6.1. Створення простого запиту на вибірку

Запити є об'єкти бази даних, основне призначення яких – відображення або зміна даних. Існує декілька типів запитів. Запит на вибірку використовується для відображення даних або для створення нових таблиць, запит на зміну служить для зміни даних в джерелі даних і так далі. Запит на вибірку отримує дані з таблиць і інших запитів і відображає в режимі таблиці. Для створення простого запиту на вибірку перейдіть на сторінку «стрічки» «Створення».

У розділі «Інші» можна вибрати для створення запиту режим Майстра

або режим конструктора.

Виберіть таблицю, що містить дані для запиту

і натисніть кнопку «Майстер запитів».

На першій сторінці Майстра виберіть тип запиту «Простій запит»

і натисніть кнопку «ОК».

На цій сторінці можна вибрати або змінити джерело даних, як яке можуть виступати як таблиці бази даних, так і створені раніше запити.

У групі «Доступні поля»

треба вибрати поля, які будуть включені в список полів запиту. Додавання полів в список і видалення із списку виконується за допомогою кнопок із стрілками.

Додайте в список поля «ФІО»

«Телефон»

і «Відділ».

Вибравши потрібні поля, натисніть кнопку «Далі».

Задайте для запиту ім'я або залиште ім'я, призначене йому Майстром.

Для завершення створення запиту і перегляду результатів його виконання натисніть кнопку «Готовий».

У списку об'єктів в області переходів з'явиться тільки що створений запит

а в робочій області програми відобразяться дані, вибрані з його допомогою з «Таблиці2».

Для перегляду запиту в режимі SQL натисніть відповідну кнопку в рядку стану Microsoft Office Access.

Якщо тепер закрити запит

а потім двічі клацнути на його імені в області переходів

запит буде за умовчанням відкритий в режимі таблиці, тобто в режимі представлення результатів його виконання.

Для редагування раніше створеного запиту переведіть його в режим конструктора.

У режимі конструктора в нижній частині робочої області Access відображається таблиця

кожен стовпець якої містить опис одного з полів запиту – джерело даних, опції сортування, умови відбору. Щоб обмежити результати запиту певними записами, можна задати одне або декілька умов відбору.

Задавши в осередку, відповідному умові відбору для поля «Відділ», назва одного з відділів організації, наприклад, «Охорона»

натисніть кнопку «стрічки» «Виконати» для перегляду результатів запиту.

Програма автоматично перейде в режим таблиці. Можна бачити, що в таблицю результатів запиту включаються тепер тільки ті записи «Таблиці2», які в полі «Відділ» містять значення «Охорона».

Повернувшись знову в режим конструктора, можна ускладнити умову відбору.

Всі умови відбору, що знаходяться в одному рядку, об'єднуються операцією «логічне і», тобто у вибірку включатимуться тільки записи, що одночасно задовольняють всім цим умовам. Якщо ж потрібно зв'язати умови операцією «логічне або», тобто включити у вибірку записи, для яких виконана хоч би одна із заданих умов, другу умову треба задавати рядком нижче.

Ввівши в цьому рядку один з номерів телефону організації

натисніть знову кнопку «Виконати».

Тепер в таблиці відображаються записи, що містять значення «Охорона» в полі «Відділ» або значення «5757» в полі «Телефон».