4.5. Основная документация участка инкассации.

4.5.1. Документация участка инкассации ведется в соответствии с номенклатурой дел участка инкассации. Каждый вид документации имеет индивидуальный номер в указанной номенклатуре.

Документация участка инкассации подразделяется на нормативную и рабочую. Нормативная документация регламентирует и определяет порядок организации и осуществления производственной деятельности.

Рабочая документация предназначена для планирования производственной деятельности, регистрации процесса выполнения производственных задач, осуществления учета и контроля над производственной деятельностью, взаимодействия со сторонними организациями.

4.5.1.1. Нормативная документация:

- законодательные акты Российской Федерации, Указы Президента Российской Федерации и нормативные акты Правительства Российской Федерации;

- нормативные акты Банка России, иных министерств и ведомств;

- локальные нормативные акты Российского объединения инкассации;

- положение о территориальном управлении инкассации;

- руководящие документы территориального управления инкассации, в т.ч. :

- приказ начальника управления об организации участка инкассации;

- положение об участке инкассации;

- приказ начальника управления о назначении начальника участка;

- должностные инструкции начальника участка, его заместителя, специалистов, дежурного по участку, инкассаторов, водителей, обязанности старшего бригады, инкассатора-сборщика, инкассатора по перевозке ценностей, инкассатора-охранника.

4.5.1.2. Рабочая документация:

- план работы участка инкассации;

- список организаций и банков, обслуживаемых участком инкассации (приложение 5);

- журнал контрольных проверок (приложение 6);

- доверенность на получение опломбированных сумок с ценностями;

- доверенность на получение ценностей (приложение 7);

- маршрут инкассации (график заездов) (приложение 8);

- маршрут инкассации и перевозки ценностей (график заездов) (приложение 8А);

- маршрут перевозки ценностей (график заездов) (приложение 9);

- журнал прохождения контрольных точек (приложение 10);

- наряд-распоряжение;

- журнал подтверждений перевозки ценностей (приложение 11);

- журнал приема/сдачи охраняемых помещений, сейфов (металлических шкафов) (приложение 12);

- журнал учета принятых сумок и порожних сумок (приложение 13);

- журнал докладов работников участка инкассации (приложение 14);

- журнал приема/сдачи имущества и документов работниками участка инкассации (приложение 15);

- журнал учета инкассаторских сумок (приложение 16);

- журнал регистрации входящей/исходящей информации (приложение 17);

- журнал проведения ежедневного инструктажа (приложение 18);

- журнал проведения медицинского осмотра (приложение 19);

- журнал возврата порожних инкассаторских сумок из банков (организаций) (приложение 20);

- журнал учета движения инкассаторских сумок (приложение 21);

- журнал приема/сдачи инкассаторских сумок с ценностями (приложение 22, приложение 22А);

- журнал распоряжений по участку инкассации (приложение 23);

- журнал приема/сдачи порожних инкассаторских сумок (приложение 24);

- явочная карточка (приложение 25), комплект явочных карточек;

- журнал сдачи/приема имущества и документации дежурными по участку инкассации (приложение 26);

- объединенный журнал участка инкассации;

- опись рабочей документации (приложение 27);

- журнал учета выявленных нарушений (приложение 28);

- журнал учета передачи ценностей между бригадами инкассаторов (приложение 29).

4.5.2. На участке инкассации допускается ведение рабочей документации, дополняющей указанную в настоящей Инструкции (в т.ч. с применением персонального компьютера), способствующей улучшению производственного процесса, и принятой в управлении инкассации.

4.5.3. Рабочая документация ведется уполномоченными на это должностными лицами в соответствии с требованиями, определенными настоящей Инструкцией и иными документами, с момента создания и до закрытия участка инкассации.

Записи в рабочей документации выполняются аккуратно и должны быть легко читаемы. Исправление допущенной ошибки (если это не оговорено особо) осуществляется путем ее вычеркивания, повторного выполнения требуемой записи с подписью должностного лица, допустившего ошибку, в качестве заверения вновь выполненной записи.

Доступ к рабочей документации с номерами форм кратными «100», «200», «300» имеют начальник, заместитель начальника, специалисты участка инкассации, с номерами форм кратными «200», «300» - дежурные по участку, с номером формы кратной «300» - инкассаторы и водители.

