Вопрос 1: Ввод информации о сотрудниках

Для хранения информации о сотрудниках в программе 1С: Бухгалтерия служит справочник Сотрудники.

Справочник Сотрудники предназначен для хранения информации о сотрудниках организации. Он используется как при выписке первичных документов, так и для ведения аналитического учета на счетах 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 71 «Расчеты с подотчетными лицами», 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

В типовой конфигурации для справочника Сотрудники предусмотрена трехуровневая структура, т. е. сотрудников в справочнике можно объединять в произвольные группы и подгруппы.

Рисунок 46: Справочник Сотрудники

В нижней части формы справочника расположены кнопки, позволяющие получить информацию по выбранному сотруднику или по всем сотрудникам фирмы, а также оформить документы по учету кадров.

Кнопка Отчет по всем сотрудникам позволяет получить отчет по всем сотрудникам, в котором указывается табельный номер сотрудника, ФИО, подразделение, оклад, количество иждивенцев и т. д. Следует обратить внимание на то, что поскольку большинство реквизитов являются периодическими, отчет формируется по состоянию на текущую (рабочую дату). Дата актуальности указывается в заголовке формы. Для изменения даты актуальности следует перед составлением отчета на конкретную дату, эту дату следует установить в качестве рабочей.

Если в справочнике выбрана не группа сотрудников, а конкретный сотрудник, то доступна кнопка Отчет по сотруднику. Она позволяет сформировать информационный отчет только по выбранному в справочнике сотруднику. В отличие от отчета, формируемого по всем сотрудникам, в этом отчете отражается история изменения исходных данных для начисления зарплаты от первой записи в справочнике до рабочей даты.

При нажатии кнопки Новый приказ открывается меню документов по учету кадров, включающее в себя:

-  приказ о приеме на работу;

-  приказ о кадровых изменениях;

-  приказ об изменении окладов;

-  приказ об увольнении.

Документ Приказ о приеме на работу позволяет ввести в справочник нового сотрудника.

Документ Приказ об изменении окладов предназначен для изменения окладов сотрудников списком.

Остальные документы (Приказ о кадровых изменениях и Приказ об увольнении) следует открывать, предварительно выбрав в списке конкретного сотрудника. Тогда в открывшейся форме документа будет стоять фамилия указанного сотрудника.

Для добавление в справочник новой записи, без использования приказов, служит клавиша Insert или команда менюДействия4Новый.

Форма ввода нового элемента справочника Сотрудники обычно реализована с пятью вкладками:

-  общие;

-  начисление зарплаты;

-  подоходный налог;

-  начальные данные;

-  паспорт.

Рисунок 47: Вкладка Общие формы ввода нового сотрудника

На вкладке Общие отображаются основные данные о сотруднике:

-  табельный номер (он же код),

-  ФИО,

-  должность,

-  подразделение,

-  даты приема на работу и увольнения.

В реквизите Подразделение выбирается значение из справочника Подразделения. Если работа в данной организации является для физического лица основным местом работы, то следует выбрать переключатель Основное место работы.

На вкладке Начисление з/пл вводятся данные для начисления сотруднику заработной платы:

-  месячный оклад,

-  счет отнесения затрат по выплате зарплаты,

-  вид деятельности,

-  вид издержки по отчислениям с ФОТ.

Особое внимание при заполнении вкладки Начисление заработной платы необходимо уделять правильному указанию счета для отнесения затрат. В случае, если счет для отнесения затрат не выбран, начисление заработной платы данному работнику не будет произведено.

Рисунок 48: Вкладка Начисление з/пл формы ввода нового сотрудника

На вкладке Подоходный налог указывается сальдо по подоходному налогу на начало года, размер дополнительного облагаемого дохода, количество иждивенцев и тип вычета.

При исчислении подоходного налога из совокупного дохода физического лица могут производиться вычеты. В реквизите Тип вычета выбором из перечня следует указать тот вычет, который предоставляется конкретному физическому лицу. Возможные варианты вычета задаются в конфигураторе в перечислении Типы вычетов с элементами:

-  однократный;

-  трехкратный;

-  пятикратный;

-  доход, облагаемый по минимальной ставке;

-  вычеты не предоставлены.

Если работнику помимо оклада в течение года производилось начисление дополнительных доходов, облагаемых подоходным налогом, то сумма этих доходов с начала года указывается в реквизите Дополнительный облагаемый доход с начала года.

В течение года значение этого реквизита уточняется перед начислением заработной платы документами типовой конфигурации. В начале следующего календарного года значение реквизита следует обнулить.

Если работник принимается на работу в данную организацию не с начала года, то на вкладке Начальные данные указываются данные с предыдущего места работы согласно представленной справке:

-  валовой доход с начала года,

-  облагаемый доход с начала года,

-  подоходный налог, удержанный с начала года.

На вкладке Паспортные данные вводятся паспортные данные сотрудника:

-  серия и номер паспорта,

-  организация выдавшая паспорт,

-  дата выдачи.

Паспортные данные сотрудника используются при выписке первичных документов, например, расходных кассовых ордеров.