Створення запитів.
Задача будь-якої інформаційної системи (ІС), в тому числі ІС на основі БД, полягає не у просто збереженні інформації, а у забезпеченні можливості ефективного використання її користувачами. Першою умовою можливості використання інформації, яка міститься в БД, є наявність доступу до потрібної інформації, тобто наявність засобів пошуку і отримання потрібної інформації. В технології баз даних для пошуку і добування із БД потрібної користувачеві інформації створені спеціальні засоби, які називаються фільтрами і запитами. У широкому і досить загальному розумінні запит являє собою формулювання завдання, або ж запитання, на задоволення певної інформаційної потреби. В технології баз даних запит являє собою завдання на пошук і відбір з БД деякої інформації, сформульоване спеціальними мовними засобами системи керування базами даних. Запити являють собою основний засіб організації взаємодії користувачів (і взагалі будь-яких клієнтів) з базою даних. Запит завжди базується на аналізі записів БД на відповідність деякому критерію і формуванні множини записів, що задовольняють йому. Запит при виконанні вибирає з таблиць БД потрібні поля відібраних записів і об’єднує їх у записи, які утворюють таблицю. Множина записів, створена запитом, являє собою таблицю і називається динамічним набором даних, або вибіркою (Recordset). Динамічний набір записів, створений запитом, не зберігається автоматично в БД, він створюється щоразу при виконанні запиту і знищується при його закритті.
Для ефективного пошуку інформації з метою оперативної праці були створенні наступні запити:
-параметричний запит «Відомості про препарат»(надає можливість за назвою надати основні відомості про препарат)
-параметричний запит «Малий запас» (відбирає препарати запас яких менше мінімального)
-параметричний запит «Оптові ціни» (за кодом препарату відбирає данні про оптову ціну)
-параметричний запит «Постачальники» (за кодом відбирає дані про постачальника)
-параметричний запит «Продажі» (відображає продаж препарату за певний період)
Рис.11. запит «Відомості про препарат»
Рис.12. запит «Малий запас»
Рис.13. запит «Оптові ціни»
Рис.14. запит «Постачальники»
Рис.15. запит «Продажі»
Створення форм.
В реляційних БД дані подаються у вигляді таблиць, таблиця є і природною формою відображення даних на екрані монітора в процесі роботи. Робота в режимі відображення даних у табличній формі забезпечує максимальну інформаційну ємність екрану. Але робота з даними у табличній формі є незручною для користувача, створює цілий ряд проблем, що суттєво знижує ефективність роботи. Так кількість інформації (кількість символів), видимих у комірці таблиці, обмежується шириною комірки таблиці, яка зазвичай є невеликою і може бути збільшена тільки за рахунок зменшення ширини інших стовпчиків таблиці. Записи, що мають багато полів не поміщаються повністю в ширину екрану, їх доводиться переглядати порціями – скролінгувати. При цьому втрачається візуальний зв’язок між полями запису (в першу чергу з початковими полями, які зазвичай ідентифікують запис), що призводить до перехресних помилок зчитування-введення даних. В режимі таблиці дані деяких типів, таких як поле об’єкта OLE, не можуть бути відображені.
Для забезпечення зручності роботи користувача з данними в СКБД, і зокрема в СКБД MS Access, використовуються спеціальні засоби, які називають формами. Форми застосовуються для введення даних до БД і для отримання даних з БД, вони являють собою засіб організації інтерфейсу кінцевого користувача БД. Інформаційною одиницею, якою оперують форми є запис, який міститься або в таблиці БД, або в наборі даних, створеному запитом. Форми створюються на основі таблиць або запитів. Форми забезпечують структурування і оптимальне розміщення даних на екрані таким чином, щоб досягнути зручності сприйняття і оперування ними.
На рис 16-19 наведено макети форм у вікні конструктора форм.
Рис .16. Форма запиту «Препарати»
Рис .16. Форма таблиці «Виробники»
Рис.17.Форма запиту «Малий запас»
Рис.18.Форма таблиці «Постачальники»
Рис.19.Форма таблиці «Препарати»
Рис.20.Форма «Головне меню бази даних»