Вопрос 12: Роль и функции журналов в программе 1с: Бухгалтерия

Журналы документов предназначены для удобного отображения докумен­тов. Они содержат сгруппированные по отдельным видам документы.

Журнал содержит записи о документах, которые в него входят. Для открытия журнала необходимо в главном меню программы выбрать пункт Журналы и из предложенного списка журналов выбрать нужный. Для просмотра журнала используют клавиши управления курсором и полосы прокрутки. Каждая строка журнала является записью о документе. Записи в журнале сортируются по дате, а внутри даты – по времени ввода документа в журнал. В программе учитывается время ввода документа в цепочках документов. Например, если попытаться отгрузить товар, который был оприходован хоть минутой позже даты отгрузки, он будет не учтен в момент отгрузки.

Одним из самых важных параметров журнала является интервал видимости. Заголовок окна журнала содержит информацию о текущем интервале. Если интервал необходимо изменить, нужно пункт Интервал из меню Действия главного меню программы. На экран будет выдано диалоговое окно Параметры журнала.

Рисунок 37: Диалоговое окно Параметры журнала

В соответствующих полях этого окна необходимо указать начальную и конечную даты интервала видимости документов. После ввода дат для установки интервала следует нажать кнопку ОК. При просмотре журнала будут видны только те документы, даты которых попадают в установленный интервал.

В каждом журнале хранятся документы, относящиеся к определенному раз­делу бухгалтерского учета. Один и тот же вид документа может отражаться в нескольких журналах. Набор документов, отображаемых в том или ином журнале, определяется в конфи­гурации программы. При на­стройке конфигурации произво­дится настройка документов, и создаются необходимые журналы для их хранения.

Все журналы делятся на несколько групп.

К первой группе относятся обобщенные журналы:

-  Журнал операций;

-  Журнал проводок;

-  Общий журнал;

-  Журнал Прочие;

-  Журнал Полный;

-  Журнал регламентных документов.

В Журнале операций можно просмотреть основные данные по операциям и проводки по текущей операции.

Журнал проводок содержит проводки, которые создаются с помощью документов или операций. Журнал проводок является средством просмотра введенных документов и операций в виде списка бухгалтерских проводок. В Журнале проводок содержатся проводки, относящиеся к разным операциям.

Общий журнал позволяет работать со документами любых видов, сущес-вующих в системе. Его внешний вид задается системой и не может быть изменен.

Журнал Прочие используется для работы с документами, для которых в про­цессе описания конфигурации не указан конкретный пользовательский жур­нал. Его внешний вид также задается системой и не может быть изменен.

Журнал Полный – содержит документы всех видов.

Журнал регламентных документов содержит документы, которые формируются в конце месяца. Включает документы: Износ ОС – для начисления износа основных средств по указанным нормам аморти­зации, Износ НМА –для начисления амортизации нематериальных акти­вов, Переоценка валюты, Закр. месяца – для формирования финансовых результатов за месяц и прочие.

Ко второй группе относятся журналы, которые содержат документы, свя­занные с реализацией товаров, продукции, работ и услуг:

-  Счета;

-  Товары, реализация;

-  Счета-фактуры выданные;

-  Счета-фактуры полученные;

-  Доверенности.

Счета – служит для ввода и хранения выписанных счетов на оплату.

Реализация – содержит документы, связанные с реализацией или отгруз­кой продукции. Включает документы Накладная и Реализация отгруженной продукции.

Счета-фактуры выданные – служит для ввода и хранения выданных сче­тов-фактур и формирование книги продаж.

Счета-фактуры полученные – служит для регистрации и хранения полу­ченных счетов-фактур и формирования книги покупок.

Доверенности – служит для ввода и хранения доверенностей.

К третьей группе относятся журналы, связанные с банком, т. е. с движениями по расчетному счету:

-  Банк;

-  Платежные документы.

Журнал Банк содержит перечень введенных документов Выписка. Данный журнал позволяет вводить и редактировать указанные документы.

Журнал Платежные документы предназначен для хранения и редактирования следующих платежных документов: платежных поручений; платежных требований; платежных требований-поручений; инкассовых поручений; заявлений на аккредитив.