4.5.4. Рабочая документация подлежит учету в управлении и на участке инкассации.

В управлении инкассации осуществляется учет выданных на участок инкассации экземпляров незаполненной рабочей документации. Учет документации ведется по видам и количеству, ее регистрация производится до выдачи должностному лицу участка инкассации в специально выделенном для этого журнале. При регистрации бланков указываются также их номера (при их наличии) или с начального номера по конечный номер, если номера бланков следуют подряд друг за другом.

На участке инкассации осуществляется учет журналов, находящихся в работе, в т.ч. ведущихся в виде отдельных листов (см. пункт 4.5.6). Каждому журналу присваивается номер в соответствии с номенклатурой дел участка инкассации, их регистрация осуществляется в описи рабочей документации.

Учет выдачи отдельных видов рабочей документации работникам участка на маршрут для выполнения текущих производственных заданий и их возврата осуществляется дежурным по участку с регистрацией в "Журнале приема/сдачи имущества и документов работниками участка инкассации".

4.5.5. Журналы ведутся до полного заполнения, после чего помещаются в архив, где хранятся в соответствии со сроками, указанными в номенклатуре дел участка инкассации. Вместо использованных журналов вводятся новые журналы.

4.5.6. Некоторые виды журналов (иной рабочей документации) могут вестись на отдельных листах. Незаполненные листы таких журналов выдаются в соответствии с возрастанием номеров бланков, после их заполнения (выполнения поставленной задачи) оформленные листы сдаются дежурному по участку. По мере поступления дежурный по участку сортирует такие листы по видам журналов (документации) и раскладывает их по папкам, закрепленных за каждым видом. Внутри каждой папки листы сортируются по датам, потом по мере принадлежности к остальным признакам: возрастанию номеров маршрутов, принадлежности к одному маршруту (при перевозках ценностей) и т.п.

В случае хранения отдельных журналов у других работников участка инкассации дежурный по участку после сортировки передает листы этих журналов соответствующему работнику по реестру (с подписью последнего об их получении).

4.5.7. Страницы журналов нумеруются и прошнуровываются, последняя страница оформляется заверительной надписью (приложение 30), на обложке указывается наименование управления и участка инкассации, сроки ведения и номер экземпляра (приложение 31). Наименование журнала и номер формы на обложке указывается типографским способом.

Оформленные отдельные листы журналов нумеруются сразу по мере их поступления и размещения в соответствующих папках. Нумерация осуществляется лицами, ответственными за хранение журналов. Листы с меньшими номерами располагаются в папках сверху. Количество листов по каждому виду журналов рекомендуется установить постоянным.

После полного заполнения папок оформленными отдельными листами до установленного количества журналы снабжаются верхней и нижней обложками. Реквизиты обложек соответствуют реквизитам, указанным выше, и заполняются на компьютере или вручную. Прошнуровываются такие журналы аналогично остальным журналам.

4.5.8. Незаполненная рабочая документация, полученная в управлении инкассации, хранится у начальника участка инкассации.

Бланки журналов, ведущихся на отдельных листах и выдаваемых работникам на маршрут, начальник участка передает дежурному по участку частями. Количество бланков в каждой такой части определяет начальник участка инкассации, исходя из интенсивности их использования.

Доверенности на получение ценностей (бланки и корешки) хранятся на участке инкассации в соответствии с требованиями нормативных актов Российского объединения инкассации.

Ведущиеся на участке инкассации план работы участка инкассации, журнал учета инкассаторских сумок, журнал контрольных проверок, использованные и заполненные журналы учета принятых сумок и порожних сумок, журналы учета передачи ценностей между бригадами инкассаторов, журналы учета выявленных нарушений, а также наряды-распоряжения и журналы подтверждений перевозки ценностей, в случае их ведения на отдельных листах, хранятся у начальника участка инкассации. Остальная рабочая документация хранится у дежурного по участку.

4.5.9. План работы участка инкассации.

4.5.9.1. План работы участка инкассации определяет комплекс практических мероприятий, необходимых для повышения эффективности производственной деятельности и выполнения производственных задач.

План работы составляет начальник участка. Мероприятия планируются на квартал с указанием сроков и должностных лиц, ответственных за их организацию и проведение. Выполнение мероприятий фиксируется в плане работы начальником участка с указанием номера документа, подтверждающего факт выполнения.

