базы данных можно поместить в любую область сводной таблицы. В зависимости от этого, оно будет называться полем страниц, полем строк и т. д. Поле страниц позволяет поочередно выводить данные по различным рек­визитам, например по дням недели. При этом в области данных отображаются итоговые сведения по строкам и столбцам. Благодаря этому, сводные таблицы обеспечивают работу с большими объемами данных.

Рисунок 65: Данные, на основе которых будет создана сводная таблица

Рисунок 66: Созданная сводная таблица