В четвертую группу входят журналы, содержащие документы, связанные с кассой:

-  Касса;

-  Авансовые отчеты.

Журнал Касса содержит введенные кассовые документы: расходные и приходные ордера.

Журнал Авансовые отчеты предназначен для работы с данными документами и предоставляет следующие возможности: формирование нового авансового отчета; редактирование авансовых отчетов; просмотр авансовых отчетов; копирование авансовых отчетов; пометка на удаление авансового отчета; выбор авансовых отчетов в заданном временном интервале; поиск авансового отчета по номеру.

В пятую группу входят журналы, ориентированные на объекты учета типа основных средств, нематериальных активов, материалы:

-  Учет материалов;

-  Учет ОС;

-  Учет НМА (то есть нематериальных активов);

-  Услуги сторонних организаций.

В шестую группу входят журналы, содержащие документы, связанные с начислением и выплатой заработной платы, кадровые приказы:

-  Заработная плата;

-  Кадры.

Многим начинающим пользователям кажется, что удобнее вводить документ из меню Документы. Не надо забывать, что документ, выбранный в меню Документы, всегда пустой, невозможно увидеть ранее введенный документ в этом режиме. Кроме того, продолжить цепочку документов путем ввода на основании можно только в журнале, поэтому предпочтительнее вводить новый документ с помощью меню Журналы.

Чтобы ввести новый документ необходимо:

-  выбрать в меню Действия главного меню программы пункт Новый;

-  из списка документов выбрать вид документа и нажать кнопку ОК;

-  заполнить показанное на экране диалоговое окно ввода документа;

-  для ввода документа в журнал нажать кнопку ОК.

Открыть выбранный документ для просмотра и редактирования можно несколькими способами:

-  нажать клавишу ENTER;

-  дважды щелкнуть левой клавишей мыши на выбранном документе;

-  нажать кнопку Изменить на панели инструментов окна журнала.

По окончании просмотра и редактирования необходимо нажать кнопку ОК для сохранения сделанных изменений и проведения документа или кнопку Отмена для отказа от сохранения. По нажатию кнопки Закрыть изменения будут сохранены, но проведения документа не будет.

Метод Ввод на основании очень важен. Он позволяет корректно вести бухгалтерский учет. Чтобы ввести новый документ на основании выбранного, необходимо:

1.  Выбрать в меню Действия главного меню программы пункт Ввести на основании;

2.  Из списка документов выбрать вид документа и нажать кнопку ОК;

3.  В выданном на экран диалоговом окне ввести необходимые реквизиты документа;

4.  Для ввода документа в журнал нажать кнопку ОК.

Иногда бывает удобно вводить документы путем копирования существующих, например при вводе нескольких документов от одного контрагента.

Скопировать документ можно несколькими способами:

-  выбрать в журнале документ, который необходимо скопировать;

-  выбрать в меню Действия главного меню программы пункт Копировать.

В выданном на экран диалоговом окне необходимо исправить требуемые реквизиты документа и для ввода документа в журнал нажать кнопку ОК.

Удаление документов из журнала происходит аналогично удалению элементов из справочника.

При обилии документов в журнале поиск нужного документа бывает затруднительным. Самый простой способ – быстрый поиск. Для быстрого поиска необходимо установить указатель в той графе журнала, в которой необходимо осуществить быстрый поиск, и набрать на клавиатуре символы того значения, которое необходимо найти в данной графе. Поиск ведется вниз от текущего положения курсора в журнале.

В случае обнаружения первого введенного символа он отображается в рамке в нижней части графы, а курсор устанавливается в ту ячейку журнала, первые символы значения которой совпадают с введенными. Последний введенный символ можно удалить из строки поиска, нажав клавишу BACKSPACE.

В журнале с разными видами документов ведется отдельная нумерация для каждого вида. Чтобы не перелистывать ненужные виды документов, можно воспользоваться поиском по номеру документа. Для этого необходимо выбрать в меню Действия главного меню программы пункт Найти по номеру.