Вопрос 11: Роль документов в программе 1с: Бухгалтерия

Практически любая бухгалтерская операция сопровождается бухгалтерски­ми документами, поэтому в программе 1С: Бухгалтерия важную роль играют документы.

В отличие от бухгалтерских операций документы делятся на виды, каждый из которых служит для хранения данных о хозяй­ственной операции определенного вида. Например, накладная содержит данные об отпущенном товаре, приходный кассовый ордер содержит све­дения о полученных в кассу средствах и т. д. Важным преимуществом до­кументов является то, что они могут создавать необходимые бухгалтерские проводки на основании сведений, внесенных в документ. При использова­нии документов пользователь получает возможность не только сформиро­вать и распечатать необходимый документ, но и сформировать бухгалтер­ские проводки, отражающие соответствующую хозяйственную операцию.

Типовая конфигурация программы 1С: Бухгалтерия содержит широкий набор документов. Все их можно разделить на три вида:

-  документы, не формирующие проводки;

-  документы, формирующие проводки;

-  регламентные документы.

Первый вид документов предназначен только для ввода, хранения и печати первичных документов. Примером таких документов являются документы Платежное поручение, Счет, Доверенность. Данные документы не формируют проводки, поскольку не подтверждают совершение какой-либо хозяйственной операции, а только информируют о намерении ее совершить.

Второй вид документов помимо ввода данных первичного документа выполняет автоматическое формирование проводок. Это такие документы, как Поступление ТМЦ, Приходный кассовый ордер, Расходный кассовый ордер и ряд других. При использовании данных документов пользователю предоставляется возможность не только распечатать первичный документ, но и сформировать бухгалтерские проводки на основании данных, содержащихся в документе.

Использование документов, автоматически формирующих проводки, позволяет существенно облегчить ведение бухгалтерского учета и подготовку к составлению отчетности. Если по документу сформи­рованы проводки, то считается, что данный документ проведен.

Регла­ментные документы не содержат никаких данных, а используются для выполнения некоторых расчетов и формирования по ним бухгалтерских проводок. Примером регламентных документов являются доку­менты: Переоценка валюты, Закрытие месяца, Начисление износа ОС, Начисление износа НМА.

Для просмотра списка документов, входящих в типовую конфигурацию программы, и заполнения нового документа служит меню Документы. На экране появится список команд, вызывающих на экран формы одноименных документов, пре­дусмотренных в типовой конфигурации.

При выборе пользователем необходимого документа, на экране появляется окно, объединяющее форму документа и панель инструментов, позволяющая выполнять различные действия при работе с документом. В нижней части окна документа имеются специальные кнопки:

-  кнопка Записать служит для сохранения (записи) документа в соответствующем журнале;

-  кнопка ОК служит для записи документа в журнале, его одновременного проведения и закрытия;

-  кнопка Печать служит для формирования печатной формы документа для вывода на принтер или в файл;

-  кнопка Закрыть служит для закрытия документа с сохранением или без (по выбору пользователя), но без проведения;

-  кнопка Подбор помогает быстро подобрать из справочника элементы и задать необходимо количество, при этом справочник вызывается только один раз;

-  кнопка Очистить служит для очистки табличной части документа.

В некоторых документах вместо кнопки Печать используется кнопка с наименованием печатной формы, как, например, в документе Ввод в эксплуатацию ОС имеется кнопка Акт ОС-1.