Утверждает план работы начальник управления инкассации.

4.5.9.2. План работы состоит из разделов:

- маркетинговая деятельность (планируются мероприятия по изучению рынка услуг и деятельности альтернативных служб инкассации, расширению сети клиентов и т.п.);

- производственная деятельность (планируются мероприятия, способствующие совершенствованию работы участка инкассации по организации и проведению инкассации и перевозок ценностей, хранению ценностей, оружия, имущества и документации на участке, повышению эффективности эксплуатации автотранспорта, средств связи и индивидуальной защиты, осуществлению контрольных мероприятий (в т.ч. деятельности дежурного по участку, работы бригад инкассаторов на маршрутах), обеспечению безопасности при работе бригад инкассаторов на маршрутах и др.);

- обеспечение безопасности работников и сохранности ценностей (включает взаимодействие с органами МВД России: планируются совместные мероприятия с территориальными подразделениями правоохранительных органов по отработке вопросов прикрытия бригад инкассаторов при инкассации организаций, филиалов и внутренних структурных подразделений банков, проведению совместных учений и тренировок по отработке действий при возникновении чрезвычайных ситуаций и преступных посягательств на бригады инкассаторов и ценности, находящиеся под их ответственностью, с подразделениями лицензионно-разрешительной системы по вопросам организации и осуществления оборота оружия, с органами ГИБДД по организации эксплуатации автомобильного транспорта и его безопасного движения при транспортировке ценностей и т.д.), взаимодействие с охранными структурами (службами безопасности) клиентов, совершенствование технической оснащенности инкассаторов (приобретение защитных шлемов, бронежилетов (повышение их класса защиты), средств связи, иных технических устройств), меры по укрепленности и технической защищенности зданий и помещений подразделений инкассации, усилению пропускного и внутриобъектового режимов и другие;

- профессиональная подготовка (планируются мероприятия по совершенствованию теоретических знаний и практических навыков работников участка инкассации в вопросах организации и проведения инкассации и перевозки ценностей, огневой подготовки, приемов самозащиты, изучению нормативных, распорядительных и иных документов Банка России и Российского объединения инкассации, организации и проведению подготовки вновь принятых на работу должностных лиц участка инкассации).

4.5.9.3. Кроме указанных разделов план работы может содержать другие разделы и мероприятия, повышающие эффективность производственной деятельности, безопасность сотрудников и сохранность ценностей.

4.5.10. Список организаций и банков, обслуживаемых участком инкассации.

4.5.10.1. Список организаций и банков, обслуживаемых участком инкассации, предназначен для регистрации клиентов, обслуживаемых участком инкассации в соответствии с заключенными договорами.

Список ведет начальник участка или назначенный им специалист участка инкассации. Клиенты регистрируются по видам предоставляемых услуг после заключения договора. Указываются следующие сведения об организации, банке (филиале, внутреннем структурном подразделении банка) или физическом лице: точное наименование (фамилия, имя, отчество физического лица), фактическое местонахождение, телефон, фамилия, имя, отчество руководителя, кассира или иного должностного лица, ответственного за прием/сдачу ценностей (далее по тексту - кассир), количество и номера закрепленных на время обслуживания инкассаторских сумок, при регистрации организации - обслуживающий его банк (филиал, внутреннее структурное подразделение банка) и номер расчетного счета (лицевого счета – для физического лица), дата заключения и расторжения договора, другие сведения.

При регистрации по видам услуг каждой организации, банку (филиалу, внутреннему структурному подразделению банка) или физическому лицу присваивается свой порядковый номер.

4.5.10.2. Отдельным разделом в списке организаций и банков, обслуживаемых участком инкассации, регистрируются организации, инкассируемые участком инкассации (объекты инкассации). Их порядковая нумерация ведется отдельно от остального списка. При прекращении обслуживания объекта инкассации его порядковый номер другим объектам не присваивается.

4.5.11. Доверенность на получение опломбированных сумок с ценностями.

Доверенность на получение опломбированных сумок с ценностями предоставляет право инкассатору осуществлять прием ценностей в опломбированной упаковке (как правило – инкассаторской сумке) при инкассации или перевозке ценностей.

