1.4. Організація роботи зовнішньоторговельної фірми (зтф)
У складі підприємств, організацій і об'єднань першої групи учасників ЗЕД, як правило, що мають умови для здійснення стабільних експортних постачань своєї конкурентоспроможної продукції на зовнішній ринок, створюються ЗТФ, що являють собою особливий різновид фірми.
У міжнародній практиці фірма розглядається як відокремилася в ході виробничо-технологічного процесу господарська структура, зареєстрована чи/і діюча у відповідної організаційно-правовій формі по законодавству країн місцезнаходження
Організаційні принципи побудови ЗТФ залежать від функцій, відбитих у статуті. Статут ЗТФ містить, як правило, що випливають розділи: загальні положення і зведення, предмет діяльності, мети і задачі фірми її права й обов'язки, принципи керування фірмою й організації її роботи, порядок висновку зовнішньоторговельних операцій, реорганізації і ліквідації, організації документообігу і звітності.
Права ЗТФ визначаються діючим українським законодавством. Якщо фірма є юридичною особою» то в рамках її прав передбачається самостійне здійснення як в Україні, так і за рубежем угод і інших юридичних актів. Відсутність статусу юридичної особи зобов'язує ЗТФ діяти від імені і з доручення своєї організації чи підприємства.
Найбільш значимими проблемами в період становлення ЗТФ і накопичення практичного досвіду є формування її оптимальної структури, обумовленої цілями і задачами ЗТФ, вибір експортної стратегії, а також вивчення основних статей і елементів повного циклу експортно-імпортної угоди, правил і процедур виходу на зовнішній ринок і дотримання їх послідовності, а також умов роботи на зовнішньому ринку з обліком сформованої міжнародної практики.
Виходячи з цільових особливостей фірми і змісту основних етапів зовнішньоторговельної операції (рис. 1.4), головними функціональними підрозділами є маркетингова й оперативно-комерційна служби, а також відділи, що забезпечують обслуговування ЗЕД фірми, — планово-економічні розрахунки, валютно-фінансові і кредитні операції, облік і звітність, юридичні й інженерно-технічні питання.
Рис. 1.4. Зміст основних етапів зовнішньоторговельної операції
У компетенцію маркетингової служби ЗТФ входять:
вивчення можливостей і ринків збуту, забезпечення реклами і просування товару, підготовка конкурентних матеріалів і конкурентного листа» необхідних для формування базисних умов контракту.
прогнозування кон'юнктури товарних ринків і динаміки цін, контроль і участь у розрахунках і обґрунтуванні контрактних цін, аналіз ефективності експортно-імпортних операцій і окремих угод, забезпечення необхідною інформацією з кон'юнктури, цінам і іноземним фірмам;
методичне забезпечення роботи з вивчення зовнішніх ринків і вимозі до якості продукції, аналогічної той, котра поставляється на експорт, а також забезпечення участі фірми в роботі ярмарків і виставок.
Функції оперативно-комерційної служби включають:
проведення переговорів з інофірмами, підготовку комерційних розрахунків по визначенню базисних і валютно-фінансових умов контракту (ціни, умов і способів розрахунку, вибору валюти, ціни і платежу, термінів постачання і способів доставки) і висновок контрактів;
організацію постачань (перевезення і страхування зовнішньоторговельних вантажів) по контрактах і контроль за їхнім виконанням, забезпечення технічного і гарантійного обслуговування експортованої й імпортованої технічної продукції;
розгляд рекламацій по експорті і пред'явлення таких по імпорті;
ведення комерційного переписування з іноземними контрагентами;
організацію й аналіз кредитних і розрахункових операцій, акцепт рахунків і обробку зовнішньоторговельних документів, оплату рахунків і контроль за здійсненням зазначених операцій.
Організаційно-правове і договірне забезпечення роботи ЗТФ і її служб, оформлення документів по рекламаціях, ведення арбітражних справ у рамках міжнародного і національного законодавства покладається на юридичну службу.
Доцільність створення ЗТФ у складі підприємства-експортера варто визначати шляхом зіставлення витрат підприємства по відсутності власної фірми (комісія, сплачена за експортно-імпортні операції, і інші витрати за посередницьку діяльність спеціалізованих фірм і організацій) і витрат, зв'язаних з її змістом. При цьому варто врахувати, що ефект може бути видний тільки після одного-двох років роботи фірми.