Вопрос 9: Ввод начальных остатков в программе 1с: Бухгалтерия

При переходе от ручного ведения бухгалтерского учета к автоматизированному ведению бухгалтерского учета с помощью программы 1С: Бухгалтерия существуют некоторые особенности. Они заключаются в том, что необходимо до начала работы с программой 1С: Бухгалтерия ввести начальные остатки по счетам бухгалтерского учета, т. е. передать все балансовые данные на определенную дату в память программы.

Разумеется, если предприятие новое, и бух­галтерских операций еще не проводилось, то вводить начальные остатки не надо, а можно сразу приступить к вводу бухгалтерских операций.

Ввод начальных остатков производится на основании баланса и данных аналитического учета. Процесс ввода начальных остатков состоит из нескольких этапов:

-  определение даты ввода начальных остатков;

-  установка даты ввода начальных остатков;

-  определение корреспонденции для ввода начальных остатков;

-  непосредственный ввод остатков в программу 1С: Бухгалтерия;

-  проверка правильности ввода начальных остатков;

-  устранение ошибок допущенных при вводе начальных остатков.

Для удобства работы остатки рекомендуется вводить на начало отчетного пе­риода – года, квартала или месяца. Наиболее предпочтительно вводить остат­ки на начало года. В этом случае можно получить бухгалтерский баланс с остатками на начало отчетного периода. Но сначала необходимо определить дату ввода начальных остатков. Следует иметь в виду, что датой ввода остатков будет дата, предшествующая дате начала отчетного периода. Например, если вы вводите остатки на 01 января 2005 года, то датой ввода остатков будет дата предшествующая 01 января 2005 года, т. е. 31 декабря 2004 года.

После того, как дата начала ввода остатков определена, необходимо установить дату ввода остатков. Для этого необходимо выполнить следующие действия: выполнить коман­ду главного меню Сервис 4 Параметры. На экране появится диалог Настройка параметров системы.

Нужно выбрать вкладку Общие, в поле ввода Рабочая дата ввести дату 31.12.2004 и нажать кнопку ОК. Диалог Настройка параметров системы закроется.

Входящие остатки вводятся в качестве обычных операций, которые содер­жат проводки в корреспонденции со специальным счетом 00 «Вспомогательный». При вводе начальных остатков необходимо руководствоваться следующими правилами:

-  Дебетовые остатки вводятся по дебету данного счета и кредиту счета 00. Следует учитывать, что дебетовые остатки – это остатки по активным счетам, а также по активно-пассивным счетам в части дебиторской задолженности.

-  Кредитовые остатки вводятся по кредиту данного счета и дебету счета 00. Следует учитывать, что кредитовые остатки – это остатки по пассивным счетам, а также по активно-пассивным счетам в части кредиторской задолженности.

-  При вводе начальных остатков в проводках вводятся только самые де­тальные остатки, которые существуют по данному счету. При этом ос­татки, суммы которых складываются из введенных детальных остатков вводить не нужно.

-  Если счет является счетом-группой, то остатки вводятся по каждому субсчету данного счета.

-  Остатки по счетам, для которых в плане счетов задано ведение анали­тического учета, вводятся по каждому объекту аналитического учета. Причем, если используется более одного субконто для данного счета, тс в проводках необходимо указывать все значения субконто.

-  Если по счету задан количественный учет, то остатки вводятся как в натуральном, так и в суммовом выражении.

-  Для счетов, по которым задано ведение валютного учета, остатки вво­дятся в сумме в валюте и в рублевом эквиваленте.

После того, как ввода остатков по всем счетам, можно приступать к вводу бухгалтерских операций пред­приятия. Теперь все остатки и обороты по счетам программа будет рассчитывать сама по введенным проводкам. Но перед тем как приступить к вводу проводок, необходимо обязательно проверить правильность ввода начальных остатков, так как от этого зависит вся дальнейшая работа. Для проверки правильности ввода остат­ков нужно сформировать отчет Оборотно-сальдовая ведомость за период, включающий дату ввода начальных остатков. Отчет формируется с помощью команды Отчеты 4 Оборотно-сальдовая ве­домость. После выполнения команды на экране появится диалоговое окно настройки параметров отчета Оборотно-сальдовая ведомость.

Рисунок 35: Диалоговое окно настройка параметров отчета Оборотно-сальдовая ведомость

В данном диалоговом окне нужно установить период формирования отчета, затем для формирования оборотно-сальдовой ведомости нужно нажать кнопку Сформировать. На экране появится отчет Оборотно-сальдовая ведомость за 2004 год.

Для проверки правильности ввода начальных остатков нужно сравнить дебетовые и кредитовые обороты по счету 00. Если остат­ки введены правильно, то дебетовый оборот счета 00 будет равен кре­дитовому обороту счета 00, а, следовательно, сальдо (остаток) на конец периода по счету 00 будет равен нулю.

Исходя из правил ввода начальных остатков, дебетовый оборот по счету 00 составляют кредитовые остатки по всем счетам, т. е. пассив баланса, кредитовый оборот счета 00 составляют дебетовые остатки по всем счетам, т. е. актив баланса. Таким образом, равенство дебетового и кредитового оборота по счету 00 обусловлено равенством итогов актива и пассива баланса.

Если обороты по дебету и кредиту счета 00 не совпадают, значит начальные остатки введены неверно и следует проверить остатки по каждому счету в разрезе субсчетов и субконто.