Доверенность оформляется в управлении инкассации, подписывается начальником и главным бухгалтером с приложением гербовой печати управления инкассации.

Доверенность выписывается на каждого инкассатора, наличие в ней паспортных данных и личной подписи инкассатора обязательно.

Срок действия доверенности, как правило, один календарный год. Допускается оформление доверенности на меньший период времени.

При получении ценностей доверенность предъявляется (без передачи) должностному лицу клиента, сдающему инкассатору ценности.

При оказании услуг по инкассации и перевозке ценностей условие использования доверенности на получение опломбированных сумок с ценностями включается в договор или иным способом согласуется с клиентом.

4.5.12. Доверенность на получение ценностей.

Доверенность на получение ценностей предоставляет право инкассаторам осуществить прием непосредственно ценностей.

Доверенность оформляется в установленном Российским объединением инкассации порядке в управлении инкассации (участке инкассации), подписывается начальником управления и главным бухгалтером с приложением печати управления инкассации (участка инкассации). В случае производственной необходимости или при отсутствии начальника управления и/или главного бухгалтера допускается подписание доверенности иными уполномоченными на это должностными лицами управления инкассации.

Доверенность выписывается на старшего бригады инкассаторов с указанием на обороте фамилий и инициалов всех членов бригады инкассаторов. Наличие в доверенности личной подписи старшего бригады инкассаторов обязательно.

Доверенность действительна в течение 10 дней.

По оформленной доверенности ценности можно получить только один раз. При получении ценностей доверенность передается должностному лицу, сдающему инкассатору ценности.

При оказании услуг по перевозке ценностей условие использования доверенности на получение ценностей включается в договор или иным способом согласуется с клиентом.

4.5.13. Маршрут инкассации (график заездов), маршрут инкассации и перевозки ценностей (график заездов), маршрут перевозки ценностей (график заездов).

4.5.13.1. Маршрут инкассации (график заездов), маршрут инкассации и перевозки ценностей (график заездов), маршрут перевозки ценностей (график заездов) предназначены для регистрации объектов обслуживания (банков, организаций и их структурных подразделений, получающих и сдающих ценности), входящих в маршрут, очередности и времени оказания им услуги.

Маршрут составляет начальник участка, утверждает начальник управления инкассации. Маршрут является документом ограниченного распространения и подлежит учету как документ "Для служебного пользования". Документ составляется в трех экземплярах, первый экземпляр находится в отделе организации инкассации, второй и третий - на участке инкассации у начальника участка и дежурного по участку соответственно.

4.5.13.2. При оформлении маршрута указывается наименование, месторасположение, телефон и время работы организации или банка, номер по списку организаций и банков, обслуживаемых участком инкассации (номер явочной карточки), дни недели и время оказания услуги (заезда), номера закрепленных за организацией сумок, количество сумок с ценностями, передаваемых кассиром инкассатору, контрольные точки маршрута (контрольное время сообщения информации), место сдачи (размещения) ценностей: при инкассации - касса банка с указанием его наименования, КХЦ (МХЦ) участка инкассации или отдел кассового обслуживания управления инкассации, при перевозке - организацию-получателя ценностей или КХЦ (МХЦ, ОКО) участка инкассации. Допускается наличие в документе иных необходимых данных.

4.5.13.3. Оформление маршрута начинается и заканчивается записями о выезде с участка инкассации и возвращении на участок инкассации с указанием в соответствующих графах наименования участка инкассации и времени выезда/прибытия.

При разделении маршрута на этапы аналогичные записи делаются в начале и конце каждого этапа, если тот начинается или заканчивается на участке инкассации. Если этап заканчивается сдачей ценностей в кассу банка, в конце такого этапа указывается подразделение банка, в кассу которого сдаются ценности.

4.5.13.4. При необходимости сдачи (размещения) на участке инкассации ценностей, полученных инкассаторами на маршруте (этапе маршрута), после указания времени обслуживания последней организации (сдачи ценностей в кассу последнего банка) маршрута (этапа маршрута) указывается время прибытия бригады на участок инкассации и сдачи (размещения) ценностей на временное хранение. При этом в графе "Примечание" выполняется запись: "Сдача /размещение ценностей в КХЦ".

