Вопрос 14: Расчет бухгалтерских итогов в программе 1с: Бухгалтерия

Большую часть времени работы бухгалтера занимает не столько ввод проводок, сколько составление различных отчетов по вве­денным проводкам. При использовании программы 1С: Бухгалтерия вся эту работу на себя берет программа. На основании проводок программа вычисляет и сохраняет все данные об остатках и оборотах по каждому сче­ту и субсчету.

Если по счету ведется валютный учет, то рассчитываются и сохраняются остатки и обороты в валюте по каждой валюте отдельно и суммарные ос­татки и обороты в рублях. Если по счету ведется аналитический учет, указанные данные вычисляют­ся и сохраняются для каждого объекта аналитики.

При формировании бухгалтерских отчетов программа берет нуж­ную информацию из бухгалтерских итогов за указанный период, при этом отчет формируется практически мгновенно, независимо от количества вве­денных бухгалтером операций и документов.

Бухгалтерские итоги могут формироваться в программе 1С: Бухгалтерия за самые различные периоды. Система бухгалтерских итогов автоматиче­ски поддерживает их в актуальном (достоверном) состоянии при любых изменениях в проводках бухгалтерских операций. Для этого необходимо установить границу поддержки бухгалтерских итогов, т. е. период, до которого (включительно) будут рассчитаны бухгалтерские итоги.

Для того чтобы установить границу поддержки бухгалтерских итогов, необходимо дать команду Операции 4Управление бухгалтерскими итогами. На экране появится диалог Управление бухгалтерскими итогами для установки периода для расчета итогов.

Рисунок 43: Окно Управление бухгалтерскими итогами

В верхней части диалога в поле Расчет итогов установлен по: выводится текущая установка периода для расчета итогов. Она показывает, до какого квартала поддерживаются в данный момент бухгалтерские итоги. Ниже в поле по: указывается период, который будет установлен в качестве грани­цы поддержки итогов при нажатии на кнопку Установить расчет. Как правило, при нажатии на кнопку Установить расчет в поле по: устанавливается период следующий за текущим.

Следует отметить, что установка расчета может занять продолжительное время при большом количестве остатков в бухгалтерском учете или боль­шом количестве операций в периодах, которые будут включены в под­держку бухгалтерских итогов. В момент выполнения расчета в строке состояния выдаются со­общения о выполнении расчета. После окончания расчета в диа­логе Управление бухгалтер­скими итогами в поле Расчет итогов установлен по: появится квартал, установленный при задании расчета, а в поле по: квартал, следующий за установ­ленным. Для выхода из диалога нажмите кнопку Выход, расположенную в нижней части диалога Управление бухгалтерскими итогами.

Просмотр бухгалтерских итогов в программе 1С: Бухгалтерия выполня­ется с помощью различных отчетов. Период, за который формируется от­чет, определяется на вкладке Бухгалтерские итоги диалога Настройка параметров системы, который появляется при выборе команды меню Сервис 4 Параметры.

Этот период можно также задать в окне настройки отчета. Однако следует отметить, что при построении отчета или в других случаях обращения к бухгалтерским итогам, допускается получение итогов только в пределах установленного в диалоге Управление бухгалтерскими итогами периода расчета итогов. При формировании отчета за период больший, чем период, указанный в диалоге Управление бухгалтерскими итогами, в окне сообщений выдается сообщение об ошибке.

Рисунок 44: Сообщение об ошибке при формировании отчета

Таким образом, период построения отчета должен оканчиваться датой меньшей последней даты или равной ей, установленного в диалоге Управление бухгалтерскими итогами. Рекомендуется устанавли­вать период, соответствующий последнему кварталу, в котором ведется реальная работа с итогами. Например, если вам необходимо получать от­четы, то есть работать с бухгалтерскими итогами в 4 квартале 2004 года, то итоги должны быть рассчитаны по 4 квартал 2004 года включительно.

В программе 1С: Бухгалтерия имеется возможность выполнить полный пересчет итогов.

При изменениях настроек валютного, аналитического или количествен­ного учета по бухгалтерским счетам на экране появляется сообщение о пересчете бухгалтерских итогов.

Рисунок 45: Сообщение о пересчете бухгалтерских итогов

Если требуется выполнить измене­ния сразу по нескольким счетам, то от немедленного пересчета целесооб­разно отказаться, нажав на кнопку Нет. После внесения изменений не­обходимо выполнить полный пере­счет итогов в команде Управление бухгалтерскими итогами.

Полный пересчет итогов может быть выполнен в случае, если происходят частые сбои в работе компьютера при работе с программой 1С: Бухгалтерия и текущее состояние итогов могло нарушиться. В этом случае полный пересчет итогов может восстановить целостность всех итогов.

При полном пересчете итогов выполняется проверка проводок, и в них производятся исправления в случае обнаружения несоответствия значений проводок настройкам валютного, аналитического и количественного учета по счетам.

Для выполнения полного пересчета бухгалтерских итогов необходимо дать команду Операции 4 Управление бухгалтерскими ито­гами. На экране появится диалог Управление бухгалтерскими итогами. Следует нажать на кнопку Полный пересчет итогов, расположенную внизу диа­логового окна. Программа начнет пересчитывать итоги.

При полном пересчете итогов выполняется пересчет всех бухгалтерских итогов с наиболее ранних операций до установленного периода поддержки итогов. Полный пересчет итогов может занять продолжительное время при большом количестве бухгалтерских операций в информационной базе. В момент выполнения расчета в строке состояния выдаются сообщения о выполнении расчета.

Тема: «Автоматизация учета заработной платы»

Вопросы:

1.  Ввод информации о сотрудниках

2.  Ведение кадрового учета

3.  Начисление заработной платы

4.  Выплата заработной платы

5.  Особенности учета заработной платы в конфигурации «Расчет зарплаты + Кадровый учет»