4.5.13.5. При указании в маршруте (кроме маршрута перевозки ценностей) банков в графе "Примечание" напротив этих банков выполняется запись о цели заезда инкассаторов в банк (сдача/прием сумок с ценностями (ценностей), порожних сумок, сдача сумок с проинкассированными ценностями и т.п.).

При совмещении инкассации и перевозки ценностей в одну организацию в графе "Примечание" напротив этой организации указывается вид перевозки ценностей (перевозка зарплаты, разменной денежной наличности и т.п.).

4.5.13.6. При необходимости сдачи ценностей в кассу банка (организации), ОКО после их временного хранения на участке инкассации маршрут (этап маршрута) начинается с записи: "Получение ценностей" и указания времени их получения бригадой на участке инкассации, после чего установленным в пункте 4.5.13 порядком указывается время выезда с участка инкассации, прибытия бригады в банк (организацию), ОКО для сдачи ценностей и возвращения на участок инкассации.

4.5.13.7. Если ценности (часть ценностей), доставленные на участок инкассации бригадой одного маршрута, будут сдаваться в кассу банка (организации), ОКО бригадой инкассаторов другого маршрута (маршрутов), в графиках заездов маршрутов в графе "Примечание" после времени сдачи ценностей на временное хранение делаются записи о передаче ценностей с указанием номера маршрута (маршрутов), который будет сдавать ценности в банк (организацию), ОКО: "Сдача ценностей (части ценностей) на маршрут № (маршруты №№)___", и о приеме ценностей с указанием номера (номеров) маршрута (маршрутов), который передает эти ценности: "Прием (частичный прием) ценностей с маршрута № (маршрутов №№)___".

4.5.13.8. При необходимости передачи ценностей между бригадами инкассаторов во время их работы на разных маршрутах (см. подраздел 11.2) в соответствующих графах этих маршрутов делается об этом запись с указанием времени передачи, а в графах "Примечание" - места передачи и номер маршрута, которому (от которого) передаются ценности.

4.5.13.9. Объекты инкассации, в которых старший бригады выполняет обязанности инкассатора-охранника (см. пункт 14.1.33), отмечаются в маршрутах инкассации в графах "Примечание" в строке, соответствующей таким объектам.

4.5.13.10. На маршруте перевозки время приема/сдачи ценностей может быть не постоянным, а сообщаться на участок инкассации в заявке. В этом случае в соответствующей графе маршрута указывается: "Время в соответствии с заявкой".

4.5.14. Наряд-распоряжение.

4.5.14.1. Наряд-распоряжение (наряд) - основание для выполнения запланированных производственных задач работниками участка инкассации.

Наряд-распоряжение составляет начальник участка (уполномоченное на это должностное лицо участка инкассации) в одном экземпляре на один день (сутки) не позднее дня, предшествующего дате наряда.

Оформление наряда-распоряжения может осуществляться вручную или с использованием персонального компьютера. При необходимости допускается совмещение указанных способов.

Вместо отдельных листов на участке инкассации допускается ведение журнала нарядов-распоряжений, дата указывается отдельной строкой перед остальной информацией.

4.5.14.2. В наряде-распоряжении начальник участка указывает: номер маршрута или вид запланированной работы (дежурство по участку, инкассация, перевозка, резервная бригада (резерв), мероприятия по профессиональной подготовке, стрельба и т.п.), время начала выполнения работы (приема/сдачи ценностей), запланированное время выезда и возвращения на участок (с учетом имеющихся на момент планирования изменений и дополнений), фамилии работников участка (состав бригад) для выполнения запланированной работы, выполняемые ими обязанности, их вооружение (тип и количество единиц оружия), время начала рабочего дня для каждого работника участка.

В документе указывается весь состав инкассаторов и водителей участка инкассации. При нахождении работника в отпуске, командировке, наличии у него выходного дня или временной нетрудоспособности в графах "Номер маршрута (вид выполняемой работы)/ причина отсутствия работника на участке инкассации" и "Фамилия работника" после указания всех запланированных на день маршрутов и иных видов работ в наряде-распоряжении указываются причины отсутствия работников и их фамилии.

После составления наряд-распоряжение подписывается начальником участка инкассации.

4.5.14.3. Графа "Окончание рабочего дня работника" в наряде-распоряжении заполняется дежурным по участку. Напротив фамилии каждого работника дежурный указывает реальное время окончания его рабочего дня. Для инкассаторов временем окончания считается время сдачи полученных документов, имущества, оружия после выполнения последней поставленной перед ними на этот день задачи, для водителей - время сдачи имущества и документов по окончании послерейсового обслуживания спецавтомобиля.

4.5.15. Журнал подтверждений перевозки ценностей.

Журнал подтверждений перевозки ценностей предназначен для записи должностным лицом (лицами) организации или банка отметки о выполнении инкассаторами перевозки ценностей.

Журнал ведется на отдельных бланках, выдается старшему бригады перед выездом на маршрут перевозки. Допускается ведение журнала подтверждений перевозки ценностей в виде сброшюрованной книги.

Журнал заполняется:

- должностным лицом участка инкассации - дата перевозки, Ф.И.О. инкассаторов бригады, осуществляющих перевозку (с указанием старшего бригады), наименование отправителя и (или) получателя ценностей;

- должностным лицом организации или банка – номер (наименование) сумки или перевозимого места, реквизиты пломбы (при ее наличии), время перевозки ценностей: начала/окончания перевозки (приема/сдачи ценностей), общую сумму перевозимых ценностей (стоимость перевозимого места (мест), необходимые подписи, печать.

4.5.16. Журнал приема/сдачи охраняемых помещений, сейфов (металлических шкафов).

Журнал приема/сдачи охраняемых помещений, сейфов (металлических шкафов) предназначен для регистрации факта приема под охрану или сдачи из-под охраны кладовых, помещений для хранения ценностей (КХЦ, сейфовых комнат и т.п.), сейфов.

Допускается (при необходимости) использование журнала для регистрации факта приема/сдачи должностными лицами иных производственных помещений.

4.5.17. Журнал докладов работников участка инкассации.

Журнал докладов работников участка инкассации предназначен для регистрации дежурным по участку и старшими бригад итогов выполнения поставленных задач за день, имевших место нарушений порядка совершения операций с ценностями, обращения с оружием, мер безопасности, трудовой дисциплины, замечаний при подготовке и во время работы бригады на маршруте, изменений на маршруте, нештатных ситуаций, возникших при выполнении бригадой задания, информации о прикрытии организаций и банков силами и средствами органов внутренних дел и т.п.

Допускается ведение отдельных журналов докладов старших бригад и дежурных по участку по форме, установленной для журнала докладов работников участка.

4.5.18. Журнал регистрации входящей/исходящей информации.

Журнал регистрации входящей/исходящей информации предназначен для записи поступающих на участок или передаваемых с участка сообщений по средствам связи. В отдельных графах регистрируются заявки и отказы от инкассации.

Журнал ведет дежурный по участку.

4.5.19. Журнал проведения ежедневного инструктажа.

Журнал проведения ежедневного инструктажа предназначен для регистрации факта проведения инструктажа работника участка, содержания инструктажа и отметки работника о том, что он был проинструктирован.

Допускается ведение журнала на отдельных бланках. Решение об этом принимает начальник управления инкассации.

4.5.20. Журнал проведения медицинского осмотра.

Журнал проведения медицинского осмотра предназначен для регистрации результатов медицинского осмотра работников участка перед их выездом на маршрут, заключения о допуске (не допуске) к работе и отметок работников об ознакомлении с ними.

Допускается ведение журнала на отдельных бланках. Решение об этом принимает начальник управления инкассации.

4.5.21. Допускается регистрация проведения инструктажа и результатов медицинского осмотра в одном журнале (приложение 32).

4.5.22. Журнал распоряжений по участку инкассации.

Журнал распоряжений по участку инкассации предназначен для регистрации распоряжений начальника участка, предназначенных для доведения до работников участка инкассации (в т.ч. под расписку).

Распоряжения, подлежащие регистрации в журнале, определяет начальник участка инкассации.

4.5.23. Журнал контрольных проверок.

Журнал контрольных проверок предназначен для регистрации фактов и результатов проведения должностными лицами контрольных проверок участка инкассации, работы дежурных по участку, бригад на маршрутах, иных должностных лиц участка инкассации.

4.5.24. Журнал прохождения контрольных точек.